Definitionen af nødvendige erhvervsrejser

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Prepares For Essential Business Travel

Se, hvordan Egencia kan hjælpe jer med at skabe systematiske måder, at reducere rejserisici på

Da Thomas Cook arrangerede, hvad der menes at være den første offentligt annoncerede togrejse i 18411, så han næppe sig selv som grundlæggeren af ikke-nødvendige rejser. Selvom hans pakkerejser henvendte sig til helt andre rejsende end nutidens erhvervsrejsende, er selve konceptet med at rejse, fordi man selv har valgt det, på en måde mere relevant end nogensinde.

Rejser har længe været et vigtigt forretningsværktøj til at fremme handel og bygge bro mellem økonomier. Romerriget medførte handel og dermed rejser mellem Østen og Vesten for mange århundreder siden. Det var dog generelt velhavende handelsmænd og ikke deres ansatte, som rejste verden rundt med enorme skibskufferter for at transportere deres varer.

Heldigvis har både bagage og transportformer ændret sig drastisk siden da. Flyselskabernes hurtige vækst i starten af 1920'erne gjorde rejser hurtigere – da de nu foregik på vinger frem for sejl – og et væld af nye opfindelser i de efterfølgende årtier gjorde dem mere tilgængelige.

Erhvervsrejser er i dag en udlignende faktor, som giver virksomheder på tværs af brancher mulighed for at få adgang til og konkurrere på en større markedsplads. Begrebet "erhvervsrejser" ville næppe have fremkaldt så meget som et løftet øjenbryn inden pandemien. Det har de aktuelle unikke udfordringer ændret på.

Jeg tror, at de fleste erhvervsrejsende har deres egen historie om en "nødvendig" rejse, som faktisk bare var et kedeligt og absolut ikke nødvendigt møde. Men hvad så nu? COVID-19 og de medfølgende konsekvenser for folkesundheden tvang mange virksomheder til at revurdere rejsepolitikker, definere godkendelser og fjerne uklarheder omkring overholdelse af rejsepolitikken. Nogle virksomheder begrænser eller forbyder nu ikke-nødvendige erhvervsrejser. Men hvad betyder det?

Her er fire ting, I skal overveje, når I definerer nødvendige erhvervsrejser i jeres rejseløsning.

Forstå forholdene

Lande og regioner indfører og lemper fortsat grænselukninger, restriktioner og indrejsekrav. Mens folk i kritiske jobs såsom førstehjælpsydere, bygnings- og transportarbejdere, hvis arbejde ikke er valgfrit, generelt kan færdes selv under en striks nedlukning, er dette ikke muligt for de fleste rejsende. Efterhånden som rejserestriktioner lempes, og flere og flere kan rejse frit, kan det være vanskeligt at implementere myndighedernes vejledninger i jeres rejseløsning og -politikker.

Nogle lande og regioner kræver nu, at rejsende fra andre lande og regioner skal gå i karantæne ved ankomst. Denne type krav gør det upraktisk at gennemføre erhvervsrejser til visse destinationer. På samme måde kan definitionen af "nødvendig" være forskellig alt afhængigt af landet eller regionen. I bør tjekke de relevante krav for at sikre, at jeres medarbejderes arbejde anses som nødvendigt på destinationen.

Derfor er det vigtigt, at I tager hensyn til aktuelle indrejse- og udrejserestriktioner, krav om karantæne og andre regler, når I fastlægger jeres rejsepolitikker. Brug Egencia® Travel Advisor til hurtigt og nemt at få adgang til brugbare oplysninger, som I kan bruge til at definere jeres tilladte rejser og foretage ændringer til jeres rejsepolitikker på kort eller lang sigt.

