Psykologien bag overholdelse af rejsepolitikker

Sådan undgår du, at erhvervsrejsende bryder rejsepolitikken

I løbet af de år, hvor Business Travel Show i London har foretaget sine årlige spørgeskemaundersøgelser blandt rejseindkøbere, har overholdelse af firmaers rejsepolitik stået højt på listen over prioriteter; ofte ikke meget længere nede end gengangeren omkostningsbesparelser. Det er nemt at forstå, hvorfor reducering af omkostninger fortsat ligger højt på listen over prioriteter, men man skulle næsten tro, at rejseindkøbere efterhånden er blevet bedre til at sikre overholdelse af rejsepolitikken. Dette er dog ikke tilfældet.

 - Problemet er, at mennesker er programmeret til at udnytte smuthuller og bøje reglerne. Og nogen gør det mere end andre.

En afhandling af Francesca Gino og Dan Ariely fra Harvard Business School med titlen The Dark Side of Creativity: Original Thinkers Can be More Dishonest  viste, at mennesker, der blev opfattet som kreative i henhold til forskellige standardiserede psykologiske tests, havde en “øget motivation til at tænke ud af boksen, [og at] denne øgede motivation til gengæld fremmer uærlighed.” Eftersom det ofte er firmaets mest kreative medarbejdere, der rejser mest, betyder det blot, at det netop er dem, der er mest tilbøjelige til at snyde eller forsøge at finde smuthullerne i rejsepolitikken.

Hvordan kan rejseansvarlige forhindre dette?

En undersøgelse fra 2016 om adfærd og overholdelse af politikker i organisationer udført af Financial Conduct Authority viste, at folk har en tendens til at bryde reglerne, "når de kan rationalisere fordelene ved regelbrud som værende i overensstemmelse med deres status som en god og dygtig person." "Der er derfor en afvejning mellem eksterne incitamenter til at bryde reglerne og interne incitamenter, som omfatter belønning og straf, såsom tilfredshedsfølelsen af at handle korrekt og skammen ved at gøre noget, der er forkert," fortalte forfatterene. Derfor har gamification vist sig at have en vis succes i relation til erhvervsrejser. Hvis du derfor belønner rejsende med point og slår disse point stort op, vil det kunne forbedre overholdelsen af rejsepolitikken.

 - Problemet er, at fordelene ved ikke at overholde rejsepolitikken ofte er vældig attraktive, f.eks. at overnatte på et bedre hotel eller at få flere bonusprogrampoint til din personlige konto.

I sin afhandling Crime and punishment: An economic approach  fra 1968 undersøgte Gary Becker, hvordan vi kunne kvantificere sandsynligheden for, at nogen bryder reglerne. Becker fandt ud af, at nogen vil bryde reglerne, hvis fordelene ved at bryde disse regler er større end sandsynligheden ved at blive opdaget ganget med straffen. I erhvervsrejsekontekst betyder det, at de ansvarlige for overvågning af regelbrud – Travel Managers – skal sigte mod at øge sandsynligheden for at blive opdaget eller at øge straffen, hvis nogen ikke overholder rejsepolitikken. Dette kan betyde, at man er nødt til at forhåndsgodkende alle rejser eller at bruger truslen om ikke at dække udlæg for dem, der ikke overholder rejsepolitikken.

Men er straf den rigtige vej at gå, eller bør vi i stedet belønne, når politikken bliver overholdt?

Forskning af Dr. Jan Kubanek, en postdoc-forsker i anatomi og neurobiologi ved Washington University i St. Louis, har fundet svaret. Testpersonerne i undersøgelsen fik spillet en række kliklyde eller blev vist en række lysglimt, og de skulle derefter vurdere, om flere blev spillet/vist til venstre eller højre side. Derefter blev de givet en belønning på mellem 5 og 25 cent for et rigtigt svar, og det samme beløb blev taget fra dem ved et forkert svar. Testpersoner, der blev belønnet, havde en tendens til at gentage deres tidligere valg, og tendensen blev stærkere, som belønningen steg. Testpersoner, der blev straffet, undgik i høj grad deres forrige valg, men i modsætning til reaktionen ved en belønning viste testpersonerne en stærk og konsistent tendens til at undgå deres tidligere valg, uanset hvor stor en sum, de tabte. Kubanek udtalte, at "Objektivt tror du, at det at vinde 25 cents vil have samme effekt som at tabe 25 cents, men det er ikke det, vi ser."

-  Konklusionen af undersøgelsen var, at pisk, eller straf, er bedre end gulerødder, eller belønninger, når det handler om at få mennesker til at indordne sig.

Interessant nok viser FCA's forskning, at mennesker opfører sig anderledes, når de er i grupper, hvilket betyder, at regelbrud afhænger af kulturen og de sociale normer, der er i firmaet. Rapporten viser, at manglende overholdelse derfor kan reduceres ved at promovere en positiv kultur omkring overholdelse af rejsepolitikken. Firmaer kan gøre dette gennem deres kommunikation, træning og de forventninger, de sætter til deres medarbejdere, samt ved at sikre, at deres medarbejdere har de rette incitamenter ved at bekæmpe negative ideologier og ved at offentliggøre eksempler på god adfærd. Rejseansvarlige skal derfor se nøje på, hvordan de kommunikerer belønninger for overholdelse og straf for manglende overholdelse.

- Forskningen viser, at straf er bedst, men ikke at ville dække udlæg kan for nogle firmaer være for ekstremt.

Her er en idé. Hvad med at holde en fest for de medarbejdere, der er bedst til at overholde firmaets rejsepolitik? Enhver, der bryder reglerne, mister deres invitation. Og det behøver ikke kun være i forbindelse med rejser. Dem, der reducerer deres brug af papirvarer, bruger færre papirkopper eller er med til at forbedre firmaets CO2-udledning kan også komme med.