Skip to main content

Egencias persondatapolitik

Privatlivspolitik

Sidst opdateret: [01.11.2021]

Hos Egencia ("Egencia", "vi", "os", "vores") forstår vi, at det at reservere rejser online involverer en stor portion tillid fra din side. Vi tager denne tillid meget alvorligt, og det er vores største prioritet at beskytte de personoplysninger, som både du og din virksomhed giver os (f.eks. dit navn, telefonnummer, e-mailadresse eller betalingsoplysninger).

Denne privatlivspolitik beskriver vores privatlivsprocedurer:

Når du reserverer rejser gennem Egencia, træffer vi visse beslutninger om, hvordan og hvorfor, vi skal behandle dine personoplysninger, så vi kan gennemføre din reservation. Således er vi ansvarlige for at beskytte dine personoplysninger gennem hele reservationsprocessen.

Det er derfor, vi har forfattet denne privatlivspolitik, som fremsætter Egencias politikker angående behandlingen af personoplysninger og beskriver, hvilken type oplysninger Egencia beholder samt grundene dertil. Endvidere forklares det, hvordan Egencia indsamler, opbevarer, anvender og offentliggør oplysningerne.

OVERSIGT OVER ERHVERVSREJSELØSNING

Din virksomhed har tilmeldt sig Egencias erhvervsrejseløsning for at kunne administrere sine erhvervsrejser. I overensstemmelse med løsningen kan din virksomhed udpege en Travel Manager ("Travel Manager") til at administrere rejser for virksomhedens ansatte, og denne kan igen udpege en eller flere rejsebestillere ("rejsebestiller" eller "Travel Director"), der skal reservere og administrere rejser for den enkelte medarbejder ("rejsende") og ikke-ansatte, hvor virksomheden finder dette hensigtsmæssigt ("gæster").

  • Regler i forbindelse med reservationer foretaget af rejsende

For at reservere og administrere deres egne rejser skal de rejsende været registreret som medlemmer af Egencia eller have en profil, som en fra Egencias implementeringsteam har indsat i vores system. I tilfælde af at de rejsende ikke tilmelder sig Egencia, er de afhængige af, at deres Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director reserverer rejserne på vegne af dem. Hvis du hører under kategorien rejsende, vil denne privatlivspolitik gælde for, hvordan vi indsamler og bruger dine personoplysninger, uanset om du selv reserverer og administrerer dine rejser eller gør dette gennem din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director. Som følge heraf refererer vi til dig som den rejsende, hver gang vi refererer til "dig" i denne privatlivspolitik, uanset om du handler på vegne af dig selv eller gennem din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director.

  • Rejseansvarlige, rejsebestillere og Travel Directors

Selvom denne privatlivspolitik primært er rettet mod rejsende og gæster, har den også betydning for Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors.

Alle personoplysninger, som en Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director giver os i forbindelse med vores erhvervsrejseløsning, vil blive administreret som foreskrevet i denne politik. Egencia forbeholder sig dog retten til at kontakte Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors som omhandlet i virksomhedens erhvervsrejseaftale med os (f.eks. i forbindelse med feedback til løsningen, for at diskutere forretningsforholdet eller nye/opdaterede tjenester). Kontakten kan ske telefonisk, via e-mail, SMS eller pr. post.

Når Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors reserverer og administrerer rejser på vegne af rejsende eller gæster, skal de have tilladelse fra den pågældende rejsende eller gæst. Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors skal også sikre sig, at den pågældende rejsende eller gæst modtager og gennemlæser denne privatlivspolitik.

Uanset om du reserverer din rejse direkte gennem os eller giver din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director tilladelse til at reservere den på dine vegne, kan autoriserede personer i din virksomhed have adgang til dit medlems-ID og navn samt dine rejseplaner og andre oplysninger om din konto. De kan endvidere instruere os i at dele dine oplysninger med tredjeparter til journalføring og andre autoriserede formål. Din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director kan også opdatere dine profilindstillinger (eksklusive medlems-ID og adgangskode) og rejsepræferencer i overensstemmelse med de instruktioner, du har givet dem. Din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director kan også se, ændre og afbestille dine rejseplaner i overensstemmelse med dine instruktioner eller aftale med dem.

