Corporate travel manager uses risk management tools
Corporate travel manager uses risk management tools

Expedia Group opbygger effektiv global erhvervsrejseløsning med Egencia

Virksomhed:
Expedia Group
Antal medarbejdere:
27,000
Branche:
Rejser

Udgivet: 24 september 2020

Hele verden søger efter de bedste rejsetilbud hos Expedia Group, der er moderselskab for velkendte varemærker som Expedia, Hotels.com, Orbitz, Travelocity og Egencia, så derfor er rejser en fast del af arbejdet for tusindvis af medarbejdere hos Expedia Group verden over. Men eftersom virksomheden har afdelinger over hele verden, var der brug for en ensartet og strømlinet reservationsprocedure for at sikre både effektivitet og sikkerhed. Derfor henvendte Expedia Group sig til Egencia for at få en moderne løsning til administration af erhvervsrejser.

Strømlining af globale erhvervsrejseaktiviteter for at opnå et bedre overblik

Da Expedia Group begyndte på arbejdet med at omforme virksomhedens erhvervsrejseløsning, var et af de vigtigste mål at samle arbejdsgangen. Som for mange verdensomspændende virksomheder var rejseprocessen segmenteret, hvilket gav mere manuelt arbejde og mindre overblik i forhold til administration af rejser. "Noget af det allervigtigste, vi ønskede at opnå med det samme, var at sammenlægge antallet af salgssteder i vores system. Med andre ord var vores rejseløsning utrolig fragmenteret med en række hjemmesider til hver af driftsenhederne," forklarer Corbie Brumbeloe, Expedia Groups Director for Global Procurement og Corporate Travel.

"Fordi Egencia er i stand til at integrere platformen med vores HR-personalesystem, og fordi der er mulighed for at automatisere brugerprofiler, har vi reduceret antallet af salgssteder i vores system fra 65 og ned til 25," siger Corbie Brumbeloe. Denne forandring alene gør det muligt for Expedia Group at træffe beslutninger ud fra synlige rejsemønstre. For eksempel bliver der nu sendt en notifikation, når en rejse ikke overholder rejsepolitikken, og denne oplysning spores kun til én driftsenhed for hver af Expedia Groups varemærker, uanset hvor rejsen foregår.

Fordi rejser er på standby på grund af COVID-19, samarbejder Expedia Group med Egencia om at integrere flere værktøjer til erhvervsrejser for at nå langsigtede strategiske mål om besparelser i fremtiden.

"Vores Account Manager Jim er en kæmpe hjælp i forhold til at holde os på rette spor, hvad angår vores langsigtede mål, og henvise os til de rigtige ressourcer hos Egencia. Mens rejser er sat i bero på grund af COVID-19 kigger vi på større projekter såsom rejser i grupper eller i forbindelse med møder. Egencias Consulting Team kan bidrage med masser af viden og ekspertise på disse områder, og vi arbejder fortsat sammen med dem og vores Account Manager for at opnå løbende forbedringer," lyder det fra Corbie Brumbeloe.

Ny erhvervsrejseløsning fører til store besparelser

I vore dages uforudsigelige erhvervsrejsemiljø er det afgørende for indkøbsafdelinger at mindske omkostninger for at være i overensstemmelse med virksomhedens forretningsmål. Med Egencias værktøjer og systemer opnår Expedia Group markante besparelser. "Som en del af den globale indkøbsafdeling har besparelser altid førsteprioritet," fortæller Corbie Brumbeloe. I 2019 har Expedia Group opnået en besparelse på 7 mio. USD på administration af rejser.

Ifølge Expedia Groups Global Corporate Travel Manager, Megan Reynolds, har opbygningen af et mere solidt udvalg af hoteller med firmaaftaler spillet en stor rolle i opnåelsen af denne besparelse. "Vores nye hotelaftaler har betydet markante besparelser. Inden vi begyndte samarbejdet med Egencias Consulting Team stod vi manuelt for at lave udbudsrunder og forhandle priser i større byer, hvor vores medarbejdere ofte rejser til," uddyber Megan Reynolds. "Det har sparet os en masse tid og penge, at Egencia allerede har firmaaftaler. Vi har også fået forslag til hoteller, vi endnu ikke har en aftale med, som lever op til vores kriterier," siger Megan Reynolds.

