Se, hvordan Egencia kan hjælpe jer med at gøre de rejsende trygge og sikre deres trivsel

Af Diana Hoffman, Director of Product Marketing

Virksomhedsledere står i dag over for en ny udfordring – at balancere virksomhedens vækst med nye overvejelser angående medarbejdernes mentale sundhed og velvære, når de arbejder hjemmefra, når de vender tilbage til kontoret, og når de rejser i forretningsøjemed.

Pandemien har taget risikostyring for rejser til helt nye højder og ændrer grundlæggende tilgangen til erhvervsrejser, muligvis for altid. Erhvervsrejser kræver nu i langt større grad viden og muligheder af virksomheden, værktøjerne til administration af rejser og rejseudbyderen.

En undersøgelse foretaget i 2020 blandt Egencias kunder viser, at næsten 90% af rejseansvarlige mener, at deres virksomheder vil genoptage erhvervsrejser på et eller andet plan inden januar 2021. I samme undersøgelse angiver en tredjedel af rejseansvarlige, at medarbejdernes manglende villighed til at rejse forhindrer, at rejserne kan genoptages. Medarbejderne er nødt til at føle sig trygge ved erhvervsrejser. Der er brug for information, der forsikrer de rejsende om, at de har den nødvendige støtte fra planlægning og reservation indtil hjemrejsen. I har til gengæld brug for øjeblikkelig indsigt, som giver jer mulighed for at foretage hurtige og velovervejede beslutninger om, hvilke rejser der skal anses som nødvendige, jeres rejseløsning og jeres rejsepolitikker.

Egencia Travel Advisor giver jer og jeres erhvervsrejsende adgang til brugbare og korrekte oplysninger om, hvordan COVID-19 påvirker rejser verden over. Dette nye værktøj giver jer øjeblikkelig adgang til:

• Data på landeniveau. Mange lande og regioner har indført rejseforbud og restriktioner for, hvem der kan rejse ind og ud af landet. Disse restriktioner kan ændre sig fra dag til dag, hvilket påvirker beslutninger om at reservere erhvervsrejser – med fly, bil eller tog.
• Oplysninger om procedurer. Procedurer omfatter standarder og krav inden for blandt andet sundhed, lægebehandling og sikkerhed, som er indført af CDC og andre lokale centre for forebyggelse og behandling af sygdomme, myndigheder, lufthavne og flyselskaber.
• Vejledende oplysninger. Restriktioner og procedurer kan hurtigt ændre sig. Når I umiddelbart kan se, hvorvidt et land er i gang med at stramme eller lempe sine restriktioner, kan I nemmere opdatere jeres rejsepolitikker.

Rejseansvarlige kan hjælpe med dette ved at sikre, at de rejsende er velinformerede om de aktuelle omstændigheder i forhold til rejser. Her er fire måder, hvorpå I kan bruge data fra Egencia og Egencia Travel Advisor til at tage bedre beslutninger om jeres rejsepolitikker og gøre jeres rejsende mere trygge ved at rejse igen.

Fremhæv betydningen af de rejsendes trivsel

Det første skridt mod at gøre de rejsende mere trygge ved at rejse er at fremhæve betydningen af deres trivsel. Få adgang til opdaterede oplysninger om procedurer, som sikrer, at I er rustede til at vise jeres rejsende, hvordan de både kan rejse og føle sig godt tilpas, samtidig med at I balancerer rejser med jeres sikkerhedsforpligtelse.

Overvej at opdatere de grundlæggende elementer i jeres erhvervsrejseløsning ved at udsende en rejsepakke og en tjekliste til de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger. Supportydelser og forsyninger er nu blandt de rejsendes minimumsforventninger, på samme måde som en computer er nødvendig for, at nye medarbejdere kan udføre deres arbejde. Jeres rejsepakke kan omfatte:

• Betaling eller godtgørelse af omkostninger til coronatest, hvis det kræves for indrejse til et land eller en delstat
• Udlevering af mundbind, håndsprit og andre beskyttelsesmidler inden rejsen
• Vejledning til reservation af sæde
• Fleksibilitet i forhold til dagspris for at sikre medarbejdernes trivsel

Hjælp rejsende med at foretage reservationer, som overholder rejsepolitikken

Lande og regioner indfører og ophæver fortsat rejseforbud og restriktioner, så jeres rejsende kan være nødt til at ændre deres rejseplaner. I de mest ekstreme tilfælde er nogle lande helt lukkede og forbyder indrejse for både indbyggere og andre passagerer. Grænser kan også være delvist lukkede med restriktioner for nogle, men ikke alle passagerer.

Data på landeniveau kan hjælpe jer med at tage bedre beslutninger om internationale rejser og indenrigsrejser og jeres rejsepolitik, hvilket også kan spare jeres rejsende for en masse potentielle frustrationer. Hvis en grænse for eksempel er helt eller delvist lukket, kan I vælge at kræve sikkerhedsgodkendelse eller indføre en bestemt rejsepolitik for det pågældende land, territorie eller område, afhængigt af den rejsendes afrejsested.

