Skip to main content

Prioritering af erhvervsrejsendes trivsel

 

Sikkerhedsforpligtelse er traditionelt blevet defineret som det juridiske ansvar for de erhvervsrejsendes sikkerhed. Under de aktuelle omstændigheder er sikkerhedsforpligtelse dog blevet udvidet til at omfatte flere facetter af forretningsrisici og de rejsendes trivsel. Medarbejderne skal føle sig trygge ved, at rejserisikoen på deres erhvervsrejser er minimal, og at de kan forvente komplet og pålidelig støtte, fra det øjeblik de begynder planlægningen og reservationen, til de er hjemme igen.

På grund af de store omvæltninger i erhvervsrejsebranchen har virksomheders løsninger til risikostyring også fået et bredere omfang. For at konkurrere på en global markedsplads skal virksomheder udvise reel empati og interesse for deres medarbejderes trivsel. Det betyder, at de skal tage nye faktorer i betragtning, udover den grundlæggende sikkerhed på erhvervsrejser, for at give deres rejsende ro i sindet.

Den rejseansvarliges rolle er også blevet udvidet som følge af forandringerne. Før i tiden fokuserede rejseansvarlige typisk på at optimere værdi og maksimere besparelser. Nu er de nødt til at samarbejde med ledelsen, HR og sikkerhedsafdelingen for at finde systematiske måder, hvorpå de kan reducere rejserisici og øge de rejsendes trivsel.

Denne organisationsændring starter med at definere nødvendige erhvervsrejser, opdatere retningslinjer og implementere en opdateret rejsepolitik, som til sidst lanceres gennem procesintegration og kommunikation med medarbejderne.

Egencia står klar til at hjælpe jer med at håndtere de nye omstændigheder. Læs videre for at finde ud af, hvordan I optimerer jeres rejsendes trivsel.

Tag stilling til – og reager på – rejserisici

Det første skridt mod at håndtere enhver situation er at få styr på kendsgerningerne. Find ud af, hvordan I vil opretholde virksomhedens standarder for rejsesikkerhed. Når I har kendskab til de potentielle risici, kan I sikre, at rejsende får den hjælp, de har brug for til at føle sig trygge og forberedte. Den bedste måde at gøre dette på er ved at udføre en risikovurdering.

En risikovurdering tager rejseansvarlige gennem de nødvendige trin for at udpege potentielle risici og sikkerhedsproblemer. Rejseansvarlige kan herefter reagere på disse risici og tilpasse rejsepolitikken derefter, samtidig med at de leder efter muligheder for at optimere de rejsendes overordnede trivsel. Disse typer risici og modforanstaltninger kan omfatte:

Naturkatastrofer såsom tornadoer, skovbrande, jordskælv og voldsomt regn- eller snevejr.

Hold jer opdaterede med aktuelle varsler. Egencias kriseteam holder konstant øje med globale hændelser for at hjælpe rejseansvarlige med at holde de rejsende opdaterede om nye situationer. Hvis der er overhængende fare for en naturkatastrofe, opretter teamet Global Customer Impact-rapporter. Denne effektive kombination af overvågning og kommunikation hjælper rejseansvarlige og erhvervsrejsende med proaktivt at omlægge eller ændre rejseplaner, inden der opstår kaos.

 

Sundhed og sikkerhed i områder, hvor fødevare- og/eller vandbårne sygdomme er udbredte.

Opret indhold med rejsetips til sikkerheden, hvis fødevare- eller vandforsyningen udgør en sundhedsrisiko for rejsende på en bestemt destination. Disse tips kan blandt andet omfatte kun at spise varm mad, at bruge engangsbestik og -tallerkener (eller at medbringe eget bestik) og kun at drikke væsker på flaske eller dåse. Rejseansvarlige kan sende disse oplysninger ud til rejsende, når de planlægger deres rejse.

 

Fysiske risici i områder med meget kriminalitet eller mulig bandeaktivitet.

Hjælp jeres rejsende med at reducere rejserisici gennem jeres rejsepolitik. Godkend flere foranstaltninger såsom flyrejser, der kun ankommer i dagtimerne, og giv rejsende mulighed for at vælge privat frem for offentlig transport. Dette er nogle simple ændringer, som kan forbedre rejsesikkerheden og give ro i sindet.

