Ledelsens perspektiv: Er Zoom enden på fysiske møder?

Mike Orchard, Principal Consultant hos FESTIVE ROAD

Coronapandemien har sat en stopper for op til 90% af rejser, og der er mange forskellige meninger blandt erhvervsledere, når det kommer til rejser i fremtiden.

Ser nedenstående bekendt ud?

Virksomheder står over for en unik udfordring. Det er tid til at vurdere investeringsafkastet og værdien af erhvervsrejser i jeres virksomhed og beslutte, hvilke typer rejser I vil holde fast i – og hvilke I kan undvære.

Efterhånden som I øger jeres rejseaktivitet, er det afgørende at finde den rette balance mellem mennesker, indtjening og klimaet.

Det er tid til at implementere en formålsbestemt tilgang til erhvervsrejser.

Nye tendenser redefinerer behovet for erhvervsrejser

Tre nøgletendenser dominerer debatten blandt erhvervsledere, der overvejer, hvordan de skal gribe erhvervsrejser an fremover:

1. Arbejdsmiljøet er i forandring. Virksomheder har blandede meninger om, hvornår, hvordan og om medarbejderne skal vende tilbage til kontoret. 72% af økonomichefer forventer, at kontorlandskabet skrumper ind i løbet af de næste to år^[i]. Teknologien til videomøder er blevet meget bedre og udgør et reelt alternativ til rejser i nogle tilfælde.
2. Medarbejdernes villighed til at rejse har ændret sig. En undersøgelse blandt medarbejdere, der plejede at tage på erhvervsrejse regelmæssigt, viser, at kun en tredjedel forventer, at de vil rejse lige så meget som før coronapandemien^[ii]. For andre har manglen på rejser skabt udfordringer. F.eks. siger 63% af erhvervsrejsende, at de ville kigge efter et nyt arbejde, hvis rejser begrænses i fremtiden^[iii].
3. Der er fokus på bæredygtige rejser. 30% af administrerende direktører mener, at klimaforandringerne er ekstremt bekymrende^[iv], hvilket er en stigning på 24% på et år. Erhvervsrejser kan i høj grad være med til at bidrage til udledningen af drivhusgasser i kategori 3 ifølge den internationale rapporteringsstandard GHG-protokollen (Greenhouse Gas Protocol). Over 70% af erhvervsrejseansvarlige siger, at de er bekymrede for virksomhedens CO2-aftryk fra rejser^[v]. Konsulentfirmaet EY har f.eks. offentliggjort planer om at reducere deres CO2-udledning fra erhvervsrejser med 35% inden 2025^[vi].

Erhvervsrejser: En ny måde at tænke på

Før der kan ske reelle forandringer, er det vigtigt at vurdere, hvor klar (og åben) jeres virksomhed er.

Hvis jeres virksomhed allerede er i gang med at redefinere jeres tilgang til rejser, er det en god lejlighed til også at kigge på formålet med og værdien af erhvervsrejser.

Værdien af et defineret formål med erhvervsrejser

Ved at indføre en formålsbestemt tilgang til rejser kan I vurdere hensigten med rejsen i forhold til jeres forretningsmål, hvilket medfører konkret indtjening og værdi for både mennesker og virksomheden.

Denne nye måde at tænke på giver jeres virksomhed mulighed for at se rejser som en investering frem for blot en udgift.

Formålsbestemte rejser kan give jer:

