Forbereder I jeres erhvervsrejsende på fremtidens rejser efter COVID-19? Det kan være svært at vide, hvor I skal begynde. Forholdene ændrer sig, og rejsebranchen står stadig over for hidtil usete udfordringer, som vi hurtigt skal lære at håndtere sikkert og omhyggeligt.

Forberedelse er afgørende. Uden at vide med sikkerhed hvornår rejser vender tilbage igen for fuld styrke, forsøger mange virksomheder at planlægge, hvordan deres medarbejdere kan rejse på den mest sikre måde. Egencia yder support til disse virksomheder og arbejder hårdt på at anerkende og adressere de rejsendes bekymringer og reducere risici i deres erhvervsrejseløsninger.

Vi har talt med flere rejseansvarlige hos en række af vores kunder inden for forskellige brancher. Vi stillede en række spørgsmål for at finde ud af, hvordan de forbereder deres rejseløsninger og rejsende til fremtidens erhvervsrejser.

1. Hvad gør I for at forberede jeres rejseløsning til fremtidens rejser?

Opdaterer oplysninger: Rejseansvarlige vil gerne have mulighed for at tjekke, hvem der rejser hvorhen og hvornår, så de med det samme kan kontakte rejsende, hvis der opstår ændringer eller problemer. De har haft fokus på at gennemgå og opdatere de rejsendes oplysninger og opfordrer rejsende til at tjekke deres nødkontaktpersoner i deres Egencia-profil.

"Vi opdaterer de rejsendes profiler med nødkontaktpersoner og sikrer, at alle oplysningerne er korrekte. Vi er også i gang med at gennemgå ubrugte tilgodehavender for at se, hvilke der er påvirket af COVID-19. Og vi beslutter, hvilke rejser der skal anses for at være nødvendige. 

– Whitni Willmore, Travel Manager hos Engineered Structures, Inc.

Kommunikation: Virksomheder har lavet undersøgelser blandt hyppigt rejsende for at blive klar over, hvor trygge de er ved at rejse igen, og finde ud af, hvad der skal til, for at de føler sig mere trygge. Sammen med deres Account Managers hos Egencia er mange virksomheder også begyndt at afholde trænings- og informationskurser vedrørende fremtidens rejser.

Definition af nødvendige rejser: Afhængigt af virksomhedens karakter kan næsten alle rejser være nødvendige, eksempelvis for bestemte servicefunktioner. De fleste rejseansvarlige definerer dog nødvendige rejser ud fra, hvem der rejser, kundernes behov, og hvor den rejsende er på vej hen.

Administration af ubrugte billetter: Det er vigtigt for mange virksomheder at forstå ubrugte billetter og tilgodehavender, samt hvordan de kan bruges. Læs, hvordan Egencia hjælper rejseansvarlige med at bruge deres tilgodehavender med tydelige data.

2. Er I ved at tilpasse jeres erhvervsrejsepolitikker? Hvis ja, hvordan?

Implementering af regler for nødvendige rejser: Mange virksomheder arbejder hårdt på at definere, hvad nødvendige rejser betyder for dem. Når de har defineret dette, kan reglerne integreres i deres rejsepolitikker, vises i søgeresultaterne via Egencias rejseløsning og opdateres efter behov, efterhånden som rejser udvikler sig efter COVID-19.

"Vi er i gang med at dykke ned i følgende: Hvad er omkostningerne ud over selve prisen for rejsen, den brugte tid, påvirkning af klimaet, planlægning af tilgængelighed osv. Vi sørger for, at vi er effektive i forhold til rejser på alle fronter for at sikre, at vores virksomhed opnår succes (og indtjening)."

– Whitni Willmore, Travel Manager hos Engineered Structures, Inc.

Opdatering af forhåndsreservation og rejser med kort varsel: Forhåndsreservation er typisk billigere, og mange virksomheder opfordrer under normale omstændigheder til at reservere i forvejen. Under de aktuelle omstændigheder er der dog mange af vores kunder, som forkorter reservationsperioderne for at give mere fleksibilitet op til rejserne. 