 

Myndighedernes rejsevarsler og -vejledninger er nødvendige på grund af politisk uro, smitteudbrud, karantæneregler og andre problemer, som er specifikke for et bestemt område.

Sørg for, at I kender til alle varsler og vejledninger fra myndighederne. Det er vigtigt, at I er proaktive og holder jer opdaterede under hele forløbet.

Myndighedsudstedte rejsevarsler omhandler typisk kortvarige og overhængende risici, såsom en forventet arbejderstrejke, eller situationer, som opstår pludseligt, men har mere langsigtede konsekvenser som f.eks. naturkatastrofer. Rejsevejledninger udstedes hyppigt, uanset om der er tale om en kortsigtet påvirkning eller en langvarig risiko ved at rejse til et bestemt område, f.eks. politisk uro. Vi har samlet fire måder, hvorpå I kan bruge data om rejsevejledninger til at hjælpe jeres rejsende.

I forbindelse med nyligt opståede situationer udsender Egencia dagligt proaktive varsler til rejseansvarlige på Egencias startside og under rejsenyheder. Dette giver rejseansvarlige mulighed for at opdatere deres rejsepolitik i realtid og dermed holde rejsende opdaterede om eventuelle ændringer. Egencia udsender også detaljerede varsler til rejsende via Egencias mobilapp inden for en time efter, at en hændelse er sket eller forventes at ske.

I forbindelse med vedvarende risici har rejseansvarlige mulighed for at markere visse regioner eller destinationer, som ikke overholder rejsepolitikken, hvilket vi også kommer mere ind på nedenfor.

Endelig er der også helt nye situationer såsom COVID-19-pandemien, hvor risiciene er komplekse og meget omskiftelige. Egencia® Travel Advisor giver rejsende, rejsebestillere og rejseansvarlige adgang efter behov til opdaterede oplysninger om regler og krav i forbindelse med rejser, baseret på afrejsested, destination og udstedelsesland for den rejsendes pas, så rejsende kan tage velinformerede beslutninger med det samme.

 

Overvejelser i forbindelse med internationale rejser, som kan påvirke erhvervsrejsendes trivsel.

Rejser til udlandet kan omfatte en lang række andre faktorer i forhold til erhvervsrejsendes trivsel. Her kan kulturelle normer (adfærd og påklædning), syn på kønsroller og seksuel orientering og sprogbarrierer komme i spil samt mere praktiske forhold såsom jetlag.

Rejseansvarlige kan hjælpe med at oplære og informere rejsende ved at oprette regionale retningslinjer om kulturelle normer og forventninger. Disse oplysninger kan nemt udsendes via tilpassede meddelelser under reservationsoplevelsen.

Rejseansvarlige kan også overveje at gøre rejsen mindre stressende ved at tilpasse rejsepolitikken, så den eksempelvis tillader en højere kabineklasse på langdistanceflyvninger. En rejse kan også forlænges til at inkludere en ekstra fridag, så rejsende kan komme sig oven på flyrejser, der har en vis varighed eller afstand. Jeres rejsepolitik kan desuden omfatte godtgørelse for eventuelle sundhedsundersøgelser eller krav om testning inden afrejse eller efter hjemrejsen.

 

Læg en strategi, og opret processer for at fremme rejsendes trivsel

Når I har udført en risikovurdering, er det tid til at opdatere jeres rejsepolitik så den afspejler resultaterne. Best practice for risikostyring indebærer at opretholde de traditionelle elementer fra sikkerhedsforpligtelsen – fremgangsmåder, som er med til at sikre, at der er styr på de rejsende og deres sikkerhed – samt yderligere foranstaltninger i relation til jeres rejsendes overordnede trivsel.

Ifølge en undersøgelse udført af Global Business Travel Association (GBTA) har 56% af rejseindkøbere opdateret deres rejsepolitik, så den bedre afspejler behovene lige nu. Herunder tilføjer 53% nye regler vedrørende godkendelse inden rejsen, 35% udsender mere detaljerede oplysninger inden rejsen, og 22% ændrer regler om tilgodehavender.