  • Privatlivspolitikkens omfang

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Egencia håndterer, indsamler og anvender oplysninger. Din virksomheds politikker og praksisser kan være forskellige fra Egencias, og vi står ikke til ansvar for eventuel anvendelse og offentliggørelse af dine personoplysninger forårsaget af personer inden for virksomheden eller for handlinger eller forsømmelser, som din virksomhed, Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director er skyld i. Hvis du har spørgsmål til måden, hvorpå din virksomhed, Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director behandler dine personoplysninger eller reserverer og administrerer rejser på dine vegne, bedes du kontakte den relevante repræsentant for din virksomhed eller se efter i virksomhedens privatlivspolitik.

DISSE OPLYSNINGER INDSAMLER VI FRA DIG

Inden du får adgang til Egencias platform, skal du være godkendt og logge på som medlem. Overordnet set indsamler og gemmer Egencia alle de oplysninger, du giver os, herunder (men ikke udelukkende) de personoplysninger, du specifikt og frivilligt har givet os på den ene eller den anden måde. Dette inkluderer oplysninger, som kan identificere dig ("personoplysninger"), herunder fornavn, efternavn, telefonnummer, e-mailadresse, pasoplysninger og betalingsoplysninger (f.eks. kreditkortnummer, navn på kortindehaver og udløbsdato). Vi kan også bede om oplysninger om dine rejsepræferencer, herunder særlige ønsker om måltider, valg af sæde, information om bonusprogram for flyselskab, hotel eller udlejningsbil samt muligheder for udstedelse af billet. Din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director kan give os yderligere oplysninger om dig såsom dit arbejdsgiver-ID.

Egencia indsamler for eksempel (men ikke udelukkende) personoplysninger, når du:

  • Bliver medlem af Egencia
  • Opretter en rejseprofil
  • Reserverer rejser
  • Bruger rejsebestillertjenesten
  • Deltager i en undersøgelse
  • Kontakter os

Når du anvender vores hjemmeside, app eller tilknyttede værktøjer eller tjenester, kan vi indsamle følgende kategorier af personoplysninger fra dig efter behov:

Passageroplysninger: Når en reservation foretages gennem Egencia, indsamler vi den rejsendes fulde navn, telefonnummer og andre personoplysninger, som er nødvendige for rejsen, f.eks. den rejsendes pas- og betalingsoplysninger. Vi kan også indsamle oplysninger om den rejsendes rejsepræferencer, f.eks. særlige ønsker om måltider, valg af sæde, information om bonusprogram for flyselskab, hotel eller udlejningsbil samt muligheder for udstedelse af billet.

Oplysninger om gæster: Når du foretager en reservation for en anden gennem denne hjemmeside, kan vi bede om denne persons personoplysninger og rejsepræferencer. Du skal have personens samtykke og sikre dig, at personen har læst privatlivspolitikken, inden de giver dig deres personoplysninger og rejsepræferencer, eftersom kun du kan ændre eller tjekke oplysningerne efterfølgende gennem din konto. Vi indsamler, anvender og offentliggør udelukkende gæstens personoplysninger for at kunne gennemføre reservationen.

Automatisk indsamlede oplysninger: Vi indsamler automatisk nogle oplysninger om din computer, når du besøger vores hjemmeside. For eksempel indsamler vi oplysninger om din IP-adresse, internetbrowser (såsom Firefox, Safari eller Internet Explorer) og den hjemmeside, du kommer fra. Vi indsamler muligvis også oplysninger om din online aktivitet, f.eks. hvilke rejser du har kigget på, og hvilke reservationer du har foretaget. Et af formålene med at indsamle disse oplysninger automatisk er at tilpasse din brugeroplevelse og opspore eller forhindre svindel. Læs vores cookiepolitik for at få flere oplysninger.

