Det tyske firma J. Wagner GmbH (WAGNER) er førende leverandør af et stort udvalg af løsninger til maleropgaver lige fra brugervenlige værktøjer ved gør det selv-arbejde i hjemmet til avancerede løsninger til industriel overfladebehandling. Den mellemstore virksomhed udgøres af 500 medarbejdere i Tyskland og 1.700 ansatte verden over, og WAGNER-teamet arbejder hurtigt og kløgtigt for at opbygge personlige relationer til kunder over hele kloden.

Som alle verdensomspændende virksomheder har WAGNER mærket de betydelige konsekvenser af begrænsninger i og stop for erhvervsrejser som svar på den igangværende coronapandemi. For at holde forretningen i gang samtidig med at medarbejdernes sikkerhed prioriteres, har virksomheden arbejdet tæt sammen med Egencia for at sætte sig ind i best practice vedrørende risikostyring og gøre sig klar til fremtiden inden for erhvervsrejser.

Opbyggelsen af et fundament for katastrofeberedskab med Egencia

I de to år WAGNER har været kunde hos Egencia, har virksomheden arbejdet på at opbygge en erhvervsrejseløsning, der hjælper deres medarbejdere til at træffe hurtige, velinformerede beslutninger under reservationen og sikrer dem adgang til de påkrævede oplysninger. Virksomhedens rejseløsning vokser og udvikler sig, og i centrum står kombinationen af moderne teknologi og forholdet til Egencias team af specialister.

Oprindeligt begyndte WAGNER-koncernen at samarbejde med Egencia med en målsætning om at forenkle virksomhedens rejseløsning. Carina Hertkorn, der er HR Manager for Policies & Projects hos WAGNER, forklarer: "Før vi begyndte samarbejdet med Egencia, reserverede vi vores rejser gennem en række virksomheder. Derfor var gennemskuelighed i reservationsprocessen en stor udfordring. Nu reserverer vi alle rejser via en samlet platform, og de data, vi har brug for, ligger i Egencias system."

På nuværende tidspunkt er feedbacken fra de rejsende hos WAGNER, at teknologien er enkel og nem at anvende. Men under opstartsprocessen efter implementeringen havde nogle medarbejdere udfordringer med at vænne sig til det nye system. "De rejsende var vant til at ringe og få hjælp til at reservere hele rejsen over telefonen. Hos Egencia kan det hele klares online, og det var forvirrende for nogle medarbejdere i begyndelsen. Vi var meget afhængige af Christiana Lang, der hjalp os med hurtigt at få vores team i gang," lyder det fra Carina Hertkorn.

Christiana Lang er virksomhedens Account Manager hos Egencia. Hun fortæller, at et af de afgørende elementer i forbindelse med introduktionen til de rejsende hos WAGNER har været tydelig og regelmæssig kommunikation: "Vi afholdt telefonmøder to gange om ugen for at tale om de udfordringer, som medarbejderne oplevede. Vi talte også direkte med de rejsende, som stod for den største andel af offline reservationer, for at se, hvordan vi kunne hjælpe dem. Derudover kunne jeg også vise teamet de opnåede besparelser ved at reservere rejser online i stedet for at ringe til en medarbejder og reservere offline," siger hun.

Efter kun seks måneder havde WAGNER-koncernen opnået en online andel på 79% i hele virksomheden, og efter et år var online andelen på knap 88%.

Moderniseringen af rejseløsningen fremhævede også behovet for en enkelt intern kontaktperson angående rejser. Tidligere var flere forskellige medarbejdere inde over administration af rejser, men der var ingen specialist på området. I begyndelsen af 2020, før COVID-19 udviklede sig til en pandemi, blev Franziska Marschall udnævnt som virksomhedens Travel Management Specialist. "Det var den bedste beslutning, vi kunne have taget," siger Carina Hertkorn fra WAGNER. "Andre mellemstore virksomheder, der ikke har et særligt team til administration af rejser, skulle overveje at gøre det samme. Det er så vigtigt, at der er én enkelt kontaktperson for rejsende, især i situationer som pandemien," uddyber hun.

Lokalisering af erhvervsrejsende i krisetider med Egencias teknologi

Den hurtigt opnåede høje online andel gav virksomheden et bedre overblik over, hvor de rejsende befandt sig, og mulighed for at optimere risikostyringen. Selvom det ikke har været nemt for nogen virksomheder at administrere erhvervsrejser, mens pandemien spredte sig, så betød reservationerne via Egencias platform, at WAGNER havde næsten øjeblikkelig adgang til data om de rejsendes opholdssteder.