Den samme undersøgelse viser også, at gener, eksempelvis i form af dårligt internet, dårlig service, økonomiklasse på langdistanceflyvninger og besværet ved mellemlandinger, er nogle af de største stressfaktorer for hyppige erhvervsrejsende. Det er altså vigtigt at anerkende de "blødere" elementer ved rejsendes trivsel som en faktor i at reducere rejsendes stress og bekymringer.

Sådan kan I integrere trivsel i jeres rejsepolitik:

Find en balance mellem fleksibilitet og kontrol Rejsende, der har flere muligheder, er også gladere rejsende. Selvom mange ser fleksibilitet og overholdelse af rejsepolitikken som uforenelige mål, kan rejseansvarlige opnå dem begge. Overvej at oprette overordnede retningslinjer for jeres rejse- og sikkerhedspolitik, og brug rejsegrupper og indstillinger for undtagelser til at give plads til større fleksibilitet og komfort i visse situationer.

I kan for eksempel tilføje en undtagelse for kabineklasse på flyrejser af en vis varighed eller særlige ruter for at reducere stressfaktoren ved langdistanceflyvninger. Hvis I øger prisloftet for hoteller – enten generelt eller for visse sæsoner eller regioner – kan de rejsende tage flere forhold i betragtning, når de skal vælge et hotel, såsom sundheds- og sikkerhedsprocesser eller højhastighedsinternet. Disse typer justeringer viser, at I handler i de rejsendes interesse.

Sørg for at indbygge rejsendes sikkerhed og komfort i alle rejsens trin. Erhvervsrejser handler ikke kun om at være på farten. De handler også om hele oplevelsen, fra planlægning og reservation af rejsen til at forstå rejsevejledninger, få hjælp på farten og sikre en hjemrejse uden problemer. Sådan kan I tage hånd om jeres rejsende hele vejen:

Inden rejsen: Giv jeres medarbejdere adgang til information og rådgivning under reservationsprocessen

  • En intuitiv reservationsoplevelse på tværs af alle enheder. Det kan være frustrerende for rejsende at bruge en række klodsede apps til at reservere rejser eller gennemgå omstændelige processer offline. En velkendt og intuitiv oplevelse reducerer derimod stress i forbindelse med reservationen. Reservationer via Egencia fungerer på samme måde som ved ferierejser med en problemfri oplevelse på tværs af alle enheder.
  • Søgeresultater baseret på den rejsendes præferencer. Det er besværligt og spild af tid at scrolle gennem flere siders søgeresultater under reservationsprocessen. Med Egencia Smart Mix-teknologi prioriteres søgeresultater baseret på intelligent vægtning af variabler som tid brugt på mellemlandinger og bagagegebyrer. Denne teknologi bruger maskinlæring ud fra rejsendes tidligere valg – samt deres kollegaers valg – til løbende at forbedre, hvad de rejsende får vist. Med Smart Mix kan vores kunder slippe for at scrolle og reservere hoteller på fire minutter i gennemsnit og flyrejser, togrejser og billeje på under fem minutter.
  • Indbygget rejsepolitik. Det sidste, rejsende har brug for – eller lyst til – er at lære en masse rejsepolitikker udenad. Omstændighederne er også så skiftende i øjeblikket, at rejsepolitikken bør opdateres løbende. Når I har en rejseløsning, som gør rejseansvarlige i stand til hurtigt og nemt at opdatere indstillinger, og som markerer muligheder i søgeresultaterne, der ikke overholder rejsepolitikken, hjælper I rejsende med at tage smartere beslutninger, uden at de selv skal gøre en ekstra indsats.
  • Strømlinede godkendelsesprocesser. Løsninger til risikostyring skal understøtte de rejsende, men omfattende eller komplicerede godkendelsesprocesser kan medføre unødigt besvær. Egencia tilbyder masser af fleksibilitet i forhold til jeres godkendelsesbehov, fra detaljeret godkendelse på rejse-, projekt- eller gruppeniveau til godkendelse kun for rejser, der ikke overholder rejsepolitikken. Hvis en rejsende f.eks. vil reservere en rejse til en destination, som ikke overholder rejsepolitikken, kan rejseansvarlige vælge indstillinger, som vil udløse en godkendelsesanmodning og bede om en årsag til rejsen. Rejser kan godkendes på alle enheder, hvilket gøre det hele endnu nemmere.
  • Opdaterede rejseoplysninger. Det er vigtigt for rejsende at føle sig velinformerede, hvis de skal være trygge ved at rejse. Når de reserverer, får de vist personlige og relevante varsler og vejledninger. De har også adgang efter behov til Egencia® Travel Advisorista, hvor de kan se alle aktuelle oplysninger om krav, restriktioner og retningslinjer vedrørende COVID-19 samt andre rejsevejledninger for deres destination. Rejsende skal blot indtaste deres afrejsested og destination for at få vist alle de nødvendige oplysninger. Travel Advisor gør det også nemmere for rejseansvarlige at opfylde virksomhedens sikkerhedsforpligtelse og understøtte rejsepolitikken. Rejsende kan stadig finde relevante rejsevarsler på Egencias startside.
  • Relevante hotel- og leverandøropdateringer. En anden måde at hjælpe de rejsende på er ved at give dem adgang til leverandørspecifikke oplysninger vedrørende sundheds- og hygiejneprocedurer direkte i søgeresultaterne. Denne form for overskuelighed, som er direkte integreret i reservationsprocessen, gør det nemmere for rejsende at tage informerede beslutninger, som de har det godt med.