1. Større driftseffektivisering og besparelser. Ved at definere hvor det giver mening at mødes ansigt til ansigt, kan I automatisk fastslå værdien af hver enkelt rejsetype og det medfølgende investeringsafkast. Det giver jeres virksomhed mulighed for at træffe effektive beslutninger om værdien af hver enkelt erhvervsrejse. Det kan også give anledning til at erstatte nogle rejser med alternative kommunikationsformer for at spare penge, hvilket øger medarbejderproduktiviteten og maksimerer investeringer i teknologi, samtidig med at I bevarer en konkurrencefordel. Men det handler ikke kun om at skære ned på antallet af rejser. Nogle rejser giver stor værdi, mens andre kundemøder kan klares lige så godt eller bedre ved hjælp af teknologi. Det vil blive tydeligt, når I definerer jeres faktiske forretningsbehov.
2. Indtjeningsvækst. Formålsbestemte rejser betyder også, at I prioriterer rejser ud fra værdien af kommunikationen med kunden ansigt til ansigt samt kundens behov. Jeres virksomhed kan f.eks. drage fordel af at investere i rejser i forbindelse med fusioner og opkøb, kundefastholdelse og nye kunder. På den anden side foretrækker jeres kunder måske at begrænse antallet af møder ansigt til ansigt som led i deres bæredygtighedstiltag. Der er brug for en afbalanceret tilgang, da virtuelle møder alene måske ikke vil generere lige så stor indtjeningsvækst som fysiske møder.
3. Risikobegrænsning og overholdelse af rejsepolitikken. En formålsbestemt tilgang hjælper jeres virksomhed med at beslutte, hvilke erhvervsrejser der er nødvendige, så I kan indføre risikobegrænsende foranstaltninger og inkludere dem i planlægningen, godkendelsen og reservationsprocessen. Det betyder, at I indfører procedurer for at sikre, at hver enkelt rejse overholder rejsepolitikken og ikke indebærer unødvendig risiko i en mere og mere usikker verden. Første trin i en effektiv løsning til risikostyring er at være enige om, at en rejse gennemføres med det rette formål.
4. En autentisk tilgang til bæredygtighed. Nok så vigtigt er, at formålsbestemte rejser kan hjælpe jer med at tage skridt mod at prioritere de rigtige rejser og minimere jeres CO2-udledning. Med denne tilgang kan I fokusere på bæredygtighed under beslutningsprocessen og skabe ændringer i behovet for rejser. Bæredygtighed kan fremhæves yderligere på de rejser, som virksomheden vurderer skal gennemføres. I kan eksempelvis reducere jeres CO2-aftryk markant ved at rejse med tog frem for fly eller prioritere flyrejser med fly, som udleder mindre CO2. Rejsen kan også tjene flere formål, f.eks. at deltage i en konference og efterfølgende afholde kundemøder.
5. Øget trivsel blandt medarbejdere og rejsende. Medarbejdernes appetit på erhvervsrejser er blevet meget personlig. Det samme er deres tillids- og komfortniveau. Tiden brugt på farten er tid væk fra familie og venner, og det anerkendes i højere grad, at hyppige erhvervsrejser kan være stressende og påvirke medarbejdernes trivsel. På den anden side har nogle rejsende virkelig savnet denne del af deres arbejde. Ved at etablere et tydeligt formål med rejsen kan medarbejderne forstå, at de kun bliver bedt om at tage på vigtige og værdifulde erhvervsrejser. De kan også være sikre på, at de har support inden, under og efter rejsen for at sikre, at rejsen er vellykket og produktiv – både for dem og virksomheden.

Anerkend værdien af erhvervsrejser

En undersøgelse, der blev udført af Harvard Business Review i 2019 lige inden coronapandemien,^[vii] giver et indblik i fordelene ved erhvervsrejser. Undersøgelsen viser, at virksomheder, der investerer i erhvervsrejser som et strategisk værktøj i stedet for at se dem som en udgift, der skal minimeres, oplever følgende fordele:

• Interne fordele såsom:
  • 2,2 gange hurtigere hastighed til marked
  • 2,3 gange større medarbejdertilfredshed
  • 2 gange større driftseffektivitet
  • 1,6 gange større rentabilitet

• Eksterne fordele såsom:
  • 2,4 gange større kundeloyalitet og -fastholdelse
  • 2 gange højere markedsandel

Coronapandemien har medført forandringer på arbejdspladsen, ændret medarbejdernes villighed til at rejse og skabt større fokus på bæredygtighed. Det er sandsynligt, at både antallet og typen af erhvervsrejser vil se helt anderledes ud i fremtiden. Formålsbestemte rejser kan hjælpe jeres virksomhed med fortsat at nyde godt af fordelene ved de erhvervsrejser, som giver det største investeringsafkast og skaber positive resultater.

Download vores whitepaper "Adding Purpose to your Travel Program" for at få flere oplysninger.

Tak til FESTIVE ROAD for uafhængig indsigt og billeder

Mike Orchard er Principal Consultant hos FESTIVE ROAD. Med over 20 års erfaring i erhvervsrejsebranchen arbejder han med rejseindkøbere og leverandører for at skabe positive, vedvarende og betydningsfulde ændringer i deres rejseløsninger og tjenester.

^{[i] Don’t overlook critical talent intelligence in your postpandemic location strategy, Gartner, april 2021}

^{[ii] Business travellers planning to cut future flights, poll finds, The Guardian , april 2021}

^{[iii] The future of corporate travel = return on people, 2021}

^{[iv] 24th Annual Global CEO Survey, PwC, marts 2021}

^{[v] Sustaining the future, reducing the environmental impact of business travel, BTN Europe, juni 2021}

^{[vi] EY to cut business travel emissions by 35 per cent by 2025, BTN Europe, januar 2021}

^{[vii] Travel culture: your innovation and growth advantage, Harvard Business Review, 2019}