Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC. Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC.
Lad være med at opføre jer som mændene hos B.R.O. Capital – tilpas jer en mangfoldig arbejdsplads. Fleksible rejsepolitikker fremmer loyalitet blandt de rejsende, hjælper med at fastholde jeres hyppigt rejsende og skaber en mere rummelig virksomhedskultur.
Pixars nye kortfilm Purl giver et humoristisk indblik i de udfordringer, som mange virksomheder og individer oplever i forbindelse med virksomhedskulturen og en skiftende dynamik på arbejdspladsen. I kortfilmen forsøger det lyserøde garnnøgle Purl at passe ind hos B.R.O. Capital, der har et usundt og mandsdomineret kontormiljø – med rigtige mennesker vel at mærke.
Her er fem strategier, som rejseansvarlige kan lære af denne herlige film:
- Få feedback gennem flere kanaler for at forstå de rejsendes behov.
Hurtigt voksende virksomheder vil især få gavn af spørgeundersøgelser og fokusgrupper vedrørende rejsepolitikken, der sikrer, at alle stemmer – både gamle og nye – bliver hørt. Hvis du tager den typiske medarbejder hos B.R.O. Capital i betragtning – høje mænd i jakkesæt – giver det måske mening, at ekstra benplads kan være en stor fordel. Men eftersom Purl når den gennemsnitlige medarbejder hos B.R.O. til knæene, gør ekstra benplads ikke hendes rejseoplevelse bedre.
Spørgeundersøgelser og fokusgrupper kan give et indblik i, hvilke rejsefordele medarbejderne sætter mest pris på. Dr. Christian Spieker, Head of Corporate Services hos ZEB, har ret, når han siger: "Det er nødvendigt at lytte til medarbejderne. Der er ikke kun ét svar."
Ved at give en medarbejder som Purl muligheden for at kommunikere sine behov i trygge omgivelser kan hun føle sig som en værdsat del af arbejdspladsen frem for at føle, at hun enten skal bede om særbehandling eller indrette sig. For en medarbejder som Purl med små lyserøde ben er der ikke meget ved at have ekstra benplads under flyrejsen, når hun egentlig hellere ville have haft mulighed for selv at vælge sin udlejningsbil i lufthavnen.
2. Mød medarbejderne i deres comfortzone.
Som Jaime-Alexis Fowler hos Empower Work udtaler: "Små, positive handlinger kan have stor indflydelse på medarbejderens oplevelse." Purl ville nok have følt sig mere velkommen hos B.R.O. Capital, hvis hun var blevet bedt om at bidrage med sin mening.
Fowler anbefaler at bruge andre kommunikationskanaler end møder af hensyn til de medarbejdere, der foretrækker af dele deres feedback på andre måder. Hvis du indkalder til et møde om virksomhedens rejsepolitik, kan du inkludere refleksionsspørgsmål i mødeinvitationen for at opmuntre medarbejderne til at dele deres tanker inden mødet og efterfølgende afslutte mødet med at tilbyde alternative muligheder for at give feedback som for eksempel spørgeundersøgelser eller fokusgrupper. De introverte skal også høres!
Det kræver tid og tålmodighed at ændre kulturen i en virksomhed. Måske er dit team modvilligt i forhold til en ny tilgang, eller din chef er skeptisk over for mere fleksible rejsepolitikker. Giv dem plads til at udtrykke deres bekymringer og vænne sig til ændringerne.
3. Skab en fleksibel rejsepolitik med samlede dagspriser for hver enkelt by.
Arbejdsmiljøet blomstrer, når virksomheden har en rejsepolitik, der er tilpasset medarbejdernes individuelle behov. Selvom de fleste ansatte hos B.R.O. Capital fortrækker en større dagspris til at bruge på hotwings, foretrækker en medarbejder som Purl måske bedre overnatningsmuligheder. Den ufleksible rejseløsning passer ikke til Purl, og den passer sikkert heller ikke til alle medarbejderne hos B.R.O.
Når virksomheder indfører en samlet dagspris i hver by – som tager hensyn til kulturelle og geografiske nuancer – får de rejsende mulighed for selv at vælge. Det er win-win: Medarbejderne får en bedre oplevelse, og virksomhederne holder priserne inden for budgettet. Derudover kan denne form for fleksibilitet øge overholdelsen af rejsepolitikken – det er win-win-win!
4. Sørg for, at jeres virksomhed har de rette værktøjer.
Rygtet spreder sig hurtigt hos B.R.O. Capital. Purl var ikke engang kommet ud af elevatoren på sin første dag, før telefonerne vibrerede, og alle medarbejderne hviskede om den nye medarbejder i krogene. Selvom teknologien var med til at isolere Purl, kan den også være et nyttigt værktøj til at give medarbejderne indflydelse.
Fleksible rejsepolitikker skal understøttes af fleksible værktøjer. Sørg for, at jeres rejsende kan tage deres egne beslutninger i forhold til rejser (i overensstemmelse med rejsepolitikken) med en platform, der understøtter deres daglige arbejdsgang. Hyppigt rejsende skal hurtigt kunne ændre planer undervejs, så de har brug for et værktøj som Egencias app med alle de nødvendige funktioner. Niklas Nordström, der er Strategic Purchaser hos Attendo, udtaler følgende om sine rejsende: "[De] forventer samme service, uanset om de reserverer online, offline eller på mobilen. Reservationsprocessen skal være hurtig og nem."
5. Brug det eksisterende arbejdsmiljø til at introducere ændringer.
Selvom Purl havde det vanskeligt i starten, kunne hun efterhånden bruge humor til at passe ind i kontormiljøet og i sidste ende være med til at ændre det. Takket være hendes modige entusiasme og tilpasningsevne var hun i stand til at indsmigre sig hos sine kollegaer.
Ideelt set bør alle teams være imødekommende over for forandringer, og ansvaret for at tilpasse sig bør ikke ligge hos en enkelt person. Hvis du står over for at implementere en mere fleksibel rejsepolitik, er det dog en god idé at tage hensyn til det aktuelle klima. Hvis arbejdsmiljøet er til den alvorlige side, kan du sagtens dele oplysninger om den nye rejsepolitik i et almindeligt memo. Hvis din arbejdsplads derimod har en mere spøgefuld tilgang til tingene, kan du for eksempel lave en kort, humoristisk video og dele den på intranettet.
Uanset om du er et livligt garnnøgle i en virksomhed fyldt med højtråbende investorer eller rejseansvarlig i en hurtigt voksende virksomhed, kan du lære meget af Purl. Når du gennemgår jeres rejsepolitik, bør du huske på, at fleksibilitet og muligheder for feedback kan føre til engagerede og loyale rejsende.
Læs mere om, hvorfor mangfoldighed og rummelighed gør en forskel i jeres hurtigt voksende virksomhed i vores white paper Sådan kan growth hacking bruges inden for erhvervsrejser.