På farten: Tag hånd om de rejsendes sikkerhed, trivsel og komfort under rejsen

  • Giv rejsende kontrol over deres rejseplan. Når omstændighederne er omskiftelige, uanset om det skyldes globale forhold eller individuelle planer, er det vigtigt at reducere rejsendes stress ved at give dem mulighed for selv at afbestille og ombooke rejser hurtigt og nemt. Egencia gør rejsende i stand til at afbestille eller ændre reservationer af fly, hotel og tog direkte på hjemmesiden, i mobilappen eller i chatten og gemmer tilgodehavender for ubrugte billetter til senere brug.
  • Giv rejsende muligheder på deres mobile enheder. Ifølge data fra Spend Journal bruger over 70% af rejsende i USA altid deres mobiltelefon, når de rejser. Det betyder, at rejsende bør have alle muligheder lige ved hånden.
    Egencias mobilapp giver rejsende adgang til alle oplysninger om rejseplanen samlet på ét sted, så de kan foretage ændringer, modtage rejsevarsler og endda tage smarte beslutninger om transport efter ankomst. Vores mobilapp viser, hvor lang tid det tager at komme fra A til B med flere forskellige transportformer – tog, bus, gang eller Uber – så rejsende har mulighed for at tage det klogeste valg.
  • Vi ordner detaljerne bag kulisserne. Hvis en rejsende bliver forsinket undervejs, har vedkommende helt sikkert ikke lyst til at bøvle med at finde et andet forbindelsesfly eller reservere et hotel. Egencias rejsespecialister holder hele tiden øje med rejseforstyrrelser og tilpasser rejseplaner for rejsende på farten.
  • Send rejsevarsler i realtid. Når en krise rammer eller er under opsejling, er det vigtigt, at rejsende får besked med det samme. Vores kriseteam holder rejseansvarlige og rejsende ajour med eventuelle forstyrrelser til en rejseplan gennem øjeblikkelige varsler på deres telefon og i mobilappen.
  • Gør det nemt at få personlig hjælp. Uanset hvor effektiv teknologien er, kan der stadig være tidspunkter, hvor rejsende foretrækker at tale med et andet menneske. Med Egencia klares det nemt via knappen Hjælp i mobilappen, som stiller support til rådighed døgnet rundt, hele året i over 60 lande og på 30 sprog.
  • Support efter behov via Egencia chat. Vores virtuelle rejsekonsulent er drevet af kunstig intelligens og hjælper rejsende med hurtigt at ændre deres reservationer, herunder tidligere og afbestilte reservationer. Chatten kan også gøre jeres rejsende mere trygge med proaktive virtuelle meddelelser om rejserelaterede vejledninger. Rejsende kan desuden overføre en chatsession til en live chat med en af Egencias erhvervsrejsekonsulenter.
  • Vær i stand til at kontakte rejsende i nødstilfælde. I krisesituationer er det afgørende, at I kan finde rejsende, hvis rejser kan være påvirket eller udsat for risici. Med Egencias sporing af rejsende kan rejseansvarlige søge efter reservationer ud fra land, by eller region. Udvidede datafiltreringsmuligheder inkluderer søgning efter navn og søgning efter reservationer foretaget hos et eller flere flyselskaber ved hjælp af oplysninger om markedsførende og codeshare-flyselskaber. I kan downloade rapporter til nem analyse, sende e-mails eller push-meddelelser i nødstilfælde til rejsende og få kvitteringer for modtagelse.

