Skip to main content

Erhvervsrejser og coronavirus: Administration Af Rejser Og Risikostyring, Planlægning Af Tiden Efter

Light-grey-mobility
Light-grey-mobility

Egencias guide til COVID-19 og erhvervsrejser

Vi vil gerne hjælpe jer med at forstå, hvordan coronakrisen påvirker rejsebranchen, og hvad I kan gøre for at administrere erhvervsrejser og jeres rejseløsning. Uanset om du er rejsende, rejseansvarlig eller overvejer at skifte til et nyt erhvervsrejsebureau, så har vi samlet en række nyttige oplysninger, der kan hjælpe med at håndtere erhvervsrejser og opbygge jeres erhvervsrejseløsning i denne tid.

Hvordan kan vi hjælpe jer?

Administration af erhvervsrejser:

Hvad I bør vide før og efter reservation af rejser.

Administration af risikostyring:

Implementering af best practice, hvad angår de rejsendes sikkerhed, gennem kommunikation med de rejsende, overholdelse af rejsepolitikken og rapportering.

Forberedelse til tiden efter COVID-19:

Optimering af jeres rejseløsning, rejsepolitik og risikostyring som forberedelse på genoptagelsen af rejser.

Administration af erhvervsrejser

  1. Hvornår er det muligt at tage på erhvervsrejse igen?

    Kig på de danske myndigheders hjemmesider og myndighedernes hjemmesider i destinationslandet for at afgøre, hvornår det er sikkert for virksomheden og de erhvervsrejsende at vende tilbage på farten — Hos Verdenssundhedsorganisationen (WHO) finder du anbefalinger.

    Uanset hvordan eller hvor I rejser, anbefaler vi at følge de lokale myndigheder og sundhedsmyndigheders råd, som kan indebære fysisk afstand, brug af mundbind og hyppig håndvask. Nogle virksomheder har muligvis rejsevejledninger, der går endnu længere end lokale anbefalinger eller krav.

    Hvad angår internationale rejser, er nogle grænser begyndt at åbne igen. Sørg for at læse rejsevejledninger i forhold til indrejsekrav, inden du planlægger en rejse. Brug denne sikkerhedstjekliste før afrejse til at hjælpe med at planlægge rejser. 
     
  2. Hvilke rejserestriktioner er der i øjeblikket?

    På grund af COVID-19 har mange lande indført reviderede indrejsekrav for rejsende. Kravene er forskellige og kan i mange tilfælde forbyde rejser eller påbyde karantæne efter ankomst. Indrejsekravene ændrer sig også ofte, så det er bedst at gennemgå reglerne og Egencia Travel Advisor inden reservation og igen inden afrejse. Rejserestriktionerne kan også være forskellige alt efter delstat og land.
     
  3. Hvilke politikker gælder for afbestilling af billeje, hotel og flyrejser?

    Mange flyselskaber, hoteller og biludlejningsfirmaer har oprettet særlige fleksible afbestillingspolitikker, hvis der er brug for at ændre eller afbestille rejseplaner. Læs om disse politikker for at se, hvordan du administrerer reservationer.
     
  4. Hvordan kan jeg ændre eller afbestille mine rejser online?

    Du kan ændre reservationer online eller i mobilappen ved at logge på din Egencia-konto. Hvis du skal afbestille en rejse, gennemgår denne video de forskellige trin, du skal foretage.
     
  5. Hvordan kan jeg beskytte mig selv eller de erhvervsrejsende, der skal på nødvendige rejser?

    Erhvervsrejsende bør læse disse seks tips til en sikker rejse og downloade denne tjekliste for at finde ud af, hvilke sikkerhedstips til erhvervsrejser der er gode at overveje inden næste erhvervsrejse. Du kan også logge på din Egencia-konto for at få adgang til siden med online nyheder.
     