"Vi opnår desuden besparelser ved at anvende Egencias værktøjer til at holde øje med ubrugte billetter," supplerer Corbie Brumbeloe. "Ubrugte billetter har aldrig været et problem før COVID-19, men nu kan de godt gå hen at blive dyre. Ved at benytte os af en tilpasset oversigt i Egencia Analytics Studio til at holde øje med ubrugte billetter kan vi sikre os, at tilgodehavender fra flyselskaber bliver brugt, og mindske tab i forbindelse med afbestillinger. Disse indblik er afgørende for at forudsige kommende omkostninger," siger Corbie Brumbeloe.

Optimering af standarder for risikostyring med Egencias løsninger til de rejsendes sikkerhed

Udover at holde øje med ubrugte billetter for at mindske økonomiske tab tager Expedia Group også højde for COVID-19 ved at samarbejde med Egencia om at sikre de højest mulige standarder for de rejsendes sikkerhed. "Vi arbejder sammen med vores Account Manager for at forstå best practice i branchen i disse hidtil usete tider inden for erhvervsrejser, ligesom vi forlader os på Egencias ekspertise for at sikre, at vi har de rette værktøjer, når vores medarbejdere skal ud at rejse igen," forklarer Megan Reynolds.

Udover at sikre at virksomheden har de rette værktøjer til risikostyring, betyder tryghed hos de rejsende ifølge Megan Reynolds også at have de rigtige ressourcer til rådighed. Hun er ved at opbygge en række ressourcesider på virksomhedens intranet, der kan fungere som en hurtig vejledning til aktuelle retningslinjer fra myndigheder og for lande, rejserestriktioner og sikkerhedsforanstaltninger. Heriblandt findes også oplysninger om sikkerhedsniveauet hos en række hotelkæder. "Vi ønsker, at vores rejsende føler sig trygge, vel vidende om at de råder over tilstrækkelig viden til at træffe velovervejede beslutninger, inden de tager ud at rejse," fastslår Megan Reynolds.

Den nuværende situation sætter fokus på, hvorfor Expedia Groups mål om at skabe ensartede fremgangsmåder for erhvervsrejser verden over er vigtigt, ikke blot i forhold til effektivitet, men også for sikkerheden. "Når vi sikrer, at hele virksomheden i alle verdensdele følger samme procedure på Egencia, så bliver det muligt både at administrere rejsepolitikken og sikre de rejsendes trivsel. Hvis rejser bliver reserveret uden om Egencia, så har vi ikke samme overblik, ligesom vi heller ikke kan kommunikere lige så effektivt med den rejsende," lyder det fra Corbie Brumbeloe.

Når Expedia Group ser på rejser i tiden efter COVID-19, ved virksomheden, at den langsigtede investering i at opbygge en solid og moderne erhvervsrejseløsning betyder at benytte sig af samlede data og brugerdefineret rapportering for at tilpasse rejsepolitikken, optimere standarderne for de rejsendes sikkerhed og finde frem til besparelsesmuligheder.

"Pandemien har sat fokus på, hvad vi gør internt i forhold til rejser i Expedia Group, og vi tager os nu tid til at fremme kommunikationslinjerne med vores ledelse," siger Megan Reynolds og tilføjer: "Fordi der er så få rejser i øjeblikket, er det et godt tidspunkt at styrke de grundlæggende elementer i vores rejseløsning på, såsom sikkerhed. Vi samarbejder aktivt med Egencia om at effektivisere rejseaktiviteterne og sørge for vores rejsendes sikkerhed."

Del dette opslag på LinkedIn eller Twitter.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.