Ved hjemrejse: Reducer stress efter rejsen

  • Giv rejsende mulighed for at dele feedback. En vigtig del af rejsendes trivsel er at sikre, at de føler sig hørt – det gælder mere i øjeblikket end nogensinde. Hvis I lancerer en undersøgelse efter rejsen, kan rejsende dele deres tanker om, hvordan hele rejseprocessen kan gøres endnu mere gnidningsløs og sikker.

    Måske har de rejsende følt sig utrygge ved at bruge offentlig transport og foretrækker en højere dagspris, som giver mulighed for taxaer eller anden privat transport. Eller måske ville de føle sig mere trygge ved at reservere en flyrejse hos et flyselskab, hvor midtersæderne er blokeret. Denne type data fra den virkelige verden kan hjælpe jer med at tage beslutninger om rejsepolitikken, så rejseansvarlige kan være sikre på, at virksomheden opfylder de rejsendes behov.
  • Nemmere rejseafregninga. En af de største opgaver, rejsende står over for efter hjemrejsen, er rejseafregning. Med Egencia samles alle rejseudgifter, der opstår ved reservation via vores platform, på ét sted, hvilket markant reducerer besværet og tiden brugt på rejseafregning.
  • Nem adgang til rejsedata. Sporing af rejsende giver rejseansvarlige mulighed for at finde rejsende i realtid. Det er muligt at se aktuelle reservationer og rejseoplysninger op til 30 dage tilbage i tiden. Dette hjælper jer med jeres rapportering af risici og kontaktsporing, hvis det er nødvendigt. Med sporing af rejsende kan rejseansvarlige også se rejser, der er planlagt for et bestemt datointerval eller i en hvilken som helst fremtidig periode på 30 dage.
  • Gør det nemmere at anvende tilgodehavender fra flyselskaber og ubrugte billetter. Når rejsende er nødt til at ændre eller afbestille en flyrejse, bør de ikke have en masse besvær med at administrere tilgodehavender eller bøvle med at genvinde ubrugte billetter. Egencia gør det nemt at anvende tilgodehavender fra ubrugte billetter til nye reservationer, da de vises direkte i søgeresultaterne.

Yderligere support af rejsendes trivsel. Hvordan kan I ellers hjælpe jeres medarbejdere på erhvervsrejser i denne nye hverdag? Rejseansvarlige kan overveje at lancere en undersøgelse på tværs af virksomheden for at bede medarbejderne om en prioriteret liste over, hvordan virksomheden kan øge deres personlige sikkerhed og trivsel. Her er nogle muligheder:

  • Gratis pakker med personlige værnemidler. Hvis hygiejne og sundhed er topprioriteter blandt jeres rejsende, kan I overveje at tilbyde gratis pakker med værnemidler, inden de skal rejse. Pakken kan indeholde håndsprit, mindst tre mundbind, desinficerende servietter og en sikkerhedstjekliste inden afrejse. Mange virksomheder anser i disse dage sådanne pakker for at være lige så obligatoriske som bærbare computere.
  • Gratis testning. Hvis en rejsende vender hjem fra en rejse og er nervøs over at have været udsat for smitte, kan I overveje at tilbyde godtgørelse for en COVID-19-test.
  • Kombinerede erhvervs- og ferierejser. Erhvervsrejsende ærgrer sig ofte over, at de har så mange møder, at de aldrig rigtig har tid til at opleve destinationen. Ved at give rejsende mulighed for at føje et par feriedage eller et weekendophold til en erhvervsrejse kan de nyde stedet og reducere stress i det hele taget.
  • Sundhedsapps. En undersøgelse fra GBTA viser, at dårlig kost og manglende motion er blandt de største stressfaktorer blandt rejsende. Vi har samlet nogle tips til at holde jeres erhvervsrejsende sunde på farten, og vi anbefaler, at I laver en liste over sundhedsapps til rejsende og yder godtgørelse for eventuelle udgifter.
background-pillar-page-airstrip

Informer om jeres løsning til risikostyring

Vi har indbygget feedbackmuligheder i mange af ovenstående forslag, hvilket er afgørende, når det
handler om at hjælpe rejsende, da rejseansvarlige er nødt til at vide, hvad de rejsende vil have,
så de kan opfylde deres behov.