  6. Hvordan administrerer jeg refusioner og tilgodehavender fra flyselskaber?

    Der er forskel på afbestillingspolitikker, og nogle flyselskaber har udstedt refusioner i form af tilgodehavender. Kontakt jeres Account Manager for at få oplysninger om refusioner og tilgodehavender fra flyselskaber. Sådan kan du indløse ubrugte billetter.
     
  7. Er der mulighed for at få rejseforsikring?

    Allianz, der er medlem af Egencia Advantage-programmet, tilbyder flyrejseforsikring for rejsende. Rejseforsikringer fra Allianz dækker generelt ikke coronarelaterede tab, der for eksempel skyldes myndighedsbestemte rejseforbud eller andre rejserestriktioner i forbindelse med COVID-19. Det anbefales kraftigt at undersøge eventuelle restriktioner inden køb af flybilletter.
     
  8. Er det muligt at overnatte på hotel under COVID-19?

    Hoteller verden over implementerer øgede foranstaltninger i forhold til sundhed, renlighed og sikkerhed. Vi har opdateret reservationsoplevelsen for hoteller online og i Egencias mobilapp, så det er muligt at se de sundheds- og hygiejneforanstaltninger og renlighedsprogrammer, som hotellerne har indført.

Administration af risikostyring

  1. Hvilke retningslinjer for sikkerhedsforpligtelse er der, og hvordan administrerer jeg risikostyring under COVID-19?

    Da de rejsendes sikkerhed er en topprioritet for alle rejseansvarlige, har vi samlet en liste over best practice til risikostyring i jeres rejseløsning. Egencia® Travel Advisor giver jer adgang til landespecifikke oplysninger, så I kan tage velinformerede beslutninger om jeres rejsepolitik i forhold til internationale rejser og indenrigsrejser.

    Kunder kan logge på Egencia® Travel Advisor for at finde alle de nødvendige oplysninger.

    Det er lige så vigtigt at etablere en intern kommunikationsstrategi over for rejsende. Få tips fra rejseansvarlige og erhvervsledere verden over til, hvordan I bedst kan kommunikere jeres retningslinjer for sikkerhedsforpligtelse ud til rejsende og interessenter.
     
  2. Hvad er godt at gøre, og hvad skal jeg undgå i forbindelse med administration af erhvervsrejser?

    Læs disse tips og anbefalinger til erhvervsrejser fra erfarne rejseansvarlige og Account Managers hos Egencia, der kan hjælpe jer med at optimere jeres erhvervsrejseløsning i denne tid og forberede jer på, når jeres erhvervsrejsende skal på farten igen.
     
  3. Hvordan kan jeg sørge for de rejsendes sikkerhed i min virksomhed?

    I en tid med øjeblikkelige opdateringer af rejsepolitikken og vigtig kommunikation er der masser af måder, hvorpå I kan – og bør – sørge for jeres medarbejderes sikkerhed, når de rejser. Brug denne sikkerhedstjekliste til erhvervsrejser til at finde ud af, om jeres nuværende erhvervsrejseudbyder eller interne rejseløsning hjælper jer med at yde den bedste sikkerhedsforpligtelse for jeres rejsende.

    Sørg for at dele sikkerhedstjeklisten til brug før afrejse med jeres erhvervsrejsende for at forberede dem og gøre dem mere trygge, når rejser genoptages.
     
  4. Hvordan kan rejserapportering bruges til at holde øje med konsekvenserne af coronakrisen?

    Egencia Analytics Studio kan hjælpe jer med at holde øje med reservationer af flyrejser og hoteller for at følge de økonomiske konsekvenser af COVID-19 for jeres virksomhed. Vi tilbyder også rådgivning om administration af rejser til at hjælpe jer med at måle effektiviteten af jeres rejseløsning.

    Hvis I får brug for øjeblikkeligt at lokalisere rejsende, der er udsat for risiko, kan I via Egencias sporing af rejsende se aktuelle og kommende reservationer. I kan også gennemgå de rejsendes rejseplaner for de seneste 30 dage for at få et overblik over, hvor jeres rejsende har været.

