Administrer jeres erhvervsrejser under en krise

Af Tanishka Goyal, Marketing Manager Når forholdene virker så usikre, som de gør lige nu, er det nemt at komme til at tage beslutninger, som føles rigtige i nuet, men som kan skade jeres rejseløsning på længere sigt. Vi har samlet en række råd og anbefalinger til erhvervsrejser fra erfarne rejseansvarlige og Account Managers hos Egencia. Disse tips skal hjælpe jer med at optimere jeres erhvervsrejseløsning i denne usikre tid og forberede jer på, når jeres erhvervsrejsende igen skal tilbage på farten.

Hvad I kan gøre lige nu

• Reducer risikoen for jeres virksomhed og jeres rejsende: Har I stadig rejsende på farten? Brug et par minutter på at gennemgå, hvordan I kan understøtte dem og deres sikkerhed via disse løsninger til risikostyring og -administration, og få de seneste opdateringer om rejsemuligheder i Egencias hjælpecenter.
• Følg branchens anbefalinger: Deltag i et af vores virtuelle arrangementer, eller besøg siden med webinarer for at lære, hvordan jeres virksomhed kan reducere risici, opfylde jeres sikkerhedsforpligtelse og optimere rejsesikkerheden under naturkatastrofer eller en pandemi.
• Få forbindelse til dine kollegaer og Egencias ledelse: Slut dig til det online fællesskab for rejseansvarlige, Egencia Connect, for at høre, hvordan andre rejseansvarlige håndterer denne krise, dele tips og råd og finde mange nyttige ressourcer, som kan understøtte jeres erhvervsrejseløsning. Derudover kan du deltage i online arrangementer og spørgerunder med Egencias ledelse for at holde dig opdateret om de seneste rejsenyheder.
• Få et dybere indblik i specifikke emner inden for administration af erhvervsrejser: Da mange almindelige arbejdsopgaver er sat på pause, er det et godt tidspunkt at få en bedre forståelse for forskellige emner inden for erhvervsrejser, som du altid har ønsket at vide mere om. Du kan søge i vores bibliotek med videoer eller samarbejde med jeres Account Manager om f.eks. at oprette betalingsvilkår og få mest muligt ud af Egencia Analytics Studio.
• Forbered jer nu for at komme hurtigere ud af krisen:  Lidt forberedelse rækker langt i forhold til at sikre, at rejseløsningen fungerer uden problemer, når rejserne igen kommer op at køre.

1. Husk jeres rejsende på følgende:
   • Hvordan ubrugte billetter skal bruges
   • Hvornår fleksible priser skal bruges
   • Hvordan de afbestiller eller redigerer rejser online
   • Hvordan de opdaterer deres profil ved at tilføje deres mobilnummer og oplysninger om nødkontaktpersoner
2. Gennemgå jeres erhvervsrejseløsning: Jeres behov vil højst sandsynligt være anderledes efter denne krise, hvilket betyder, at det er et godt tidspunkt at tilpasse jeres rejseløsning på, gennemgå jeres retningslinjer for sikkerhedsforpligtelse og måske endda tilføje nogle bæredygtighedselementer. Gennemgå også jeres betalingsløsninger. Rejsekonti kan for eksempel bruges til at indsamle data og strømline afstemninger.
3. Forbered jer på genåbningen af rejseløsningen: Nu hvor jeres rejsende ikke er på farten i en længere periode, er det en god mulighed for at minde dem om fordelene ved at reservere online og underbygge jeres erhvervsrejsepolitik og retningslinjer. Vi har udviklet et trinvist program samt en række ressourcer, du kan tilpasse med din virksomheds logo og specifikke oplysninger.
4. Gennemgå jeres kommunikationspræferencer: Gennemgå jeres kommunikationspræferencer for at sikre, at vi kan kontakte jer og jeres rejsende med de rette oplysninger i tide. Løbende kommunikation er afgørende for at hjælpe rejsende med at holde sig opdaterede i denne tid, hvor forholdene hele tiden ændrer sig.

Hvad I ikke bør gøre lige nu

• I bør ikke deaktivere eller slette alle profiler for at blokere rejser: I stedet for at slette profiler kan I gennemgå jeres rejsepolitik for at sikre, at jeres rejsende ikke udsættes for unødvendige risici. I kan angive en rute eller en destination som værende i uoverensstemmelse med rejsepolitikken eller blokere muligheden for at reservere flyrejser til bestemte destinationer.
• Afbestil ikke alle kommende reservationer på forhånd: Mange flyselskaber, togselskaber, biludlejningsfirmaer og hoteller vil tilbyde fleksible afbestillingspolitikker og refusioner tættere på rejsedatoen, hvis rejsevejledningerne stadig er gældende. Find de seneste afbestillingspolitikker her.
• Tillad ikke reservationer via flere forskellige hjemmesider eller direkte hos leverandørerne: Sikkerhedsforpligtelsen er vigtigere end nogensinde. Når I reserverer gennem Egencia, sparer det jer ikke kun tid og penge, det sikrer også, at I kan kontakte jeres rejsende og hjælpe dem med at komme sikkert hjem igen.
• Gå ikke i panik: Tag ikke forhastede beslutninger vedrørende rejser lige nu. Der kommer til at gå noget tid, før vi vender tilbage til normale tilstande. Kontakt jeres Account Manager, inden I tager væsentlige beslutninger vedrørende jeres erhvervsrejseløsning, og deltag i spørgerunder med Egencias ledelse for at få svar på alle jeres spørgsmål.