Det er også vigtigt løbende at formidle alle de fordele, som de rejsende
allerede nu har adgang til gennem jeres rejseløsning på en tydelig måde.

Her er de vigtigste budskaber til rejsende for at sikre, at de er klar over, hvad de har til rådighed:

Sikkerhedstips til erhvervsrejser. Giv rejsende en tjekliste inden afrejse til, hvordan de kan være sikre på farten. Her er nogle eksempler på påmindelser, I kan inkludere i jeres kommunikation:

  • Sørg for, at din telefon kan bruges i udlandet.
  • Slå notifikationer til i Egencias mobilapp.
  • Medbring håndsprit, mundbind og desinficerende servietter eller den pakke med værnemidler, du har fået udleveret.
  • Udenrigsministeriet anbefaler følgende retningslinjer i forbindelse med rejser med potentiel smittefare:
    - Bær mundbind på alle offentlige områder såsom lufthavne, togstationer og i offentlig transport.
    - Hold to meters afstand (omkring to armslængder) fra andre, også når du bærer mundbind.
    - Undgå folkemængder.
    - Vask hænder ofte og i mindst 20 sekunder, eller brug håndsprit.
    - Undgå at røre ved dine øjne, din næse og din mund.

Mobilappen. Vores app giver jeres erhvervsrejsende mulighed for selv at reservere, administrere og tjekke erhvervsrejser. Send rejsende en anmodning om at downloade appen til deres mobiltelefon (fås til Apple og Android) samt en påmindelse om alt det, de kan bruge appen til, herunder:

  • Få adgang til rejseplaner, kvitteringer og support.
    Det er nemt at ændre eller afbestille rejseplaner med personlige søgninger, nem filtrering og tydelig visning af tilgængelige faciliteter.
  • Sammenlign transportmuligheder for at finde den bedste måde at komme frem på.
  • Opnå bedre værdi til en lavere pris med særlige hotelpriser – op til 70% rabat – og yderligere faciliteter, der er tilgængelige eksklusivt i mobilappen.
  • Se og strømlin betalinger med rejseafregning og administration af kvitteringer på mobilen.
  • Få hurtigere kontakt til en rejsekonsulent – når som helst og hvor som helst ved blot at trykke på knappen Hjælp i mobilappen.

Personlig sikkerhed. Nogle rejsedestinationer kan også have mere kriminalitet i form af eksempelvis lommetyve. Udsend retningslinjer for at beskytte jeres erhvervsrejsende, som fortæller dem, hvordan de passer på deres ejendele, eller hvordan de kan undgå usikre internetforbindelser.

Brug jeres erhvervsrejsebureau. Vi er her for at hjælpe rejseansvarlige med kommunikationsværktøjer, nyttige tips til relancering af rejseløsningen og en række erhvervsrejseløsninger til at holde jeres rejsende engagerede og tilfredse.

Samarbejd med det rette erhvervsrejsebureau

Jeres erhvervsrejsebureau er en vigtig del af strategien for jeres erhvervsrejsendes trivsel. En erhvervsrejseudbyder, som kun tilbyder en reservationsapp, er ikke tilstrækkelig, når der er behov for personlig hjælp og support. Et gammeldags erhvervsrejsebureau uden effektive digitale løsninger betyder, at rejsende ikke har de nødvendige muligheder.

Egencia er en pålidelig kilde til begge dele – og mere til. Kombinationen af medarbejdere, samarbejdspartnere og en global platform til administration af rejser i verdensklasse er grunden til, at International Data Corporation (IDC) – en førende kilde til markedsindsigt inden for IT, telekommunikation og forbrugerteknologi – har udnævnt Egencia som banebryder inden for cloudbaserede applikationer til reservation af erhvervsrejser.

Mere end nogensinde før er det nødvendigt at udstyre jeres rejsende med innovative digitale muligheder og support i verdensklasse for at optimere deres trivsel og sikre, at medarbejderne føler, at de har den nødvendige kontrol, viden og support under hele rejsen.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.