Forbered jeres rejseløsning på tiden efter COVID-19

  1. Hvordan forbereder jeg virksomhedens rejseløsning til tiden efter COVID-19?

    Jeres erhvervsrejseløsning har formentlig brug for en opdatering for at håndtere ændringerne i erhvervsrejser, når coronakrisen stilner af. Følg denne trinvise vejledning til at tilpasse jeres rejseløsning, eller se dette webinar for at sikre, at I dækker alle aspekter, også før og efter rejsen, som for eksempel fastlæggelse af nye mål og planlægning af jeres kommunikationsstrategi.

  2. Hvordan skal erhvervsrejsepolitikker tilpasses i en verden efter COVID-19?

    Det er vigtigere end nogensinde at sikre, at jeres virksomhed har en omfattende erhvervsrejsepolitik. Når I forbereder jer på at få jeres rejsende tilbage på farten efter COVID-19, kan I bruge denne vejledning til erhvervsrejsepolitikker for at understøtte behovene hos jeres virksomhed og jeres erhvervsrejsende.
     
  3. Hvordan kan jeg forberede virksomheden på erhvervsrejser i fremtiden?

    Rejsebranchen står stadig over for hidtil usete udfordringer, som vi hurtigt skal lære at håndtere sikkert og omhyggeligt. Egencia Travel Advisor leverer oplysninger om data på landeniveau og sundheds- og sikkerhedsstandarder, som kan hjælpe jer med at træffe velinformerede beslutninger, når I genoptager rejser.

    Mange rejseansvarlige er også ved at lægge planer for, hvordan virksomhedens medarbejdere kan rejse, når erhvervsrejser vender tilbage. Hør fra andre rejseansvarlige, hvilke foranstaltninger de træffer for at forberede virksomhedens rejseløsning og rejsende på erhvervsrejser, og se, hvordan leverandører ændrer deres måde at håndtere erhvervsrejser på, lige fra fokus på fleksibilitet til at sætte sundhed og hygiejne i højsædet.

    Rejseansvarlige kan slutte sig til det online fællesskab Egencia Connect Community for at udveksle erfaringer med fagfæller om at forberede virksomheden på genoptagelsen af erhvervsrejser.
     
  4. Hvilken best practice for risikostyring kan jeg implementere i virksomhedens rejseløsning til rejser i fremtiden? 

    Sørg for at have implementeret godkendelse af destinationer med høj risiko som en del af jeres rejsepolitik. Mind rejsende om at holde deres kontaktoplysninger ajour, og giv besked om, hvordan virksomheden kommunikerer med medarbejdere på farten.
     
  5. Er det en god idé at have et erhvervsrejsebureau under COVID-19?

    Det er vigtigere end nogensinde at have det rette erhvervsrejsebureau. Et erhvervsrejsebureau kan tilbyde løsninger, der passer til en virksomheds rejsebehov, og det rette erhvervsrejsebureau kan hjælpe jer med at håndtere eventuelle ændringer, der påvirker erhvervsrejser. Virksomheder har brug for, at deres erhvervsrejsebureau lytter og fornyr sig hurtigt for at understøtte de rejsendes sikkerhed, risikostyring, overblik over udgifter og besparelser. Få mere at vide om, hvad jeres virksomhed bør kigge efter, når I vælger erhvervsrejsebureau.
Black background promo blade

Hvis du ikke har fundet det, du ledte efter, er der flere oplysninger i vores hjælpecenter.

Erhvervsrejsende: Hjælpecenter vedrørende COVID-19

Erhvervsrejseansvarlige: Hjælpecenter vedrørende COVID-19

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe jeres virksomhed med at optimere sikkerhedsforpligtelsen og beskytte jeres rejsende, hvis I ikke er kunde hos Egencia. 

Looking for a travel management company that can increase travel risk management, policy compliance and more? Contact us today.