Optimismen er stigende i forhold til at genoptage erhvervsrejser.

79% af rejseansvarlige og medlemmer af Global Business Travel Association siger, at de ville være "meget trygge" eller "trygge" ved at rejse, når de er blevet vaccineret mod COVID-19. 55% af rejseansvarlige siger, at erhvervsrejsende er "villige" eller "meget villige" til at tage på erhvervsrejser, hvilket er en stigning fra 49% i starten af 2021^[1].

Her er syv vigtige trin til at genoptage erhvervsrejser i jeres virksomhed.

1. Definer tilladte rejser

Nogle virksomheder har indført, at kun "nødvendige rejser" er tilladt i øjeblikket. Men hvad er nødvendige rejser? Der findes ikke noget klart svar, og det skaber forvirring. 

Smarte virksomheder har implementeret en mere tydelig definition af acceptable erhvervsrejser. I kan for eksempel bruge definitionen af tilladte rejser fra eksperterne hos FESTIVE ROAD. Deres dokument "Permissible Travel Framework" er blevet brugt (og udbygget) af hundredvis af rejseansvarlige og definerer rejser under pandemien som følger:

Virksomhedens tryghed x De rejsendes tryghed x Regeringens tilladelse = Tilladte rejser

Næste trin: Det første vigtige skridt mod at genoptage rejser er at samarbejde med kolleger og interessenter (såsom afdelingerne for jura, HR, IT, risiko, sikkerhed og indkøb samt ledelsen) for at definere, hvordan tilladte rejser ser ud i jeres virksomhed. De vigtigste spørgsmål, I bør stille jer selv, er inkluderet i det gratis dokument Permissible Travel Framework. 

Virksomhedens tryghed handler om, hvilke rejser virksomheden tillader. Dette dækker over, hvilke typer rejser der er tilladt, hvor det er tilladt at rejse hen, og hvordan dette skal gøres for at reducere risici. De rejsendes tryghed handler om, hvad medarbejderne er villige til. Regeringens tilladelse handler om, hvilke rejser der er tilladt i henhold til lovgivningen, herunder med tanke på alle destinationer under rejsen.

2. Klarlæg værdien af erhvervsrejser

Er rejsebudgettet i jeres virksomhed blevet reduceret markant? Vil virtuelle møder være standarden for møder inden for den nærmeste fremtid? Hvis det er tilfældet i jeres virksomhed, hvordan er det så muligt at fremhæve værdien af hver en krone, der bruges på erhvervsrejser, med hensyn til resultatet?

En undersøgelse fra Harvard Business Review^[2] kan hjælpe. 81% af erhvervsledere siger nemlig, at erhvervsrejser skaber "større empati for kunder og kolleger". Dette medfører konkrete fordele såsom øget samarbejde, mere innovation og bedre kunderelationer. Denne undersøgelse viser også bemærkelsesværdige, målbare fordele, hvor virksomheder, der bruger rejser som et strategisk værktøj – frem for en udgift, der skal reduceres – oplever følgende:

• 2,4 gange større kundeloyalitet
• 2,2 gange bedre hastighed til marked
• 2 gange højere markedsandel
• 1,6 gange større rentabilitet og mulighed for at introducere nye produkter/tjenester

Næste trin: I samarbejde med kolleger og rejsende kan I spørge, hvilke forretningsresultater de forskellige typer rejser skaber i jeres virksomhed. Prøv at definere, hvilke typer rejser der skal fastholdes, og hvad der kan foregå virtuelt.

3. Opdater rejsepolitikken

Det er tid til at opdatere rejsepolitikken og sikre, at den afklarer følgende:

• Hvilke typer rejser er tilladt, hvornår, hvor og for hvem?
• Er rejsegodkendelser og reservationsprocesser blevet implementeret (eller ændret), og hvis ja, hvordan?
• Hvilke ressourcer stilles til rådighed for at hjælpe både rejsende og godkendere med at vurdere, om en rejse kan gennemføres, f.eks. ved at bruge Egencia^® Travel Advisor til at tjekke specifikke rejserestriktioner for afrejsested og destination?
• Er der procedurer i virksomheden, som skal følges inden, under eller efter rejsen, f.eks. en negativ PCR-test inden afrejse eller obligatorisk karantæne efter hjemrejsen?

Næste trin: Gennemgå og implementer jeres opdaterede rejsepolitikker i samarbejde med jeres Account Manager hos Egencia. Vi kan hjælpe jer med at sikre, at jeres rejsende er informeret om jeres rejsepolitik, uanset om de reserverer online, offline eller via mobilen hos Egencia. Husk på, at på grund af pandemiens dynamiske karakter (blandt andet i form af lovgivning og anbefalinger, der hele tiden ændrer sig) er det vigtigt at anse jeres rejsepolitik som et levende dokument, der regelmæssigt skal opdateres.

4. Rejsegodkendelse

Forhåndsgodkendte rejser er blevet normen under pandemien, og 55% af virksomheder har indført godkendelsesprocesser^[3]. Dette giver rejsende og rejsegodkendere mulighed for at vurdere risici og fordele, inden de reserverer en rejse.

Godkendelsesprocessen skal afspejle jeres rejsepolitik og jeres definition af tilladte rejser.