På samme måde kan data på landeniveau om destinationer med høj risiko hjælpe jer med at tage beslutninger om at øge eller reducere kontrolniveauet i rejseløsningen, for eksempel i form af obligatorisk godkendelse inden afrejse. Med Egencia er det nemt at oprette, ændre og skræddersy rejsepolitikker, såsom konfiguration af destinationer med høj risiko, hvilket giver jer mulighed for at sikre de rejsendes trivsel. Brug Egencia Travel Advisor til at holde jer opdaterede om løbende ændringer til rejsepolitikker, og angiv jeres regler for alle rejsekategorier fra én central platform. I kan også foretage øjeblikkelige ændringer til rejsepolitikker og godkendelsesindstillinger på tværs af reservationskanaler.

Opnå bedre firmaaftaler

Erhvervsrejserne er på vej tilbage, da de er et værdifuldt værktøj til at skabe vækst og afgørende for en virksomheds økonomi, hvordan medarbejderne opfatter, at deres trivsel bliver prioriteret, samt opnåelse af virksomhedens mål og medarbejderengagement. Denne næste fase inden for rejser er en mulighed for at gentænke og nulstille jeres virksomheds rejseløsning rent strategisk i samarbejde med ledelsen.

Egencia giver rejsebestillere adgang til oplysninger om procedurer i forhold til hygiejne- og sikkerhedsstandarder direkte under reservationen. I vores hjælpecenter kan I også få adgang til brugbar information om, hvordan pandemien påvirker rejser, herunder links til oplysninger om leverandørernes politikker. Når I har indblik i leverandørernes regler, kan I bedre tage beslutninger om jeres rejsepolitikker og firmaaftaler med foretrukne leverandører. Hvis I for eksempel tjekker fleksibiliteten af afbestillingspolitikker og lignende faktorer, kan I holde rejseudgifterne nede, optimere og opnå besparelser på tværs af rejseløsningen.

Mens omkostninger og overholdelse af rejsepolitikken var nøgleparametrene for succes inden coronakrisen, kræves det nu, at virksomheder udviser både etisk ansvar og empati, hvis de vil konkurrere på det globale marked. De skal prioritere de rejsendes velvære over besparelser (f.eks. gennem rejsepakker og direkte flyrejser frem for mellemlandinger). Ved at sikre at jeres rejsende har adgang til oplysninger om leverandørregler med henblik på deres velvære kan I forbedre deres oplevelse. Hvis de rejsende for eksempel ved, at hjemmekarantæne ikke er obligatorisk efter en bestemt dato, kan dette berolige dem på købstidspunktet. Nem adgang til leverandørernes sikkerheds- og destinationsoplysninger under reservationen giver ligeledes de rejsende mere viden og gør dem tryggere ved at rejse igen.

Opnå større forudsigelighed og kontrol

Pandemien har medført et dynamisk rejsemiljø, som nogle gange kræver hurtige beslutninger. Vejledende oplysninger giver jer mulighed for hurtigt at vurdere rejserestriktioner og krav for internationale rejser og indenrigsrejser og reagere på ændringer med velinformerede beslutninger. Med viden om, hvornår en regel sidst er blevet ændret, kan rejsende være trygge ved, at oplysningerne er opdaterede.

Vejledende oplysninger kan også bruges til at sende de rejsende meddelelser direkte på Egencias platformen. Hvis en bestemt lufthavn for eksempel skærper sine procedurer for sundhedsundersøgelser, kan I bruge Egencias meddelelsesfunktion til at vise en rejsepolitik i søgeresultaterne for flyrejser, der er tydelig at se for rejsende. Visuel vejledning kan både informere og vejlede rejsebestillere om de foretrukne rejsemuligheder for en bestemt rejse, som også overholder rejsepolitikken.

På samme måde kan tegn på lempede krav om karantæne indikere et behov for proaktivt at informere rejsende om bredere adgang til forskellige destinationer. I kan bruge vejledende oplysninger til at give jeres rejsende brugbare og tidssvarende opdateringer under alle rejsens faser. Med Egencia kan I sende disse opdateringer via adskillige kommunikationskanaler, herunder dynamiske meddelelser under hele reservationsprocessen og vigtige push-meddelelser til de rejsendes mobilapp.

Vejledende oplysninger giver rejseansvarlige mulighed for at hjælpe de rejsende med at tage sikre valg i overensstemmelse med rejsepolitikken før og under rejsen. Hvis der sker noget uventet, kan det også hjælpe med at sikre, at de rejsende har adgang til pålidelig og øjeblikkelig support og ekspertvejledning.

Effektivitet drevet af data

Møder ansigt til ansigt har mange fordele – innovation, diversitet, som udspringer af nye oplevelser og ny viden, og brugbar indsigt, som hjælper med at skabe relationer, der genererer mere værdi, hurtigere. Alt dette kommer nu med nye overvejelser omkring omkostninger og de rejsendes velvære.

Den rejseansvarlige har påtaget sig en forretningskritisk rolle under pandemien med fokus på de rejsendes sikkerhed og trivsel. Rejseansvarlige skal i samarbejde med ledelsen finde systematiske måder, hvorpå virksomheden kan reducere risici ved at definere nye retningslinjer for rejser. Data er afgørende for at tage velinformerede beslutninger om retningslinjer og politikker, der afspejler virksomhedens risikovillighed.

Der er ingen, som med sikkerhed kan sige, hvordan rejser tager sig ud i morgen, men én ting er sikkert: De rejsendes sikkerhed og trivsel er førsteprioritet for de fleste virksomheder. Egencia Travel Advisor leverer oplysninger med teknologidrevet effektivitet, så både I og jeres rejsende nemmere kan navigere rejser i fremtiden på en sikker måde.