Uanset hvor godt rejsen er planlagt, kan selv de bedst lagte planer gå i vasken. Der kan opstå alle former for forhindringer, fra voldsomt vejr til strejker hos flyselskaberne.

Som rejseansvarlig skal du være sikker på, at jeres rejsende kan få hjælp, når der sker noget uventet, fra erfarne, effektive og empatiske medarbejdere. Enestående kundeservice er afgørende for de rejsendes – og dermed medarbejdernes – tilfredshed. Som Lisa Murphy hos James Fisher Marine Services Ltd. forklarer: "Det er praktisk at kunne ringe til kundeservice for at løse det hele."

En nylig undersøgelse fra Harvard Business Review Analytic Services i samarbejde med Egencia viser, at mere end en tredjedel af ledere i virksomheder med en stærk rejsekultur har oplevet store forbedringer i medarbejdertilfredsheden. Når det drejer sig om erhvervsrejser, hvad skal der så til for at gøre medarbejderne tilfredse? Det kan være alt fra et omfattende udvalg af flyrejser, overnatningssteder og transport til brugervenlige rejsepolitikker og reservationsteknologi. Men intet af det fungerer uden den nødvendige support. Hos Egencia står vores kundeserviceteam klar til at hjælpe medarbejdere på erhvervsrejser døgnet rundt, hele året. Teamet består af erfarne rejsekonsulenter, som kan tilbyde enestående support efter mange års erfaring i rejsebranchen og løbende, omfattende uddannelse.

Vi har talt med en række rejsekonsulenter fra forskellige steder i verden, som på første hånd kan fortælle om komplekse rejseproblemer, de har løst. De fortæller også mere om, hvad der får Egencia til at skille sig ud som erhvervsrejseudbyder.

Menneske frem for maskine

De fleste foretrækker at administrere rejser på deres egne enheder uden at ringe til andre efter hjælp, hvilket også afspejles i vores online andel på 85% på globalt plan. Nogle gange kan der dog opstå ændringer i sidste øjeblik samt menneske- eller naturskabte hændelser, og disse situationer kræver ofte menneskelig indgriben. Når du ringer til en af vores rejsekonsulenter, betyder det ikke, at du mister fordelene ved vores teknologi – faktisk det stik modsatte.

"Det hele handler om teknologien og fremtiden," fortæller rejsekonsulent (senior) Wani Baba, der arbejder i Singapore. Med over 20 års erfaring inden for rejsebranchen har Wani Baba oplevet masser af rejseteknologi i praksis. Hun fortæller: "Det adskiller sig fra andre erhvervsrejseudbydere. Vores system opgraderes hele tiden, hvilket gør processen nemmere for begge parter."

Ligesom med ethvert andet system er teknologien kun så god, som de mennesker, der bruger den. "Vi har fået intensiv undervisning og øvet os på at løse problemer i undervisningen, inden vi håndterer dem i virkeligheden."

Hvad kan du ellers forvente, når du ringer til vores erfarne rejsekonsulenter?

Du kan altid få fat i en medarbejder hurtigt – 80% af vores opkald besvares inden for 20 sekunder.

"Jeg tager altid telefonen ved andet eller tredje ring," fortæller Alexia Rose, der er rejsekonsulent (senior corporate) i Frankrig. "Teamwork er afgørende for at sikre, at vi altid tager telefonen. De rejsende kan ringe til os døgnet rundet, hele året, uden undtagelse," forklarer rejsekonsulent Harry Meijer fra Holland.

Alle kender dit navn

Tiden er værdifuld for jeres rejsende. Det er vigtigt, at telefonopkaldet bliver besvaret hurtigt, og det er lige så vigtigt, at personen i den anden ende har adgang til oplysninger om den rejsendes planer med det samme.

"Vi forstår vores kunders behov og deres rejsepolitikker. Vi ved, hvem der har godkendelsesprocesser, og vi kender til de forskellige behov hos hver kunde," fortæller Harry Meijer.

Sofia Apostolidou, der er erhvervsrejsekonsulent i Storbritannien, forklarer, hvordan adgang til kundernes profiler hjælper hende til at arbejde mere effektivt.