Definer "valgfrit"

En samlet kilde til pålidelige rejsevejledninger er afgørende for at komme tilbage på farten og finde rundt i de nye og mere komplekse globale rejseomstændigheder. Men selv med adgang

til pålidelige oplysninger og vejledninger, beskyttelsesmidler og andre foranstaltninger til at sikre de rejsendes trivsel, kan nogle rejsende måske være usikre på indenrigsrejser og ikke mindst internationale rejser. Måske er de selv i risikogruppen for at blive smittet med COVID-19 eller bor sammen med nogen, som er det, f.eks. på grund af alder, en sygdom eller et handicap. Ved at gøre rejser valgfrie, kræve forhåndsreservation og godkendelse og informere medarbejderne om valgfrie rejser kan I hjælpe til at sikre de rejsendes trivsel, samtidigt med at I reducerer erhvervsmæssige risici.

Undgå ekstra godkendelsesarbejde

Virksomheder har brug for kontrol og forudsigelighed – kontrol over, hvordan og hvornår deres medarbejdere rejser til bestemte destinationer, og forudsigelighed i forhold til de risici, der er ved medarbejdernes rejser.

Medarbejdere, hvis arbejde er afgørende for virksomhedens infrastruktur eller driftskontinuitet, er mere tilbøjelige til at høre under kategorien for nødvendige rejser i tider med voldsomme restriktioner. Dem, der nærmere defineres som vidensarbejdere, hører måske ikke til denne kategori.

Når I tydeligt definerer tilladte rejser, kan I skabe en hurtigere og mere effektiv administration af rejseløsningen, da I reducerer de enkelte godkenderes arbejde i forbindelse med at vurdere nødvendigheden eller det potentielle investeringsafkast. Egencia giver jer mulighed for selv at justere jeres rejsepolitik og destinationer med høj risiko for at reducere rejserisici så meget som muligt. Opret rejsepolitikker for alle rejsekategorier på et samlet sted, og foretag øjeblikkelige ændringer i jeres rejse- og godkendelsespolitikker på tværs af alle reservationskanaler.

Vær mere fleksible

Ifølge en rundspørge2 fra Global Business Travel Association siger 62% af virksomheder, at de har ændret deres rejse- og sikkerhedspolitikker, og 55% siger, at de har indført nye godkendelsesprocedurer for rejser. Når I har fastlagt jeres parametre for tilladte rejser, kan det være klogt at skabe mere fleksibilitet i jeres rejsepolitikker og godkendelsesprocesser. Dette kan hjælpe jer med at øge de rejsendes tryghed og trivsel.

Rejsende kan f.eks. føle, at de bliver taget bedre hånd om, hvis de får mulighed for at vælge et flyselskab, som begrænser antallet af passagerer eller blokerer midtersæder. De kan også foretrække at overnatte på et hotel, som kræver brug af mundbind og fysisk afstand på alle fællesarealer. Hvis I tvinger en medarbejder til at reservere ud fra prisen alene, kan det have konsekvenser, hvis medarbejderen udsættes for smitte af COVID-19.

Egencia giver jer mulighed for at oprette flere rejsepolitikker for forskellige rejsegrupper eller costcentre. I kan også bruge godkendelse til at sikre, at alle erhvervsrejser kontrolleres inden reservation eller afrejse.

Næste skridt

Jeres erhvervsrejseløsning ser sandsynligvis helt anderledes ud nu, end den gjorde i januar. Den rejseansvarliges rolle er blevet afgørende for virksomhederne, som fokuserer på at reducere risici. Rejseansvarlige har i samarbejde med ledelsen ansvaret for medarbejdernes sikkerhed og trivsel, og de skal finde systematiske måder, hvorpå virksomheden kan reducere risici ved at definere nye retningslinjer for erhvervsrejser.

Definitionen af nødvendige og tilladte rejser er en afgørende del af jeres nye retningslinjer. Få mere at vide om best practice i forhold til genoptagelsen af rejser og Egencias løsninger, der kan hjælpe jer med at støtte jeres rejsende, samtidigt med at I opnår mere forudsigelighed og kontrol i jeres rejseløsning.

1 Leicester – turismens fødeby, https://www.storyofleicester.info/city-stories/thomas-cooks-leicester/

2 https://www.gbta.org/blog/new-gbta-research-shows-coronavirus-continues-to-impact-the-business-travel-industry/

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.