Monitorering af telefonsamtaler: Opkald til og fra vores kundeserviceteam kan blive optaget eller monitoreret med det formål at kontrollere kvaliteten og oplære vores personale. Optagelser af opkald gemmes så længe, som det lovmæssigt er nødvendigt, hvorefter de bliver slettet. Personoplysninger, som indsamles under samtalen, bliver behandlet i overensstemmelse med denne privatlivspolitik.

Andre former for online kommunikation: Al din kommunikation med os gennem vores hjemmeside eller anden teknologi såsom chat bliver registreret og monitoreret med henblik på kvalitetskontrol, oplæring af personale og for at beskytte os i tilfælde af retstvister. Disse oplysninger behandles og opbevares i overensstemmelse med denne privatlivspolitik.

Særlige kategorier af personoplysninger: Visse typer personoplysninger såsom myndighedsudstedte ID-numre og oplysninger om religion, sundhed eller seksualitet anses for at være følsomme oplysninger og kræver yderligere beskyttelse i henhold til gældende lovgivning. Vi begrænser de omstændigheder, hvorunder vi indsamler følsomme personoplysninger. Eksempler på disse oplysninger omfatter følgende:

  • Sundhedsrelaterede oplysninger kan være nødvendige for at stille passende overnatning eller faciliteter til rådighed, f.eks. hjælp til personer med et handicap.
  • Myndighedsudstedte ID-numre som pas- eller kørekortnumre kan være påkrævede til reservation af flyrejser, billeje eller andre rejseprodukter.
  • Andre oplysninger, som du kan specificere efter eget valg, og som kan antyde oplysninger om religion, sundhed eller andre oplysninger såsom kostbehov.

Hvis du undlader at give dine oplysninger: For at få adgang til Egencias hjemmeside skal du logge på med dit medlems-ID og din adgangskode. Når du planlægger rejser eller foretager en reservation på denne hjemmeside, skal du angive de påkrævede kontakt- og betalingsoplysninger. Vi anvender dine kontaktoplysninger til at reservere den tjeneste, du har bestilt, gennemføre betalinger og sende dig oplysninger om din bekræftelse og eventuelle ændringer i forbindelse med din rejseplan. Hvis du ikke giver os de påkrævede oplysninger, kan du ikke få adgang til Egencias hjemmeside, og vi kan muligvis ikke behandle dine anmodninger eller bestillinger.

Brug af dine oplysninger: Egencia anvender følsomme faktureringsoplysninger (såsom navnet på kortindehaveren, kreditkortnummeret og kortets udløbsdato), så vi kan gennemføre de reservationer, du foretager på vores hjemmeside. Vi anvender dine øvrige oplysninger til følgende generelle formål: At registrere dig som medlem af Egencia, at give dig de produkter og tjenester, som du ønsker, at sende dig reservationsbekræftelser og opdateringer om din rejse, at sende dig påmindelser om din rejse, at give dig serviceopdateringer om tjenester, som vi tror vil interessere dig, at kommunikere med dig generelt, at svare på dine spørgsmål og kommentarer, at måle interessen for vores produkter, tjenester og hjemmeside, så vi kan forbedre dem, at tilpasse din oplevelse af Egencia, at tilvejebringe fordele som en del af et loyalitets- eller fordelsprogram, du tilmelder dig, at anmode om oplysninger fra dig (f.eks. via undersøgelser), at løse uoverensstemmelser, at opkræve gebyrer eller foretage fejlsøgninger, at forhindre eventuelle forbudte eller ulovlige aktiviteter, at opretholde vores vilkår og betingelser og andre anliggender, som blev beskrevet ved indsamlingen.

