Risikovurdering af rejser – hvorfor og hvordan bør det gøres?

Posted: 09 November 2020
Travel Manager Conducting Travel Risk Assessment

I gamle dage var rejsende afhængige af kort, som kun viste områder, der allerede var blevet opdaget og kortlagt. På disse kort var der ofte billeder af sagnomspundne monstre som ildspyende drager på land og havuhyrer med tentakler til søs for at indikere faren ved at rejse ind på ukendt territorium. Man kan sige, at det var datidens form for risikovurdering.

Moderne erhvervsrejsende frygter måske ikke monstre og uhyrer, men de står over for reelle potentielle risici, herunder:

  • Naturkatastrofer
  • Strejker
  • Civile uroligheder
  • Nødsituationer vedrørende folkesundheden
  • Transportforstyrrelser
  • Sundhedskriser

Disse og andre situationer kan påvirke medarbejdernes sundhed og trivsel på erhvervsrejser. Risikostyring er en proaktiv og pålidelig helhedsløsning, som beskytter jeres medarbejdere mod rejserelaterede risici. Beskyttelsen af jeres medarbejdere er en beskyttelse af virksomhedens samlede overlevelsesevne. Risikostyring er en effektiv og programstyret måde, hvorpå virksomheden kan opfylde sin sikkerhedsforpligtelse for at beskytte medarbejderne, når de rejser på vegne af virksomheden. Når rejsende ved, at der er en plan for at reducere risici og reagere på skiftende omstændigheder, kan de føle sig mere trygge ved at forlade deres hjem for at forhandle med og yde service til kunder.

Hvilke sikkerhedsrisici er der for jeres erhvervsrejsende?

Risikovurdering af rejser

Nogle rejserisici er systemiske såsom en usikker politisk situation, der kan skabe uro i et land. Andre er specifikke hændelser som f.eks. en orkan i Den Mexicanske Golf eller en strejke blandt transportarbejdere i Paris. Endnu andre er mere personlige sundhedsrisici for den rejsende. Det kan være COVID-19 eller andre infektionssygdomme, der kræver en vaccine i visse regioner. Miljøbetingelser kan også påvirke rejsende, der har en sygdom eller lidelse (f.eks. dårlig luftkvalitet og lungesygdomme).

En risikovurdering af rejser er en detaljeret analyse af de potentielle risici, erhvervsrejsende kan stå over for på en rejse. Denne vurdering udgør grundlaget for risikostyring og den driftsmæssige planlægning for at hjælpe rejsende med at undgå problemer eller komme sikkert hjem.

Hvad er jeres udgangspunkt? Tænk på jeres typiske indenrigsrejser og internationale rejser. Hvor er jeres rejsende rejst hen før i tiden? Hvis jeres virksomhed eksempelvis er inden for den finansielle sektor, kan I kigge på risiciene for de store finansielle forretningscentre verden over såsom London og New York. Er jeres virksomhed en global producent? Få overblik over placeringen af jeres fabrikker. Har I nøglekunder, som I regelmæssigt yder service til? Dette er oplysninger, som jeres erhvervsrejseudbyder bør kunne give jer.

Med dette kort over destinationer har I et grundlag, som I kan arbejde ud fra. Hvilke høje risici eller rejsevarsler er typisk knyttet til disse destinationer, f.eks. orkaner i visse kystområder eller skovbrande i andre?

Mens I stiller skarpt på disse risici, skal I huske, at slutningen af vurderingsfasen udgør begyndelsen på tilpasningen af jeres rejsepolitik. Her gennemgår den rejseansvarlige – i samarbejde med andre interessenter som HR og ledelsen – de eksisterende rejsepolitikker og processer med det formål at reducere disse risici. Måske er I nødt til at begrænse rejser under visse omstændigheder eller til specifikke destinationer. Måske skal nogle rejser have ekstra godkendelsesniveauer for at vurdere, hvor vigtige de reelt er for virksomheden. I nogle byer kan I udvide, hvilke typer overnatningssteder der overholder rejsepolitikken for at sikre, at medarbejderne ikke skal overnatte i indre by og dermed kan undgå uroligheder.

Når I har fundet ud af alt dette, er I stadig ikke helt færdige. I skal nu informere jeres rejsende om disse risici og rejsepolitikker. En stor del af informationen kan integreres i reservationsværktøjerne, så rejsende får et varsel, når de påbegynder deres rejseplaner. I kan også gøre opmærksom på ændringer i rejsepolitikken ved at holde et kort oplæg på forskellige personalemøder, hvor I kan forklare årsagen til ændringerne i detaljer og forsikre de rejsende om, hvordan I håndterer risici.

Rejseansvarlige må også være opmærksomme på, at rejserisici er dynamiske. Risikoniveauer kan stige og falde. En vigtig destination kan være sikker det meste af året og blive ramt af en naturkatastrofe, som øjeblikkeligt øger risikoen. I skal etablere en vurderingsproces for at holde jer opdaterede. Det omfatter en kommunikationsplan for eventuelle ændringer i rejsepolitikken samt rejseråd og tips til at hjælpe rejsende i nød, efterhånden som situationen udvikler sig.

Erhvervsrejsebureauets rolle

En af hovedreglerne ved risikovurdering af rejser er at centralisere alle jeres reservationer gennem en enkelt erhvervsrejsepartner som Egencia. Dette giver jer ét sted at lokalisere jeres medarbejdere, når en krise rammer. I en regulær krise udvider jeres erhvervsrejsepartner betydeligt de ressourcer, I kan bruge til at få folk sikkert hjem. Egencias sporing af rejsende fortæller jer eksempelvis, hvor jeres rejsende befinder sig, når en nødsituation opstår.

Egencias online platform og mobilapp kan implementere rejsepolitikker direkte i reservationsprocessen. Rejsepolitikker kan nemt skaleres, og udvidede godkendelsesprocedurer kan indføres for bestemte rejser. Hvis situationen kræver det, kan nogle destinationer også blokeres midlertidigt.

Egencias mobilapp udgør et andet værktøj til risikostyring. Vi kan varsle rejsende om nyheder, der kan berøre dem, så de straks kan begynde at træffe foranstaltninger. Vi tilbyder desuden tips og varsler for bestemte destinationer.

Hold jer opdaterede, og opnå succes

Jeres erhvervsrejsebureau kan og bør være en vigtig del af at gøre risikovurdering af rejser til en løbende proces frem for et engangsforetagende. Hos Egencia overvåger vi hele tiden data og udnytter ressourcerne fra Expedia Group, som råder over data fra hele rejsebranchen og ikke kun erhvervsrejser.

Risikovurdering af rejser er en løbende proces. Vi hjælper jer med at spotte nutidens drager og søuhyrer, så jeres rejsende kan undgå dem.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.