Erhvervsrejsende roder stadig med papir, når de indsender deres rejseafregning

Find og saml dine kvitteringer. Sæt dem sammen med tape eller clips, og scan dem. Indsend udgifterne. Vent på betaling. Vi må se i øjnene, at udgiftsrapportering er en kedelig rutineopgave, som mange frygter. Mens teknologien har hjulpet med at forbedre mange administrative opgaver, som f.eks. at reservere hotel og tjekke ind på flyafgange via mobile apps, mangler rejseafregningen stadig at komme med på den allestedsnærværende digitale platform. Ifølge den fjerde udgave af Egencias undersøgelse af erhvervsrejser og teknologi indsender 41 % af verdens erhvervsrejsende stadig deres udgifter i papirformat. Til sammenligning benytter 34 % af de erhvervsrejsende online rejseafregningsservices og 19 % mobile apps. Endnu mere overraskende er det, at papir har vist sig at være hurtigere end afregning online eller via apps, selvom det må formodes at være en stakket frist, da de førende i branchen gør en massiv indsats for at gøre op med det gammeldags system. I gennemsnit bruger en almindelig erhvervsrejsende 22 minutter på at afregne udgifter for en tre dages erhvervsrejse – og det er 23 % mere tid, end der ønskes at benyttes på dette. * Faktum er, at brugeroplevelsen ikke er blevet meget anderledes trods indførelsen af nye apps og online portaler til rejseafregning. De fleste udgiftssystemer er primært udviklet med henblik på at gøre regnskabsdelen lettere. Brugernes behov kommer i anden række. Selvom revolutionen ikke sker fra den ene dag til den anden, er det en god nyhed, at både ledelse og medarbejdere kan gøre noget for at forbedre processen og spare kostbar tid. Virksomhederne kan opfordre de erhvervsrejsende til at bruge et firmakreditkort, hvilket gør bogføringen af udgifter meget hurtigere og langt mindre frustrerende. I øjeblikket bruger en tredjedel (33 %) af de erhvervsrejsende udelukkende personlige kreditkort. * Travel Managers, som ønsker at gøre processen lettere, bør også overveje at benytte et afregningssystem, hvor de rejsende kan synkronisere deres online eller mobile løsning med deres firmakort eller personlige kreditkort. Samling og synkronisering af kreditkortoverførsler til et udgiftssystem med et enkelt klik med musen gør det nemt for de rejsende. Hele 36 % udtalte, at det at samle kvitteringer var den del af rejseafregningen, som de brød sig mindst om. * Denne løsning gør det også nemmere for Travel Managers, når de skal sammenholde virksomhedens rejsedata. Ifølge Charlotte Business Journal viste en revisionsundersøgelse blandt byens kommunale ansatte, at 25 % af dem havde lavet fejl eller overtrædelser, når de indsendte deres rejseafregninger. Som en følge heraf anbefalede revisionen, at man – sammen med andre tekniske forbedringer – linkede et firmakort til afregningssystemet. I erkendelsen af at man kan spare tid for både Travel Managers og de rejsende, har Egencia lanceret en samlet afregningsløsning, der revolutionerer rejseafregningen. Ved at bruge samme login på hele Egencias platform har brugerne alt, hvad de behøver for at kunne lave en samlet og strømlinet rejseafregning: reservationer, kreditkortoverførsler og udgiftsstyring. En anden vigtig del af Egencias afregningsløsning er Egencias Open Connect Platform. Platformen udvider markedet for leverandører af afregningsløsninger ved at sikre, at dataoverførslen mellem parterne foregår gnidningsløst. Egencia Open Connect Platform vokser hastigt og har indtil nu 29 partnere, herunder Coupa, Expensify, Microsoft og Mobile Expense.     Fjerde udgave af Egencias undersøgelse af erhvervsrejser og teknologi, juli 2017.