Lovlige grundlag for behandling: Vi indsamler normalt kun personoplysninger fra dig, (i) når vi skal bruge personoplysningerne til at opfylde vores aftale med dig, (ii) når behandlingen er i vores legitime interesse (eller en tredjeparts legitime interesse) og ikke tilsidesættes af dine rettigheder, eller (iii) når vi har dit samtykke til det. I visse tilfælde har vi en retlig forpligtelse til at indsamle personoplysninger fra dig, for eksempel hvor vi skal bruge din transaktionshistorik til at opfylde vores finansielle og skattemæssige forpligtelser i henhold til loven.

Hvis vi anmoder dig om at give os personoplysninger med henblik på at opfylde en retlig forpligtelse eller opfylde en aftale med dig, vil vi gøre årsagen klar på det relevante tidspunkt og fortælle dig, om det er obligatorisk for dig at give os dine personoplysninger (samt de mulige konsekvenser, hvis du ikke giver os dine personoplysninger).

Hvis vi indsamler og bruger dine personoplysninger under påberåbelse af vores legitime interesser (eller en tredjeparts legitime interesser), vil denne interesse normalt være at drive vores platform og kommunikere med dig efter behov for at levere vores tjenester til dig, sikkerhedsbekræftelsesformål, når du kontakter os, og i vores legitime kommercielle interesse, f.eks. ved besvarelse af dine forespørgsler, forbedring af vores platform, udførelse af markedsføring eller med det formål at identificere eller forhindre ulovlige aktiviteter. Vi kan have andre legitime interesser, og, hvis det er hensigtsmæssigt, klarlægger vi de legitime interesser på det relevante tidspunkt.

OFFENTLIGGØRELSE AF DINE OPLYSNINGER

Egencia og dennes leverandører kan dele dine personoplysninger med følgende enheder:

  • Leverandører såsom hoteller, flyselskaber, togselskaber, biludlejningsfirmaer eller aktivitetsudbydere, der udfører din rejsereservation. Alle tjenester på denne hjemmeside, som udbydes af tredjepartsleverandører, er benævnt under disse termer. Leverandørerne behandler dine oplysninger i overensstemmelse med deres privatlivspolitikker. Vi opfordrer derfor til, at du gennemlæser privatlivspolitikkerne for de enkelte leverandører, når du reserverer deres produkter gennem Egencia. Bemærk venligst, at leverandørerne også kan kontakte dig, hvis de mangler yderligere oplysninger om dig eller har brug for at formidle din reservation.
  • Tredjepartsleverandører er leverandører, som kan levere tjenester eller udføre funktioner på vores vegne, herunder
    (men ikke udelukkende) kreditkortbehandling, forretningsanalyser, kundeservice efter lukketid, distribution af nyhedsbreve eller undersøgelser samt forebyggelse af svindel. Hvis din arbejdsgiver beder om det, kan vi dele dine personoplysninger med tredjepartsleverandører, der tager sig af tjenester som registrering og tilbagebetalinger af udgifter. Disse virksomheder har adgang til personoplysninger, som er nødvendige for at udføre sådanne funktioner, men de har ikke tilladelse til at bruge oplysningerne i nogen andre henseender. Hvis du vil vide mere om, hvordan vores serviceudbydere behandler dine personlige oplysninger, kan du kontakte os som beskrevet i afsnittet "Sådan kontakter du os" nedenfor.
  • Andre inden for virksomheden såsom din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director som beskrevet oven for i afsnittet "Travel Managers, rejsebestillere og Travel Directors".
  • Andre inden for vores virksomhedsnetværk: Vi deler muligvis visse oplysninger med vores partnerselskaber med henblik på hosting, opbevaring, analyse og rapportering, og så vi og de kan benytte, analysere og forbedre vores og deres tjenester. Hvis et partnerselskab har adgang til dine oplysninger for at kunne yde tjenester på vores vegne, vil denne følge politikker, der er mindst lige så strikse som dem, der er beskrevet i denne privatlivspolitik.

