Det kan føles vanskeligt at vælge den rette betalingsmetode til jeres erhvervsrejseløsning. Der er masser af muligheder, hver med deres fordele og ulemper. Dertil kommer, at de forskellige valgmuligheder kan fungere for jeres virksomhed i forskellige perioder. Den betalingsmetode, som dækker virksomhedens behov i begyndelsen, fungerer muligvis ikke lige så godt, når virksomheden har vokset sig større og udviklet sig.

Vi kan hjælpe. Vi har sammensat en omfattende liste over de forskellige betalingsmetoder, der er til rådighed. Derudover har vi har analyseret, hvordan betalingsmulighederne fungerer på en række områder, herunder overholdelse af rejsepolitikken og afstemning af udgifter, for at hjælpe jer til at vælge, hvad der er bedst for jeres virksomhed.

Sådan vælger I den bedste betalingsmetode for jer

Hvordan vælger I den betalingsmetode, der passer bedst til jeres virksomhedskultur, samtidig med at I får et overblik over rejseudgifterne? En administreret strategi for betaling af erhvervsrejser kan være med til at understøtte jeres rejseløsning og jeres rejsende og skabe besparelsesmuligheder. Det rette administrationsværktøj og den rette betalingsopsætning gør det let at modtage, dele, behandle og afstemme jeres betalinger.

Lad os kigge på nogle af de mest almindelige betalingsløsninger til erhvervsrejser, som anvendes af virksomheder i øjeblikket:

Hvad fungerer for vores kunder?

Jeres virksomhed kan have unikke betalingskrav, og beslutningen om, hvilken betalingsløsning der fungerer bedst for jer, afhænger af flere faktorer. For eksempel kan banklovgivningen være anderledes fra land til land, alt efter hvor virksomhedens forskellige afdelinger ligger. Eller måske har I forskellige teknologimuligheder til at hjælpe med at afstemme og rapportere jeres udgifter, afhængigt af de forskellige procedurer i virksomheden.

Hver enkelt betalingsmetode har en række fordele og risici, og i sidste ende har I brug for en betalingsløsning, der fungerer for alle jeres rejsende, lige fra praktikanter til ledere.

Nedenfor er nogle anbefalinger baseret på, hvad der fungerer bedst for vores kunder, alt efter deres behov og mål:

Er I på udkig efter en mulighed til central fakturering? Brug Egencias virtuelle betalinger. Et virtuelt kreditkort er let at administrere, afstemme og kan bruges til central fakturering. Eftersom et virtuelt kreditkort anvendes via et kortnummer til engangsbrug til hver reservation, er det også den mest sikre betalingstype.

Hovedfunktioner:

• De fleste leverandører accepterer online forudbetaling.
• Refusioner bliver sendt tilbage til virksomheden, mens ikke-refunderbare tilgodehavender for erhvervsrejser forbliver i medarbejderens navn.
• Et virtuelt kreditkort kan understøtte jeres firmaaftaler i forhold til reservationspriser og hotelfaciliteter.
• Giver erhvervsrejsende mulighed for betaling via central fakturering på stedet.

Bemærk: Dette kræver oprettelse af en ny konto til det virtuelle kreditkort hos jeres bank eller kreditkortudbyder, og denne mulighed understøtter muligvis ikke hele rejseudvalget eller gebyrer. Virtuel betalingsmulighed understøttes først i Nordamerika, EMEA og Australien.

Ønsker I at optimere jeres rejseudgifter? Et centralt firmakort (som f.eks. en rejsekonto hos American Express) giver jer størst frihed.

Hovedfunktioner:

• De fleste leverandører accepterer online forudbetaling.
• Refusioner bliver sendt tilbage til virksomheden, mens ikke-refunderbare tilgodehavender forbliver i medarbejderens navn.
• Størstedelen af Egencias hoteller accepterer online forudbetaling med et centralt firmakort.
• Understøtter ikke jeres firmaaftaler uden billback eller reservation af et beløb.
• Betaling er normalt påkrævet på stedet, medmindre der oprettes direkte fakturering.

Er I på udkig efter mere fleksibilitet? Individuelle firmakort er den mest fleksible betalingsmetode til reservation af rejser, men denne betalingsform kan også medføre udfordringer i forhold til administration af rejseudgifter.

Hovedfunktioner:

• Da nogle hoteller og biludlejningsfirmaer kræver betaling på stedet, anser rejsende denne mulighed for at være lettere til at dække omkostninger og forsikring.
• Virksomhedens rejseansvarlige kan indføre foranstaltninger til omkostningsstyring i jeres virksomheds rejseløsning ved hjælp af indstillinger for godkendelse og rejsepolitik hos Egencia.

Bemærk: Denne mulighed understøttes over hele verden, undtagen i Kina og Sydafrika.

Ønsker I at reducere forhåndsomkostninger? Personlige kreditkort reducerer jeres forhåndsomkostninger og er nyttige på steder, hvor fysiske kort er påkrævet. Brugen af personlige kreditkort kan dog mindske medarbejdertilfredsheden, da den rejsende skal lægge ud for betalingen i første omgang og derefter gennemgå godtgørelsesproceduren.

Hovedfunktioner:

• Den høje økonomiske byrde på likviditeten på grund af flybilletter skal ikke bæres af virksomheden.
• Da nogle hoteller og biludlejningsfirmaer kræver betaling på stedet, giver det rejsende mulighed for selvbetjening.
• Medarbejdere får lov til at beholde de optjente belønninger via kreditkortet, men den rejsende skal også lægge ud for betalingen i første omgang, og ikke alle medarbejdere har personlige kreditkort.
• Refusioner bliver sendt tilbage til kortet, hvilket kan komplicere proceduren omkring rejseafregning, for eksempel ved aflysninger efter godtgørelsen.
• I vil blive nødt til at indføre passende foranstaltninger i forhold til rejsepolitikken i jeres rejseløsning for at fremme overholdelsen af virksomhedens rejsepolitik.

Bemærk: Denne mulighed understøttes over hele verden, undtagen i Kina og Sydafrika. 
Der er mange muligheder at vælge imellem med hensyn til rejsebetalinger, og i sidste ende skal I beslutte, hvad der fungerer bedst for jeres virksomhed. Uanset hvilken betalingsmetode I vælger, så sørg for, at den både afspejler, hvad virksomheden har brug for nu, som for eksempel fleksibilitet eller lavere forhåndsomkostninger, samt jeres forretningsbehov nu og i fremtiden.