Tips til et problemfrit skift af erhvervsrejseudbyder

Virksomheder kan skifte erhvervsrejseudbyder af forskellige grunde: en ny direktør, aktiviteter i forbindelse med fusioner og opkøb eller utilfredshed med den eksisterende løsning. Der er næsten altid modvilje mod forandringer, og processen kan ofte være langvarig og kompliceret. Men fordelene ved at skifte kan være store i forhold til økonomi, proceseffektivitet og en øget tilfredshed blandt de rejsende. God forandringsledelse kan være med til at gøre overgangen så problemfri som muligt og kræver, at de rejseansvarlige formår at engagere de rejsende og de interne interessenter, som skal involveres før og undervejs i beslutningsprocessen. En forandring, der har indflydelse på folks liv, uden at de forudgående er blevet konsulteret, får næppe nogen positiv respons. Når beslutningen er taget om at undersøge mulighederne for et skift, bør I identificere og rekruttere jeres vigtigste interne interessenter til at lede projektet. Samarbejd med dem, inden I starter en udbudsproces, for at identificere jeres mål og vurdere jeres prioriteter. Viser feedback fra de rejsende, at de ønsker en mere brugervenlig erhvervsrejseteknologi eller nemmere adgang til indhold? Folk nærer en medfødt modvilje mod forandringer, og erhvervsrejser kan vække stærke følelser. Uanset hvorfor virksomheden ønsker at revidere sin erhvervsrejseløsning, er det nødvendigt at tage de rejsendes feedback i betragtning, når I leder efter den rigtige samarbejdspartner. Når det nye erhvervsrejsebureau er fundet, kan I følge vores tre trin for at sikre en vellykket overgang.

1. Involver rejsende og interessenter i implementeringsplanen

   Samarbejd med dem for at sikre, at ændringerne vil være velkomne – måske introducerer I en integreret rejseplatform? Tidsplanen bør afsætte nok tid til at udglatte eventuelle småforhindringer og sikre den nødvendige træning og support. Interessenter bør både repræsentere afdelinger, der har en interesse i rejseløsningen (IT, HR og økonomiafdelingen), samt dem, hvis medarbejdere rejser jævnligt. Hvis løsningen omfatter andre lokaliteter, bør disse regioner eller lande også være repræsenteret i denne projektgruppe. Alle ændringer i rejseløsningen skal tage højde for de forskellige lokaliteters omgivelser og de rejsendes forskellige forventninger med hensyn til personlig service eller automatiserede værktøjer. Alle nøgleinteressenter skal kende deres rolle og vide, hvem der er ansvarlig for hvad. Markedet for erhvervsrejser er under hastig udvikling. I bliver nødt til at sikre jer, at andre beslutningstagere ikke kun ser på det, interessenter og erhvervsrejsende har brug for nu og her, men også i den nærmeste fremtid. Det kan være en tidskrævende og dyr proces at skifte erhvervsrejsebureau, men udbyttet skulle gerne overgå omkostningerne. I bør finde et erhvervsrejsebureau, der kan levere den løsning, som interessenterne efterlyser, og som benytter en opdateret erhvervsrejseteknologi med kapacitet til at levere det, de rejsende vil have.

2. Kommuniker effektivt for at få alle med om bord

   Undervurder aldrig vigtigheden af kommunikation. Et skift af erhvervsrejsebureau vil kun fungere, hvis alle interessenter er med om bord, uanset om det handler om de rejsende eller andre rejseansvarlige. Introduktionen af et nyt erhvervsrejsebureau kan efterfølges af andre grundlæggende forandringer, såsom implementering af et integreret rejse- og rejseafregningssystem. Nye processer og værktøjer skal kommunikeres ud, forklares og understøttes. Betragt alle nye værktøjer fra brugerens synsvinkel. Er de brugervenlige og intuitive nok, så en person, der ikke er professionel rejsebestiller, finder dem lette at anvende, eller får I brug for at lave en enkel vejledning til download eller online virtuelle demoer? Overvej at udnævne en person i projektgruppen som ansvarlig for at besvare spørgsmål fra brugerne. Det skal være en positiv oplevelse at skifte erhvervsrejsebureau snarere end noget, der mødes med frygt. Et nyt reservationsværktøj kan eksempelvis medføre adgang til en samlet brugervenlig bookingplatform med et stort udvalg af relevant indhold, som tidligere kun var tilgængeligt via forskellige kilder. Erhvervsrejsebranchen er under forandring og vil undergå endnu flere forandringer i fremtiden. Sørg for, at I har et erhvervsrejsebureau, der er rustet til fremtiden inden for erhvervsrejser.

3. Gennemgå jeres rejseløsning

   Når I skifter erhvervsrejsebureau, er det en god lejlighed til at kigge jeres erhvervsrejseløsning efter i sømmene. Måske skal sammensætningen af jeres teams og processer opdateres. Ny erhvervsrejseteknologi betyder sandsynligvis en mere integreret rejseløsning. Det kan være en god mulighed for at strømline trinene i jeres proces, såsom forhåndsgodkendelse af rejser eller afstemning og betalinger. Dette smitter eventuelt også af på forventningerne til hvert enkelt teammedlem. Når I skifter erhvervsrejsebureau, er det også en god lejlighed til at opdatere profiloplysninger. Bonusprogrammer og anmodninger om tillægsydelser såsom sædepræferencer, måltidskrav og eventuel assistance bør inkluderes. Desuden kræver nogle lande yderligere personlige oplysninger som for eksempel USA's elektroniske system til rejsetilladelse (ESTA), der omfatter pasoplysninger. Har I planer om at skifte til et nyt erhvervsrejsebureau?

Vi har et par forslag til, hvordan I kan opnå den nødvendige støtte fra de rejsende for at få en vellykket overgang:

• Involver de rejsende ved at understrege de positive effekter ved overgangen.
• Hvis overgangen involverer nye teknologiske værktøjer, så sørg for, at de rejsende og rejsebestillerne får træning eller support, så de kan udnytte disse bedst muligt.
• Kommuniker tydeligt, hvilke ændringer de rejsende vil opleve.
• Inkluder en tidsplan med relevante datoer for de rejsende.
• Inkluder kontaktoplysninger til nøglepersoner, både internt og eksternt.