Vi og vores serviceydere kan også dele dine oplysninger:

  • Hvis du udtrykkeligt har bedt os om det.
  • Som reaktion på tilsigelser, retskendelser og andre juridiske processer, for at etablere eller udøve vores lovmæssige rettigheder, for at forsvare retskrav, eller hvis det på anden måde forlanges eller tillades af den gældende lovgivning. I sådanne tilfælde forbeholder vi os retten til at hæve eller give afkald på alle juridiske indvendinger eller rettigheder, som er inden for vores rækkevidde.
  • Hvis vi mener, det er nødvendigt at efterforske, forhindre eller handle i forbindelse med ulovlige eller mistænkelige aktiviteter, for at beskytte eller forsvare Egencias, kundernes og andres rettigheder, ejendom og sikkerhed og i overensstemmelse med vores vilkår og betingelser og andre aftaler.
  • Hvis det kræves af retshåndhævende myndigheder og regeringer rundt om i verden for at tjene sikkerheds-, told- og indvandringsmæssige formål. Et eksempel: USA's Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection kræver, at visse rejse- og reservationsoplysninger (passageroplysninger eller PNR) for rejsende, som rejser til eller fra USA eller gennem USA's luftrum, skal dem hænde inden afrejsen. Vi kan videregive disse oplysninger til flyselskaber eller andre rejseleverandører, så de kan sende dem til den relevante retshåndhævende myndighed eller regering.
  • I forbindelse med en foreslået eller afsluttet erhvervsmæssig transaktion, f.eks. frasalg, fusion, sammenlægning, salg af formueværdier eller i det usandsynlige tilfælde af konkurs.

DINE RETTIGHEDER OG VALG I FORBINDELSE MED INDSAMLING OG BRUG AF DINE OPLYSNINGER

Du kan se, ændre, opdatere eller slette dine oplysninger under "Min profil" og "Mine rejser" samt lukke din konto ved at følge anvisningerne nedenfor.

Du kan også sende en os skriftlig anmodning, hvis du ønsker adgang til de personoplysninger, som vi opbevarer om dig. Hvis du sender sådan en anmodning, har Egencia ret til at bede dig om identifikation, inden anmodningen behandles. Du kan sende en skriftlig anmodning om adgang til dine personoplysninger ved at benytte kontaktoplysningerne angivet i afsnittet "Sådan kontakter du os". Vi bestræber os på at svare inden for en rimelig tidsramme og altid inden for de tidsrammer, som er fastsat ved lov.

Visse lande og regioner giver indbyggere yderligere rettigheder i forhold til personoplysninger. Disse yderligere rettigheder varierer efter land og region og kan indebære muligheden for at:

  • Anmode om en kopi af dine personoplysninger
  • Anmode om oplysninger om formålet med behandlingen
  • Anmode om information om dine personoplysninger, som er blevet solgt eller delt til forretningsformål
  • Anmode om sletning af dine personoplysninger
  • Gøre indsigelse mod vores brug eller offentliggørelse af dine personoplysninger
  • Begrænse behandlingen af dine personoplysninger
  • Fravælge salget af dine personoplysninger
  • Flytte dine personoplysninger
  • Anmode om oplysninger om logikken bag automatiserede beslutningsprocesser, som udføres i henhold til vores antisvindelprocedurer, og resultatet af sådanne beslutninger

Den nemmeste måde at indsende din anmodning til os på er via afsnittet "Kontakt os" i bunden af denne privatlivspolitik. Vi diskriminerer ikke imod dig i forbindelse med udøvelsen af disse rettigheder.