Næste trin: Find frem til de vigtigste kriterier for jeres godkendelsesproces, f.eks. oplysninger om afrejsested og destination, årsag til rejsen, udgifter, rejsens forretningsfordele m.m. Anvend Egencias indstillinger til at oprette unikke rejsepolitikker, der opfylder behovene hos jeres rejsegrupper eller costcentre. Denne type fleksibilitet er med til at sikre, at den rette rejsepolitik gælder for den rette rejsende i forbindelse med hver rejse.

5. Kommunikation med rejsende

Selv erfarne rejsende kan være usikre på rejser under pandemien. Skal de testes for corona inden afrejse? Hvilke sikkerhedsforanstaltninger gælder under rejsen? Hvordan har oplevelsen i lufthavnen og om bord på flyet ændret sig?

Rejsende har rigtig mange nye spørgsmål til rejser. Jo mere information og support, I kan give dem, jo mere trygge vil de være ved at tage på farten igen.

Næste trin: Hvis I ikke allerede har bedt om de rejsendes input, er det tiden nu. Foretag en undersøgelse blandt en gruppe rejsende via interviews eller spørgeskemaer for at få kendskab til deres spørgsmål om rejser i forbindelse med jeres rejseløsning. Herunder er en række eksempler på spørgsmål, og I finder flere i Festive Roads Permissible Travel Framework.

• Er du tryg ved at rejse igen?
• Hvad, hvis noget, kunne forhindre dig i at rejse?
• Mener du, at rejser er afgørende for dit arbejde? Hvis ja, hvordan?
• Hvordan har det påvirket dit arbejde, at du ikke har haft mulighed for at rejse?
• Forudser du, at der opstår nye behov for support inden, under eller efter rejsen?
• Hvis du har rejst under coronapandemien, følte du dig så sikker under din rejse?
• Hvordan kommunikerer virksomheden bedst muligt med dig om rejser?

Når I har fundet frem til, "hvad" der skal kommunikeres, kan I tænke over "hvordan" og "hvornår". Pushmeddelelser kan være nødvendige i forbindelse med hasteoplysninger (såsom ændringer til rejseplanen i sidste øjeblik) eller for at håndtere nødsituationer. Det kan være en hjælp at overveje, hvordan I kan strømline jeres kommunikation, når I og de rejsende har mest brug for det. Virksomhedens intranet kan indeholde vejledende dokumentation og tjeklister. I kan bruge Egencias sporing af rejsende til at sende e-mails eller pushmeddelelser direkte til rejsende, hvis rejser kan være berørt af en uventet hændelse.

6. Nye standarder > nye leverandører?

Rejseleverandører indfører nye standarder for at opretholde supportniveauet. Vi kan se to vigtige emner, der tager form:

• Nye sundheds- og hygiejneprocedurer, for eksempel kravet om at bære mundbind under rejsen
• Mere fleksible handelspolitikker til at håndtere reservationsændringer, tilgodehavender og refusioner

Nogle af disse standarder kan være styret af myndighederne, men de fleste afhænger af de enkelte leverandører. Rejseansvarlige ønsker typisk at samarbejde med leverandører med grundige hygiejneprocedurer og fleksible handelspolitikker.

Næste trin: Visse hygiejne- og handelsaspekter af rejsepolitikken kan filtreres i de mere moderne reservationsværktøjer. Det kan eksempelvis være kun at tillade reservationer, når billetten kan ændres eller refunderes. Egencia hjælper jer med at finde og vælge de leverandører, som giver mest mening for jeres virksomhed.

7. Kommer snart: data om test og vacciner

Kravene til rejserelaterede coronatest eller vacciner ændrer sig hele tiden.

Det er vigtigt at tale med HR, IT og den juridiske afdeling om behovet for at registrere data om test og vacciner. Understøtter virksomheden dette? Hvordan lagres og beskyttes disse data? Vil virksomheden kræve, at rejsende har fået en negativ coronatest eller er blevet vaccineret?

Der findes ny teknologi, som gør det muligt for rejsende at gemme test- og vaccineoplysninger på deres mobilenhed. IATA Travel Pass og CommonPass er et par eksempler, som begge er ved at blive testet hos flere flyselskaber.

Næste trin: Hold jer opdateret om emnet. Test og vacciner ser ud til at være den mest sandsynlige løsning, når det kommer til at genoptage rejser i stor stil, men kravene vil variere alt efter marked og leverandør. Brug Egencia Travel Advisor til at få adgang til aktuelle oplysninger om coronatest og andre krav på jeres rejsendes destinationer. Læs også vores samtale med William Hauptman, der er medicinsk direktør hos International SOS, og Bruce McIndoe, der er grundlægger af WorldAware, hvor vi taler om vaccinens rolle inden for administration af erhvervsrejser.

Vil du gerne vide mere?

Udfyld formularen for at downloade whitepaperet om genoptagelse af tilladte rejser.

_Kilder:

^[1] _{GBTA Poll: Vaccine a Game-Changer for a Return to Travel, GBTA, den 18. februar, 2021}

^[2] _{Travel Culture: Your Innovation and Growth Advantage, Harvard Business Review, 2019}

^[3] _{New GBTA Research Shows Coronavirus Continues to Impact the Business Travel Industry, den 10. marts, 2020}