En fleksibel og global rejseløsning hos NTT Singapore
NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) blev grundlagt i 1997 og har mere end 20 års erfaring inden for informations- og kommunikationsteknologi.
Som global leverandør af informations- og kommunikationsteknologi har NTT Ltd omkring 40.000 ansatte på tværs af mangfoldige og dynamiske arbejdspladser i 57 lande. Derudover driver virksomheden handel i 73 lande og leverer tjenester til over 200 lande.
Udfordringen
NTTS er en banebrydende teknologivirksomhed med en moderne medarbejderstab, som forventer fleksibilitet og personalisering i forbindelse med erhvervsrejser. Virksomhedens tidligere erhvervsrejsebureau var en traditionel aktør på markedet, men Tricia Lim, Executive VP of Corporate Planning, og Raymond Thor, Procurement Manager, var opsatte efter at samarbejde med et erhvervsrejsebureau, der var mere i tråd med deres værdier.
"Inden Egencia skulle medarbejderne sende en anmodning til et centralt administrationsteam for at reservere alle flyrejser og hoteller." siger Lim. "Det tog lang tid, vi havde ikke friheden til at vælge selv, og det kostede mange penge, da folk foretog ændringer i sidste øjeblik, hvilket medførte gebyrer."
Det rette kulturmatch
"Vi valgte Egencia, fordi vi føler, at deres vision minder om vores hos NTTS gennem brugen af teknologi og innovation til at skabe en fremtid med forbindelse for vores medarbejdere, vores kunder og større fællesskaber," forklarer Lim. De kunne se, at Egencia ville give dem mere end blot en effektiv rejseløsning, men også styrke dem i forhold til at udvikle en stærk rejsekultur, der virkelig ville afspejle virksomhedens værdier.
"NTTS har ikke en traditionel erhvervsoplevelse, da vi alle sammen reserverer vores egne rejser," fortæller Lim. "Efter at være skiftet til Egencia kan vi give medarbejderne direkte adgang til rejser. Nu kan de helt selv styre planlægningen."
Hver gang en rejsende reserverede en rejse, kunne der gå op til en time med at sende prisoverslag og bekræftelser frem og tilbage. Med vores platform blev reservations- og godkendelsestiden reduceret til 15 minutter.
Det er nemt at reservere via Egencias globale reservationsplatform. Rejsende og rejseansvarlige har adgang til den samme platform som Egencias rejsekonsulenter, hvilket gør reservation og administration af rejser til en ensartet og forudsigelig oplevelse for alle. Rejsende og rejsebestillere kan få adgang til platformen fra alle enheder og endda foretage reservationer på dem. De kan for eksempel påbegynde en reservation på en bærbar computer og gennemføre den senere på en smartphone.
"En af vores største prioriteter er, at rejsen skal være enkel, og Egencia har hjulpet meget," siger Lim. "Rejsende kan finde hoteller tæt på deres destinationer og endda reservere flyrejser og hoteller i sidste øjeblik, alt sammen via Egencias platform."
Skræddersyede valgmuligheder gør processen lidt nemmere hver gang. Vores platform leverer søgeresultater baseret på præferencer og den rejsendes tidligere søgninger, hvilket forstærkes af maskinlæring med oplysninger fra NTTS' rejsepolitik og store datamængder, der hentes fra andre rejsende i virksomheden og andre steder.
Et personligt præg spiller også en stor rolle. Lim fortæller om dengang, virksomhedens administrerende direktør havde brug for hjælp under en rejse til USA. En ændring i sidste øjeblik i rejseplanen betød, at hans fly- og hotelreservation skulle ændres hurtigst muligt. “Kundeservice var meget effektive – de hjalp ham med det samme, da han skulle ændre sit hotel og sin flyrejse," siger hun.
NTTS har en innovativ og dynamisk virksomhedsånd. Via teknologien på Egencias platform har de rejsende hos NTTS frihed til at reservere og administrere deres egne rejser. Og takket være vores enestående kundeservice kan de altid stole på, at vi er der for dem, når der sker noget uventet.
Besparelser og en bedre reservationsoplevelse
Før i tiden har en central rejseafdeling haft ansvaret for en stor del af administrationen, når det kom til rejseanmodninger.