Udover ovenstående rettigheder har du retten til at klage til en databeskyttelsesmyndighed over vores indsamling og brug af dine personoplysninger. Vi opfordrer dig dog til at kontakte os først, så vi kan gøre vores bedste for at løse dit problem. Du kan indsende din anmodning til os via oplysningerne under afsnittet "Kontakt os". Vi svarer på alle henvendelser, som vi modtager fra individer, der ønsker at udøve deres databeskyttelsesrettigheder i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Som medlem af Egencia-løsningen vi du muligvis modtage kommunikation fra os med rejsenyheder- og opdateringer. Du kan framelde dig disse e-mails og nyhedsbreve når som helst gennem din profil under "E-mailindstillinger" eller ved at fortælle din Travel Manager, rejsebestiller eller Travel Director, at du ikke længere ønsker at modtage denne kommunikation fra Egencia. Du har også mulighed for at framelde dig nyhedsbrevene i de e-mails, vi sender. Bemærk, at vi forbeholder os retten til at sende dig anden kommunikation såsom vigtige meddelelser, administrative beskeder og undersøgelser, der enten omhandler din Egencia-konto eller dine transaktioner gennem Egencia. Du har ikke mulighed for at framelde din denne type e-mails.

BRUG AF EGENCIAS APPS TIL MOBILTELEFON OG TABLET ("MOBILAPPS")

Når du anvender Egencias mobilapp, indsamler og anvender vi oplysninger om dig på samme måde og med de samme formål, som vi gør, når du benytter vores hjemmeside. Derudover anvender vi andre oplysninger, som vi indsamler automatisk, når du bruger vores mobilapps. Mere specifikt:

  • Vi indsamler oplysninger om, hvilke funktioner i appen du klikker på og anvender. Med disse oplysninger kan vi identificere de dele af mobilappen, som vores kunder er mest interesserede i, og hele tiden forbedre den.
  • Hvis du for eksempel søger efter et hotel ved at benytte din nuværende placering, bruger vi oplysningerne om din nuværende placering (som er givet via din telefons GPS eller lignende teknologi) til at finde de nærliggende faciliteter. Vi indsamler ikke data om din placering uden dit samtykke, som du kun giver ved at anvende funktionen "Find hoteller" og vælge "Nuværende placering" som destination. Alternativt kan du give samtykke ved at slå lokalitetstjenester til på din telefon via indstillingerne. Hvis du accepterer at dele dine placeringsoplysninger med os via appen eller dine enhedsindstillinger, kan vi anvende og dele disse placeringsoplysninger med det formål at tilbyde dig hoteller eller transporttjenester i nærheden eller give dig andre nyttige informationer.
  • Hver mobilapp vil også sende os fejlrapporteringsmeddelelser, hvis den er brudt ned eller låst fast. Denne fejlrapport giver os mulighed for at undersøge fejlen nærmere og forbedre stabiliteten af vores app i fremtidige versioner. Som en del af disse fejlrapporter sender mobilappen og også oplysninger om mobilenhedens type og version, dit kunde-ID, tidspunktet, hvor fejlen opstod, funktionen, der blev anvendt, og programmets tilstand, da fejlen opstod. Vi anvender ikke disse oplysninger til nogen andre formål end at undersøge og udbedre fejlen.
  • Vi sender dig muligvis push-meddelelser, hvis der skulle ske ændringer i forbindelse med din flyrejse eller rejseplan. I tillæg hertil kan vi sende push-meddelelser med vigtige oplysninger fra din Travel Manager/arbejdsgiver i nødstilfælde. Du kan til enhver tid slå disse tilladelser til eller fra via indstillingerne i din mobiltelefon.
  • Hvis du vælger at kontakte Egencia pr. telefon og anmoder om at blive ringet op af en rejsekonsulent via Egencias Hjælp-funktion, vil appen sende rejsekonsulenten dit kunde-ID, rejseplansnummer og andre oplysninger om, hvordan du bruger appen. Dette gøres for at fremskynde interaktionen med kundeservice og skabe en enklere og mere præcis kommunikation.

Du kan altid kontrollere visse oplysninger, som mobilappen sender til os. Du kan slå lokalitetstjenesterne til og fra når som helst via din telefons indstillinger. Alternativt kan du fjerne mobilappen fra din mobilenhed fuldstændigt og få adgang til vores tjenester ved at besøge vores hjemmeside eller ringe til os.