"Jeg skulle engang hjælpe en kunde med en hastebetaling på et hotel. Da han ankom til sit hotel, var der et problem med betalingen," fortæller hun. "Jeg kan se transaktionshistorikken, kommunikere med hotellet direkte og overføre betalingen igen med det samme."

Holly Davis, der er rejsekonsulent (senior executive) i USA med mere end 20 års erfaring i branchen, fortæller, at oprettelsen af den nye service til ledelsen har hjulpet konsulenterne med at få endnu mere indsigt, når de skal hjælpe VIP-kunder.

"Vi står klar til at hjælpe rejsende og rejsebestillere fra reservationstidspunktet, og indtil den rejsende er sikkert hjemme igen," fortæller hun. "Der er særlige telefonnumre, som de rejsende kan ringe til når som helst, og vi kan tilføje særlige tjenester såsom limousinetransport direkte fra platformen."

Vores rejsekonsulenter har oplevet det hele

Med flere års og ofte årtiers erfaring i erhvervsrejsebranchen er det næsten umuligt at slå vores rejsekonsulenter ud af kurs. Vulkanaske på Island? Snestorm i april? Tyfon i Hongkong? De har hjulpet rejsende med at håndtere alle disse virkelige situationer hurtigt og sikkert.

"En af vores rejsende skulle til Philadelphia fra Phoenix hurtigst muligt, men det var under en voldsom snestorm, og det var lige før, at lufthavnen blev lukket," beretter Holly Davis. "Jeg tænkte – hvor kan vi få dig hen? Så jeg begyndte at søge længere væk. Jeg endte med at sende vedkommende til Washington D.C. og derfra videre med et tog til Philadelphia. Det fungerede fint, og den rejsende kom frem til tiden og var henrykt."

Veronica Lemmer, der arbejder inden for HR hos Infosys, fortæller os om en episode, hvor en medarbejder blev indlagt på hospitalet under rejsen.

"Jeg var i Zürich på erhvervsrejse, og klokken var 01.20 om natten, da jeg modtog opkaldet. Efter at have ringet til kundeservice satte de alle sejl til for at få vores syge rejsende tilbage til Melbourne. Rejsen tog en ekstra dag, men jeg kunne ikke have klaret det uden hjælp og support fra kundeservice."

Mindre alvorlige, men alligevel frustrerende situationer kan løses hurtigt med et enkelt opkald til en rejsekonsulent. For eksempel da rejsekonsulenten Melanie Beikirch fra Tyskland med over 16 års erfaring i branchen skulle hjælpe en praktikant, der var på sin første rejse. "Jeg modtog et opkald fra en ung praktikant, der var på erhvervsrejse for første gang. Det var faktisk hendes første flyrejse nogensinde. Hun græd, fordi hendes flyrejse var blevet aflyst, og hun var helt fortabt. Jeg lyttede til hende, beroligede hende og fandt hurtigt en anden flyrejse. Jeg fik vendt situationen og gjorde hende glad igen. Vi afsluttede endda opkaldet med at le sammen."

Fundamentet for en stærk rejsekultur

Ved at give rejsende og rejsebestillere en robust platform og hjælp fra erfarne og veluddannede rejsekonsulenter kan vi levere den bedste teknologi og support til vores kunder. Virksomheder, der samarbejder med en erhvervsrejseudbyder, kan spare deres rejsende for at foretage adskillige opkald for at administrere flyrejser, hoteller og transport, når der er ændringer i planerne. 77% af ledere, som siger, at deres virksomhed har en stærk rejsekultur, har en enkelt erhvervsrejseudbyder.

God rejseteknologi kan hjælpe rejsende med at administrere deres egne erhvervsrejser. Dette fjerner dog ikke behovet for effektiv og pålidelig kundeservice. Vi adskiller os fra andre erhvervsrejseudbydere, da niveauet af vores kundeservice omfatter kundevenlig software og fremragende erhvervsrejsetjenester. Vores kunder stoler på, at deres medarbejdere får kontakt til rejsekonsulenter, som har adgang til deres fulde rejseplan og kan hjælpe dem med at finde kreative løsninger til deres problemer. Vores rejsekonsulenter taler tilsammen over 30 sprog, og vi kan få jeres rejsende til den ønskede destination dag og nat.

Se, hvordan James Fisher administrerer erhvervsrejser i sidste øjeblik med hjælp fra vores erfarne rejsekonsulenter