Vejledninger og varsler: Hvad jeres erhvervsrejsende skal vide

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Uses Corporate Travel Advisories

I et nyligt blogindlæg fortæller jeg om, hvordan rejseansvarlige kan bruge data fra rejsevejledninger til at tage velinformerede beslutninger om rejsepolitikken, øge forudsigelighed og kontrol i rejseløsningen og vejlede rejsende til at tage bedre valg i overensstemmelse med rejsepolitikken. I denne artikel kigger vi på, hvordan jeres rejsende kan bruge rejsevejledninger og Egencia® Travel Advisor til at forberede sig på deres kommende rejseplaner og rejser.

Lad os dog først kigge på forskellen mellem varsler og vejledninger, og hvorfor myndighederne udsender dem.

Rejsevarsler

Rejsevarsler udsendes ofte af ambassader og konsulater i forbindelse med specifikke sikkerhedsforhold. De omhandler kortvarige hændelser, som rejsende bør kende til, f.eks. en stor offentlig begivenhed.

Rejsende kan bruge varsler til at tage beslutninger om deres reservationer. Hvis der f.eks. er planlagt en demonstration i en bestemt del af byen, vil den rejsende nok foretrække at reservere et hotel uden for dette område.

Egencia udsender proaktivt rejsevarsler dagligt til rejseansvarlige, som fremhæver sikkerhedsforhold og hjælper jer med at tage beslutninger om rejsepolitikken. Rejsende modtager detaljerede varsler via Egencias mobilapp på deres telefon inden for en time efter hændelsen. Derudover har I og jeres erhvervsrejsende altid adgang til rejsevarsler på Egencias startside samt flere detaljerede oplysninger, som opdateres næsten øjeblikkeligt, via Egencias online side med rejsenyheder.

Når en midlertidig hændelse udvikler sig til en længerevarende situation, udsender myndighederne en rejsevejledning.

Rejsevejledninger

Rejsevejledninger udsendes for at informere borgere om mere specifikke og langsigtede risici. De kan gælde for byer, lande eller andre geografiske områder og omhandle voldsomt vejr, naturkatastrofer, masseprotester eller civil uro, terrorisme og problemer vedrørende folkesundheden såsom COVID-19. Rejsevejledninger kan ændre sig ofte afhængigt af forholdene, men de kan også forblive uændrede i uger eller måneder.

Risikoniveauer, som generelt går fra at råde rejsende til at udvise forsigtighed til at fraråde rejser helt, bruges til at angive alvorsgraden af den pågældende vejledning. Det er værd at bemærke, at efterhånden som smittespredningen af COVID-19 ændrer sig, kan en bestemt by eller et område have et højere risikoniveau end resten af landet.

Rejsevejledninger kan normalt ikke forbyde indrejse til en bestemt destination ved lov. Derfor er det vigtigt at sikre, at jeres rejsepolitikker og godkendelsesprocesser er opdaterede og afspejler rejseløsningens aktuelle definition af nødvendige og tilladte erhvervsrejser. Læs om best practice for at definere nødvendige vs. ikke-nødvendige rejser.

Egencia® Travel Advisor

COVID-19-pandemien har medført, at mange myndigheder udsender rejsevejledninger og indfører særlige krav såsom 14 dages karantæne efter ankomst og brugen af beskyttelsesmidler. Rejser har ændret sig, og det er vigtigt for jer og jeres rejsende, at I planlægger frem I tiden, så de kan ankomme forberedt. Egencia Travel Advisor er et værktøj, som I og jeres rejsende kan bruge til at finde ud af mere om rejsevejledninger under COVID-19, herunder regler for destinationer og retningslinjer for sundhed og sikkerhed.

Da restriktioner kan ændre sig fra dag til dag, opfordrer vi rejsende til at tjekke Egencia Travel Advisor, inden de reserverer, og igen inden de rejser. Her er fem ting, vi anbefaler, at I husker jeres erhvervsrejsende på, når de skal rejse igen:

  1. Indrejsekrav- Mange lande og regioner har indført rejseforbud og restriktioner for, hvem der kan rejse ind og ud af landet. Nogle lande har begrænset indrejse kun for statsborgere, personer med fast bopæl og særlige visa eller folk i kritiske jobs. Indrejsekrav kan ændre sig ofte, hvilket påvirker beslutninger om at reservere erhvervsrejser – med fly, bil eller tog. Rejsende er nødt til at vide, hvorvidt de kan rejse ind i et land eller et område, inden de reserverer og rejser.
  2. Transitrestriktioner – Nogle lufthavne har indført krav i forbindelse med transit mellem destinationer. Transit i en lufthavn kan f.eks. kun være tilladt, hvis den rejsende ikke skal igennem immigrationskontrollen. Rejsende er nødt til at vide, om disse restriktioner gælder for deres rejse, så de kan reservere og planlægge derefter.
  3. Regler for karantæne: Rejsende kan være nødt til at gå i karantæne ved ankomst. I nogle tilfælde skal de fremvise bevis på, hvor de vil gå i karantæne, og hvordan de vil få adgang til mad og forsyninger uden at kunne gå ud for at købe ind. Andre lande kræver overvåget karantæne, hvilket betyder, at rejsende skal isolere sig på et bestemt værelse i en overvåget facilitet under deres ophold.
  4. Sundhedsdokumentation: Krav til sundhedsdokumentation kan omfatte bevis på en negativ test for COVID-19, som er udstedt inden for en bestemt periode inden afrejse, og nogle lande kræver testresultater fra et medlemsland eller en certificeret instans. På samme måde kan nogle lande kræve, at rejsende bliver testet for COVID-19 ved ankomst.

    Mange destinationer kræver også, at rejsende, herunder indbyggere, udfylder en formular til lokalisering af passagerer inden afrejse. Oplysningerne i formularen bruges til at kontakte rejsende, hvis de, eller nogen de har været i kontakt med under rejsen, udvikler symptomer på COVID-19. Myndigheder bruger også disse oplysninger til at kontrollere rejsende i karantæne. Formularer er generelt obligatoriske, også for rejsende som ikke skal i karantæne ved ankomst, og der kan udstedes bøder, hvis rejsende ikke præsenterer en udfyldt formular.

  5. Mundbind: Nogle byer kræver, at rejsende skal bære mundbind på alle tidspunkter, hvor de befinder sig i offentlig transport eller på offentlige områder, hvor det ikke er muligt at opretholde fysisk afstand. Hvis I har disse oplysninger på forhånd, kan I hjælpe rejsende med at planlægge derefter og pakke alle de nødvendige forsyninger til deres erhvervsrejse.

Når de kender forskellen på et rejsevarsel og en rejsevejledning, kan jeres rejsende bedre forstå, hvad de skal overveje inden deres næste rejse. Egencia Travel Advisor er et godt udgangspunkt, da jeres rejsende her kan finde de oplysninger, de har brug for til at planlægge og forberede indenrigsrejser og internationale rejser. Ved at dele denne ressource med jeres rejsende samt vores guide til COVID-19 og erhvervsrejser og ofte stillede spørgsmål kan I hjælpe dem med at holde sig opdaterede, så de kan rejse trygt, vel vidende at der er taget hånd om dem undervejs.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.