SÅDAN BESKYTTER VI DINE OPLYSNINGER

Vi vil gerne have, at du føler dig tryg ved at anvende vores tjenester til at planlægge og reservere din rejse, og vi bestræber os på altid at beskytte de oplysninger, vi indsamler. Ingen virksomheder kan garantere 100 procent sikkerhed, men vi har implementeret de nødvendige administrative, tekniske og fysiske sikkerhedsprocedurer, som skal hjælpe med at beskytte alle de personoplysninger, som vi har i vores varetægt. For eksempel er det kun autoriserede ansatte, der har adgang til personoplysninger, og adgangen er kun tilladt i forbindelse med erhvervsfunktioner. I tillæg hertil anvender vi kryptering, når vi sender dine følsomme personoplysninger mellem dit og vores system, samt firewall og et system, der forhindrer uautoriseret adgang til dine oplysninger.

SÅDAN FÅR DU ADGANG TIL DINE OPLYSNINGER

Du har adgang til dine oplysninger følgende steder på denne hjemmeside:

Min konto
Siden "Min profil" på Egencia giver dig mulighed for at se og ændre dine kontoindstillinger. E-mailindstillingerne giver dig mulighed for at ændre din e-mailadresse og administrere dine kommunikationspræferencer. Du kan også tilpasse dine e-mailpræferencer ved at framelde dig via linket i bunden af de e-mails, vi sender til dig. Du kan også ændre din adgangskode eller vælge at blive logget på automatisk, når du besøger denne hjemmeside. Når Travel Managers logger på deres Egencia-profil har de mulighed for at tilføje nye brugere, opdatere status eller slette eksisterende brugerprofiler, opdatere navne, telefonnumre, pasoplysninger og kontaktpersoner ved nødstilfælde for rejsende tilknyttet din profil eller ændre dine rejsepræferencer.

Anmodning om at lukke en konto
Du kan lukke din konto hos Egencia ved at kontakte os som beskrevet nedenfor. Når du lukker en konto, kan du ikke længere logge på eller få adgang til oplysninger, som er tilknyttet din konto, men du kan til hver en tid åbne en ny konto. Vi sender dig en e-mail som bekræftelse på, at din konto er blevet lukket.

MINE REJSER

På siden "Mine rejser" på Egencias hjemmeside kan medlemmer se, opdatere eller slette deres gemte rejseplaner. Hvis du underretter Egencia om, at nogle af dine personoplysninger ikke er korrekte, færdiggjorte eller opdaterede, tager Egencia de nødvendige foranstaltninger for at rette oplysningerne.

Hvis dele af denne hjemmeside linker videre til andre hjemmesider, som vi ikke ejer eller driver, er disse hjemmesider ikke underlagt denne privatlivspolitik. Vi anbefaler, at du gennemlæser de respektive hjemmesiders privatlivspolitikker, så du kan blive sat ind i deres procedurer for indsamling, anvendelse og offentliggørelse af personoplysninger.

HER LAGRES DINE DATA

Egencia opbevarer og behandler personoplysninger om rejsende i sikre omgivelser i USA og andre lande. I forbindelse med behandlingen af oplysninger om rejsende uden for USA skal Egencia for at kunne levere dennes tjenester overføre dine personoplysninger til dennes partnerselskaber og/eller tjenesteudbydere til behandling i USA og potentielt andre lande uden for dit bopælsland, hvis databeskyttelseslove kan være forskellige fra lovgivningen i dit land. Egencia sikrer, at dine personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med denne privatlivspolitik og kravene i gældende databeskyttelseslove, der hvor dine personoplysninger behandles. Egencia opretholder standardkontraktbestemmelser mellem koncernselskaberne, hvor det er relevant, for at dække overførslen af personoplysninger fra EU til USA.

