5 trin til, hvordan du administrerer ændringer i dit rejseprogram

Fra en ny rejsepolitik til et nyt reservationsværktøj – enhver implementering kræver grundig planlægning

Rejsebestillere og Travel Managere skal ofte administrere ændringer. Det kan f.eks. være en ny rejsepolitik, en ny reservationsprocedure, implementering af et nyt erhvervsrejsebureau eller en ny leverandør. Hver enkelt situation kræver særlige overvejelser, men der er nogle generelle principper, der altid gør sig gældende, så du kan sikre, at ændringer til et rejseprogram implementeres så effektivt som muligt.

1. Forklar baggrunden for ændringen

Mennesker er mere villige til at acceptere en ændring, hvis de forstår, baggrunden for ændringen. Det er derfor vigtigt at forklare, hvorfor en ændring implementeres. Dette er især vigtigt, hvis du skal overbevise ledelsen om fordelene ved ændringen, så dit initiativ kan få støtte fra chefniveau. Uanset om der er tale om et nyt erhvervsrejsebureau eller en ny rejsepolitik, vil enhver ændring af struktur, værktøjer eller leverandører have omkostninger og fordele.

• Indsaml de data, der er nødvendige for at lave en case. Hvis du overvejer at ændre din rejsepolitik fra Business Class til Premier Economy for at spare penge, bør du udregne den forventede besparelse baseret på rejsernes priser og antallet af forventede rejser.
• Mens nogle af disse omkostninger og fordele er kvantificerbare, vil andre faktorer, såsom hvordan ændringen påvirker rejsende, ikke kunne måles på samme måde. Hvis du tror, at rejsekomforten er en klar fordel ved ændringen, bør du sørge for at fremhæve, hvilke fordele ændringen medfører for virksomheden som helhed.

Det er vigtigt, du ved, hvilke omkostninger og fordele ændringen medfører, før du træffer den endelige beslutning og fortæller andre om ændringen.

2. Involver andre interne interessenter

Identificer de personer i virksomheden, der vil blive påvirket af ændringen.

• Der er som regel flere, der er ansvarlige for virksomhedens rejsepolitik. Andre afdelinger såsom Økonomi og HR har ganske givet en mening om de forventede ændringer. Ændringer til en IT-platform kan tage tid, så det er vigtigt, du sørger for at kontakte IT-afdelingen så tidligt i processen som muligt. Ved at involvere andre personer via projektgrupper eller komitéer kan du tilføre ny viden og øge medarbejderengagementet.
• Ændringen kan påvirke forskellige afdelinger på forskellig vis. Det kan for eksempel være, at langdistancefly med mellemlandinger på økonomiklasse tiltaler økonomichefen, mens direkte fly på Business Class er bedre for de ansattes velvære. Ændringen vil også påvirke erhvervsrejsende. Deres input er ikke kun altafgørende i forhold til at indsamle oplysninger, men også i forhold til at øge engagementet, hvilket vil gøre det nemmere at implementere andre ændringer i fremtiden. Spørgeundersøgelser blandt erhvervsrejsende og god kommunikation er oplagte teknikker til indsamling af feedback, som samtidig er med til at øge engagementet blandt de ansatte.

3. Kommunikation

Medarbejderengagement spiller altid en vigtig rolle, men det er især vigtigt i forhold til ændringer i virksomhedens rejsepolitik, procedurer eller leverandører. Det skyldes, at erhvervsrejser ikke bare er en vare, men har et emotionelt, menneskeligt aspekt.

• Kommunikationsplaner kan indebære oplysninger på hjemmesider, via e-mails eller direkte i reservationsværktøjet, men integrerede planer, som også inkluderer fokusgrupper og personlige møder med hyppigt rejsende og rejsebestillere for at forklare ændringen, kan være afgørende for, at planen fungerer effektivt.
• Sørg for, at du har en plan for, hvordan du informerer de involverede parter om konsekvenserne af ændringen, og hvordan de kan få træning/hjælp, hvis de har brug for det. Det er muligvis ikke nødvendigt at træne alle; i nogle tilfælde kan det være mere effektivt at træne få rejsebestillere, som efterfølgende kan oplære andre rejsebestillere.

4. Udarbejd en plan

Hvis du er ansvarlig for ændringen fra start til slut, og ikke kun for at implementere ændringen, bør du udarbejde en plan, som indeholder en tidsplan, der beskriver alt fra introduktion af ændringen til den endelige implementering.

• Støtte fra chefniveau er altafgørende for, at nye initiativer accepteres. Opret en forretningsplan for at opnå denne støtte.
• Husk, at du bør inkludere eventuelle omkostninger forbundet med ændringen i forretningsplanen, uanset om ændringen indebærer en ny leverandør eller et nyt online reservationsværktøj.
• Hvis ændringen involverer at opsige samarbejdet med en strategisk leverandør og introducere en ny leverandør, bør du både tænke over, hvordan den nye leverandør introduceres, og hvordan samarbejdet med den gamle leverandør afsluttes med så få forstyrrelser som muligt for virksomhedens ansatte.
• Ved alle større ændringer bør der udarbejdes en plan for, hvordan omkostningerne og fordelene forbundet med ændringen måles med jævne mellemrum både før, under og efter implementeringen.
• Alt afhængig af ændringens karakter kan det være nødvendigt at tage højde for oplæring af personale samt løbende support. Hvis du for eksempel planlægger at installere et nyt online reservationsværktøj, hvordan skal brugere så oplæres, og hvordan sikrer du, at de har adgang til løbende support?
• Enhver ændring af et rejseprogram skal selvfølgelig også tage det menneskelige aspekt i betragtning – et aspekt, som ikke kan måles. I modsætning til andre varer har rejser en direkte påvirkning på mennesker, og det er derfor vigtigt at tage hensyn til de rejsendes følelser.

5. Implementer den nye strategi

Ovenstående udgør det grundlæggende arbejde i forhold til at lette konsekvenserne af ændringen for de involverede parter, men arbejdet slutter ikke med implementeringen. Det kræver engagement, motivation og tålmodighed at acceptere ændringerne og finjustere dem efter behov, især hvis der er tale om et samarbejde med nye leverandører. Derfor er det vigtigt, at du fortsat følger den del af planen, der involverer interne interessenter. Sørg for, at kommunikationen går begge veje, for eksempel ved brug af spørgeundersøgelser blandt erhvervsrejsende. Det er hårdt arbejde, som kræver meget tid, men det hjælper dig med at lede ændringen på en nem og konsekvent måde, som samtidig øger engagementet i virksomheden.