Hyppig kommunikation: Som erhvervsrejsebureau har vi øget hyppigheden af vores kommunikation med erhvervsrejsende for at holde dem informeret om nye opdateringer. Flere af vores kunder har sagt, at de nu forventer det samme fra deres rejsende, og at de opfordrer rejsende til at holde kontakten regelmæssigt.

"Vi tilpasser os en ny rejseprocedure og kræver, at rejsende skal kontakte os mere regelmæssigt i tilfælde af, at der opstår en nødsituation."

– Irene Lavell, Senior Executive Assistent hos Merritt Woodwork

Restriktioner: Vores erhvervsrejseløsning giver rejseansvarlige mulighed for at blokere rejser til bestemte destinationer eller med bestemte selskaber. Mange af vores kunder har sagt, at de fokuserer på dette, og de har rådført sig med de officielle rejseoplysninger for landet eller regionen for at indføre de nødvendige restriktioner.

Godkendelser: Flere kunder har tilføjet nye godkendelser for at understøtte sikre rejser. Det kan eksempelvis være strengere godkendelse for rejser til destinationer med høj risiko. Under normale omstændigheder er godkendelsesprocesser ikke ideelle, men i den aktuelle situation kan de hjælpe med at reducere og administrere risici.

3. Hvordan planlægger I at støtte rejsende før og efter erhvervsrejser?

Retningslinjer: Alle de rejseansvarlige, vi har talt med, siger, at de vil følge det amerikanske center for sygdomsbekæmpelse og -forebyggelse CDC's retningslinjer og holde sig opdateret om de aktuelle rejsevarsler, rejseforbud, restriktioner og krav for deres pågældende land, delstat eller region.

Rejsepakker, herunder beskyttelsesudstyr: En af vores kunder siger, at de har talt om, hvordan de kan udsende rejsepakker med beskyttelsesudstyr såsom mundbind, handsker, desinficeringsmidler og engangsservietter. Disse pakker vil også indeholde information om de nye hygiejnekrav fra flyselskaber, biludlejningsfirmaer, togselskaber og hoteller.

Karantæne: De fleste virksomheder arbejder på specifikke oplysninger med hensyn til karantæne og følger nøje listen over rejseforbud og krav for hver enkelt destination. Det er nemmere at tage beslutninger om nødvendige rejser, når I kender til kravene om karantæne på hver destination.

4. Hvilke værktøjer kan hjælpe jer med at gennemgå disse opdateringer og ændringer?

Over hele linjen mener vores kunder, at support var det vigtigste på tre nøgleområder.

• Brug af ubrugte billetter og tilgodehavender:

Læs dette blogindlæg for at få flere oplysninger om administration af ubrugte billetter og rapportering.

• Identificering af, hvilke lufthavne der er påvirkede, og gennemgang af retningslinjer for lande og delstater:

Se videoen for at finde specifikke oplysninger om at få adgang til hjælpecenteret. Besøg hjælpecenteret for at finde de seneste oplysninger om påvirkede flyselskaber og de specifikke regler for hvert land. 

• Hvordan I forbereder jeres rejsende på en erhvervsrejse:

Download tjeklisten før afrejse, og del den med jeres erhvervsrejsende.

5. Hvad ser I og jeres rejsende mest frem til ved at være tilbage på farten?

Langt størstedelen af vores kunder siger, at de virkelig ser frem til at møde folk ansigt til ansigt. Igen og igen har rejseansvarlige fortalt os, at det bedste ville være at kunne "se og tale med kunder, leverandører og kollegaer ansigt til ansigt."

Få den hjælp, I har brug for Vi forstår jer. Der er intet, som kan måle sig med direkte menneskelig kontakt. Indtil vi er tilbage til normale tilstande, står vi klar til at hjælpe vores kunder med at håndtere den nye hverdag på en sikker og vellykket måde. Leder I efter et erhvervsrejsebureau, som kan understøtte de rejsendes sikkerhed, gøre dem trygge og give jer en bedre forståelse for udgifterne i jeres rejseløsning? Download tjeklisten til at finde det rette erhvervsrejsebureau for at se, hvad I bør kigge efter.