Vi sikrer, at alle vores tredjepartstjenesteudbydere, som vi overfører oplysninger til, har indført de fornødne sikkerhedsforanstaltninger til at beskytte dine personoplysninger. Tilstrækkelighedsmekanismen kan være (i) tilstrækkelig landestatus, det vil sige med hjemsted i et land, som Europa-Kommissionen anser som "tilstrækkeligt", eftersom dets databeskyttelsesstandarder svarer til Den Europæiske Unions, eller (ii) standardkontraktbestemmelser.

DATAOPBEVARING

Vi opbevarer ikke dine oplysninger i længere tid end nødvendigt, og vi gør kun dette i forbindelse med forretningsmæssige eller juridiske formål. Du skal dog være opmærksom på, at vi kan opbevare visse oplysninger, efter du har lukket din konto hos os, hvis det er nødvendigt for, at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, herunder at opbevare oplysninger, der kan bruges i forbindelse med skat og regnskabsførelse. Vi vil afidentificere, sammenfatte eller på anden måde anonymisere dine personoplysninger, hvis vi har til hensigt at bruge dem til analyseformål eller tendensanalyser over længere perioder.

Vi anvender følgende kriterier til at fastsætte vores opbevaringsperioder:

  • Varigheden af vores relation til dig, herunder eventuelle åbne konti, du har hos Egencia, eller nylige reservationer eller andre transaktioner, du har foretaget på vores hjemmeside
  • Hvorvidt vi har en juridisk forpligtelse i forhold til dine personoplysninger, såsom forpligtelser der kræver, at vi skal opbevare optegnelser over dine transaktioner med os
  • Hvorvidt der er nogen aktuelle og relevante juridiske forpligtelser, der påvirker, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, herunder kontraktmæssige forpligtelser, retssager, forældelsesfrister og myndighedsundersøgelser

ÆNDRINGER TIL DENNE PRIVATLIVSPOLITIK

Egencia kan foretage ændringer i denne privatlivspolitik på et senere tidspunkt. Skulle der ske væsentlige ændringer i politikken, gør vi opmærksom på dette via et opslag på vores hjemmeside eller ved at kontakte dig på den e-mailadresse, som du har givet os. Du kan se, hvornår denne privatlivspolitik senest er blevet opdateret, ved at kontrollere datoen "sidst opdateret", der vises øverst i denne politik.

SÅDAN KONTAKTER DU OS

Har du spørgsmål vedrørende denne privatlivspolitik eller vores praksisser i forbindelse med beskyttelse af privatlivets fred generelt, bedes du kontakte os:

  • Send os en e-mail: Hvis du har spørgsmål eller klager vedrørende GBT og privatlivets fred, eller hvis du vil udøve dine rettigheder, kan du kontakte databeskyttelseskontoret her.
  • Skriv til os. Vores adresse er: Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK

Oplysninger om dataansvarlige for Egencia:

Dataansvarlig for Belgien

Egencia Belgium SA

Dataansvarlig for Frankrig

Egencia France SAS

Dataansvarlig for Norge

Egencia Norway AS

Dataansvarlig for Danmark

Egencia Denmark A/S

Dataansvarlig for Finland

Egencia Finland Oy

Dataansvarlig for Tyskland

Egencia GmbH

Dataansvarlig for Sverige

Egencia Sweden AB

Dataansvarlig for Storbritannien

Egencia UK ltd

Dataansvarlig for USA, Asien og Stillehavsområdet (inklusive Kina)

Egencia LLC (USA)

EGENCIA – ANSVARSFRASKRIVELSE

Egencia er helejet af American Express Global Business Travel (GBT). GBT er et joint venture, som ikke er helejet af American Express Company eller nogen af dennes datterselskaber (American Express). "American Express Global Business Travel", "American Express" og American Express-logoet er varemærker tilhørende American Express og bruges under begrænset licens. "American Express Meetings & Events" er en afdeling af GBT.