Skip to main content

Kan udbud betale sig? Hvornår det giver mening, og hvornår gør det ikke

Posted: 24 April 2017
Topics: Blog
Are-RFPs-worth-it1.jpg
En udbudsrunde er en formel proces, der har til formål at vurdere og sammenligne de virksomheder, der ønsker at levere bestemte varer eller tjenesteydelser til jeres virksomhed. Det er en ret almindelig fremgangsmåde, når der skal vælges erhvervsrejsebureau, men der er både fordele og ulemper ved processen. Virksomheden har måske en række forskellige løsninger til at administrere rejser, hvad enten det er en erhvervsrejseudbyder, en lokal agent, direkte reservation eller en kombination af løsninger. Det kan koste både tid og penge at vælge at hyre en samlet erhvervsrejseudbyder, men der er fordele ved at samle alle rejser på et sted.
Når det er et krav
At afholde udbud er i nogle tilfælde ikke til at komme udenom på grund af udefrakommende krav. Offentlige myndigheder er forpligtet til at gennemføre en udbudsproces for indkøb over et vist beløb. Andre offentlige institutioner er forpligtet til at bruge en bestemt erhvervsrejseudbyder efter et rammemandat fra en indkøbssammenslutning. I nogle virksomheders selskabsledelse indgår der derfor retningslinjer for udbud, men for de fleste firmaer er det en mulighed, som er værd at overveje, når der skal vælges leverandør.
Når det er en valgmulighed
Hvad skal I overveje, inden I beslutter, om udbud er den bedste vej at gå?
  • Omfang Det er vigtigt at vurdere både jeres rejsebehov og de mulige leverandører. Jeres årlige erhvervsrejsebudget er helt afgørende i processen. Et rejsebudget kan gå fra et mindre budget til et budget på over 70 mio. kr. Det er nok værd at overveje, om det er tiden og pengene værd at gennemgå en hel udbudsproces for alt under 3,7 mio. kr. Selvom det kan ses som en uretfærdig fordel at mødes med leverandører inden udbudsrunden, så anbefales det, at I afholder en eller anden form for indledende møde med mulige erhvervsrejseudbydere, så I kan frasortere eventuelle leverandører, som ikke passer til jeres firma. Det vil spare jer for en masse tid på langt sigt.
  • Research Selvom I planlægger at lave et grundigt udbud, der løber op i mange sider, skal I stadig have gjort op med jer selv, hvilke spørgsmål, der er relevante for beslutningsprocessen, snarere end at gøre det til en slags afkrydsningsøvelse. Et pointgivningssystem kan måske virke som en god idé, men det kan være med til at camouflere den reelle værdi af et bud på en travel management-løsning, hvis I fokuserer på de faktorer, som mange erhvervsrejsebureauer kan ændre senere, som for eksempel gebyrer. Det er også vigtigt at gøre sig klart, hvilke faktorer, der har størst betydning for henholdsvis rejseansvarlige, ledelsen og de rejsende.
  • Beslutningstagere Hvem skal inddrages i beslutningsprocessen? Rejseplanlæggere, økonomi, indkøb, rejse, HR, IT? Befinder de sig alle sammen på samme arbejdsplads? Vil de gerne være direkte involveret i udbudsprocessen eller bare komme med input til de områder, som er relevante for dem, eller til den endelige beslutning? Koordineringen af møder internt i virksomheden kan trække processen i langdrag, hvis det ikke er de rette mennesker, der er med. Inden I sætter gang i processen, er det vigtigt at gøre op med jer selv, hvem der er 'betydningsfuld'.
  • Omkostninger og tid Det er vigtigt at skille omkostningerne ved et leverandørskifte (f.eks. implementeringsprocessen) fra den tid og de omkostninger, der kan tilskrives udbudsprocessen (f.eks. selve udbuddet, vurdering og rettidig omhu, interview med de sidste tre kandidater og beslutningspanelet). En anden overvejelse er, om udbuddet skal gennemføres ved hjælp af elektroniske værktøjer, eller om I selv skal stå for det.
Udbudsprocessen kan være så krævende, at mange virksomheder vælger at uddelegere opgaven til konsulenter, og denne udgift skal så også tælles med. Et udbud kan være en tidskrævende og bekostelig affære. Når I er færdige med jeres research, er det værd at overveje, om det er nødvendigt med en formel proces, eller om særskilte møder og præsentationer lige så godt kan få jer i mål.