En proaktiv tilgang til risikostyring: sporing af rejsende

Posted: 12 November 2020
Corporate Travel Manager Uses Travel Risk Management Solutions

Naturkatastrofer. Civile uroligheder. Globale trusler og pandemier. Verden kan være et uforudsigeligt sted at drive forretning. Derfor opfordrer Egencia til at implementere løsninger til risikostyring og rejsepolitikker. Effektiv planlægning gør rejseansvarlige i stand til at handle, uanset om der er tale om en relativt lille komplikation som f.eks. et uvejr, der forsinker en flyrejse, eller en større nødsituation.

Sporing af rejsende er et værktøj fra Egencia, som netop giver mulighed for handling.

Sporing af rejsende er en del af Egencias løsning. Værktøjet er tilgængeligt på reservationsplatformen og i mobilappen. Dermed kan I hurtigt finde ud af, hvor jeres erhvervsrejsende befinder sig og kontakte dem med det samme, hvis de potentielt bliver berørt af en hændelse i eller uden for landet.

Kriser kan opstå når som helst og hvor som helst.

Nogle nødsituationer er lokale. Et eksempel kan være en arbejdsstrejke i en storby, som fører til civile uroligheder. Ud fra reservationsdata kan sporing af rejsende hurtigt fortælle jer, hvor mange medarbejdere I har i området, og hvor de overnatter. Den rejseansvarlige kan kontakte dem direkte via e-mail eller sende push-meddelelser med risikovarsler til deres mobilapp for at hjælpe rejsende med at håndtere situationen. Det kan indebære at afbryde en rejse og arrangere hjemrejse.

Nogle nødsituationer kan opstå ét sted, men have større konsekvenser. Naturkatastrofer såsom vulkanudbrud eller tornadoer kan forstyrre flytrafikken på tværs af hele kontinenter. Sporing af rejsende giver rejseansvarlige mulighed for at søge ud fra flyselskaber, reservationskoder og individuelle rejsende for at finde dem, der potentielt er ramt af forstyrrelser, og få dem hjem så hurtigt som muligt.

Selvom det er sjældent, kan globale kriser opstå, som vi har oplevet med coronapandemien. Disse situationer er systemiske og dynamiske med mange elementer, der forskyder sig. Det er afgørende, at I handler hurtigt, for at sikre rejsendes trivsel. Sporing af rejsende kan give rejseansvarlige det nødvendige overblik over situationen og destinationen, uanset om det er på globalt eller regionalt plan eller helt ned til den enkelte by. Alle Egencias reservationsværktøjer kan bruges til at hjælpe jeres medarbejdere med at finde vej gennem virvaret.

Sporing af rejsendes søgefunktion fungerer i noget nær realtid. Værktøjet kan også bruges til at gennemgå rejser i de seneste 30 dage eller rejser, som er reserveret til de næste 30 dage, men endnu ikke påbegyndt. Denne fremadskuende funktionalitet giver den rejseansvarlige mulighed for at benytte en reaktiv eller proaktiv tilgang til risikostyring. Når I har administration af rejseforstyrrelser lige ved hånden, kan I reducere eller endda eliminere nogle risici, efterhånden som globale hændelser udvikler sig. Rejseansvarlige har de samme muligheder, uanset om de sidder ved deres skrivebord og tjekker Egencias platform, eller de sidder på en restaurant og bruger mobilappen.

Støt de rejsende i realtid

Sporing af rejsende følger også jeres rejsende via vores mobilapp. Rejseansvarlige kan sende en meddelelse ved det første tegn på problemer, og rejsende kan bruge funktionen Hjælp til at kontakte en rejsekonsulent efter at have modtaget et varsel og blive ringet op, ofte inden for få minutter. 

Mellem juni 2018 og juli 2019 besvarede Egencias teams 9,5 millioner henvendelser fra rejsende verden over. Egencias medarbejdere overvåger konstant globale rejser og står klar til at hjælpe, hvis der opstår en nødsituation. Vi stiller ressourcer til rådighed for vores kunder, så de kan tage hånd om deres rejsendes sikkerhed på hjemrejsen.

Ved at oplære jeres medarbejdere i sporing af rejsende og andre tilgængelige tjenester til risikostyring kan I gøre de rejsende trygge. Det er en del af den overordnede sikkerhedsforpligtelse hos rejseansvarlige og virksomheder. Denne oplæring bør også omfatte at samle reservationer på Egencias platform. Kun rejser, der reserveres via Egencia, vises i sporing af rejsende. Rejseplaner, der reserveres på andre måder, vil ikke være synlige. Rejseansvarlige vil ikke være i stand til at finde rejsende eller sende vigtige meddelelser til dem. Sporing af rejsende bliver en anden måde, hvorpå rejseansvarlige kan opfordre til overholdelse af reservationsprocesserne.

Erhvervsrejser er et vigtigt strategisk værktøj til at skabe fremdrift i den globale økonomi. Sporing af rejsende er en afgørende måde at reducere risici på og supplerer en løsning til risikostyring, der omfatter effektive rejsepolitikker, rejseforsikring m.m.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.