Ved at ændre strukturen på den centrale administration har NTTS også sparet overraskende mange penge. På grund af den intelligente brug af teknologi har Egencia et lavt reservationsgebyr sammenlignet med andre traditionelle bureauer. Reservationsplatformen anbefaler også automatisk rejsemuligheder baseret på den laveste pris og i overensstemmelse med rejsepolitikken hos NTTS.
"Egencias platform er med til at forbedre oplevelsen for vores rejsende, samtidigt med at den giver os overblik over omkostningerne," siger Raymond. Den er også med til at gøre rejsen nemmere, hvilket betyder, at de rejsende kan fokusere på deres arbejde.
Efter at have indgået et samarbejde med Egencia har NTTS beregnet en besparelse på 60% på servicegebyrer og mellem 27% og 58% på flyrejser i løbet af et år.
"NTTS er en stor virksomhed, og Egencias platform har gjort det nemmere at finde vores globale kontorer, da alle oplysningerne ligger der i forvejen. Nu kan vores rejsende se, hvilke hoteller der er tilgængelige inden for kort afstand fra deres kontor eller mødested."
Smarte data, øget overholdelse af rejsepolitikken og effektiv forandringsledelse
Rejseansvarlige kan nyde godt af, at vi centraliserer alle deres rejsedata for dem. På den måde kan de få overblik over rejseudgifter, analysere rejser baseret på enkelte medarbejdere eller grupper og præsentere visuelle rapporter for ledelsen over alle aspekter af rejseløsningen. "Analyserne hjælper os med at få overblik over rejseudgifter, forhandle med leverandører og opnå bedre firmapriser," fortæller Raymond Thor.
Egencias platform har også været med til at skabe øget overholdelse af rejsepolitikken.
Integrationen af rejsepolitikken på platformen gør det også nemmere for rejsende. Tidligere "var der mange rejsepolitikker i virksomheden, så der var ingen, som kunne huske dem udenad," siger Lim. "Men med Egencia behøver du slet ikke at huske noget. Rejsepolitikken er tilgængelig direkte på platformen." Hermed kan administrationsteamet holde medarbejdere opdaterede om den nuværende rejsepolitik uden at overse noget, når det kommer til administration af rejseløsningen.
"Før i tiden var vi afhængige af menneskelig kontrol," fortæller Lim. "Nu er vores rejsepolitik og godkendelsesprocesser integreret i platformen. Det har hjulpet til at minimere brud på rejsepolitikken, og vi har oplevet forbedringer i vores kontroller."
Hos Egencia yder vi omfattende support i forbindelse med implementering og forandringsledelse for at hjælpe rejseansvarlige og indkøbere med at forberede medarbejderne på ændringerne. Dette indebærer også at informere de rejsende om alle fordelene, herunder en lettilgængelig rejsepolitik, en reservationsplatform, der afspejler reservationsoplevelsen i forbindelse med andre slags rejser, og adgang til erfaren support på få sekunder.
Hjælp til kriseplanlægning
Udover øget overholdelse af rejsepolitikken og betydelige besparelser på rejseudgifter har NTTS også adgang til vigtige oplysninger på vores platform i nødsituationer. "Tidligere har vi haft problemer med at holde styr på vores rejsende," fortæller Lim.
Denne informationskløft havde store konsekvenser under tsunamien i 2011 i Japan. "Vi havde mange medarbejdere på stedet, men anede ikke, hvor de var. Takket være Egencia ved vi nu, hvor de rejsende befinder sig. Og fordi alle allerede skal reservere via platformen, kan vi se deres placering via sporing af rejsende, som virkelig hjælper os i krisesituationer."
Det perfekte match
Vores globale erhvervsrejseplatform har hjulpet NTTS med at frigøre de rejsende med et brugervenligt reservationsværktøj. Samtidigt er overholdelsen af rejsepolitikken øget takket være en fremragende brugeroplevelse og en integreret rejsepolitik.
Indsamlingen af data og rapportering har også hjulpet rejseansvarlige med at opnå betydelige besparelser via analyser, forhandle bedre priser og spore rejsende verden over.
Lim ser det hele som en fordel, der har hjulpet virksomheden med at administrere den globale rejseløsning, styrke medarbejderne og skabe en positiv rejsekultur. "Egencia har hjulpet os med at forbedre vores effektivitet og styrke vores medarbejdere," siger hun.