"Vi hørte tidligt om pandemien, fordi vi har et datterselskab i Kina," siger den rejseansvarlige Franziska Marschall. "Det begyndte at gå hurtigt, efterhånden som nye lande blev erklæret usikre," fortsætter hun.

Med de rejsendes sikkerhed som førsteprioritet var lokalisering af de rejsende en af de første opgaver som svar på den voksende pandemi. "Med sporing af rejsende havde vi aktuelle data om de rejsendes opholdssteder og et klart overblik over planlagte og annullerede rejser. Efterhånden som nye lande blev kategoriseret som højrisikolande, kunne vi hurtigt finde rejsende og hjælpe dem tilbage til Tyskland," forklarer Franziska Marschall.

Et andet afgørende element i håndteringen af de første par måneder under pandemien var tydelig og konsekvent kommunikation mellem Egencia, WAGNER og medarbejderne. Egencia sender daglige opdaterings-e-mails til rejseansvarlige med oplysninger om hændelser, der påvirker rejser, såsom nedlukning fra myndighedernes side, alvorlige vejrforhold verden over, løbende påvirkninger af rejsebranchen og vigtige oplysninger at holde øje med. Virksomhedens Account Manager, Christiana Lang, hjalp også med at oprette retningslinjer for rejser og meddelelser i reservationsværktøjet, så det kun var rejser, der faldt ind under de opdaterede retningslinjer, som kunne reserveres uden yderligere godkendelse.

Egencia hjælper J. Wagner med at komme tilbage på farten

Ligesom alle andre virksomheder, der er afhængige af regelmæssige erhvervsrejser, er WAGNER-koncernen fokuseret på at vende tilbage til almindelig drift. Carina Hertkorn beskriver det således: "Vi har en ret kompleks salgsstruktur, hvor mange af medarbejderne har brug for fysisk at samarbejde med kunderne på internationalt og nationalt plan. Uden erhvervsrejser er det meget sværere at vinde nye kunder, og vi kan ikke reparere eller installere maskiner hos eksisterende kunder. Vi er nødt til at rejse for at bevare de relationsniveauer, som vi ønsker at opretholde." Med denne afgørende forretningsmæssige drift i sinde arbejder Egencia og WAGNER sammen for at få de rejsende sikkert tilbage på farten.

Egencia har skulle tænke kreativt og gøre sit yderste for effektivt at støtte kunderne i denne krise uden fortilfælde. "En af de mest nyttige aktiviteter, som Egencia har arrangeret for os, er en rundbordssamtale med seks regionale virksomheder," siger Franziska Marschall. "På den måde har jeg kunnet tale med kollegaer fra andre virksomheder, som har en lignende stilling, og vi kan dele best practice til at administrere erhvervsrejser i øjeblikket. Vores Account Manager deltager også for at facilitere møderne, besvare spørgsmål og drøfte nye sikkerhedsfunktioner og -værktøjer," siger hun og tilføjer: "Jeg ser frem til at fortsætte rundbordssamtalerne, selv når erhvervsrejser vender tilbage til mere normale tilstande. Det betyder meget at få support udefra."

I øjeblikket har teamet genoptaget erhvervsrejser i Tyskland og et par nærliggende lande. "Vi ligger i det sydlige Tyskland, så vi kan rejse i bil til nogle kunder i Frankrig og Italien," lyder det fra Franziska Marschall. "Vi har givet alle vores medarbejdere en pakke med værnemidler, så de råder over det udstyr, de har brug for, såsom mundbind, handsker m.m. for at rejse sikkert. Vi træffer beslutninger ud fra de daglige opdaterings-e-mails til rejseansvarlige fra Egencia og selvfølgelig Robert Koch-instituttet, som er den institution i Tyskland, der overvåger pandemien," siger hun.

Selvom der er masser af usikkerhed i vente og arbejde at gøre, ser WAGNER positivt på erhvervsrejser i fremtiden og relationen til Egencia. Både supporten fra virksomhedens Account Manager og den innovative teknologi, der har de rejsendes sikkerhed som førsteprioritet, skaber tillid. Carina Hertkorn supplerer: "Vi har gjort det godt i forhold til at håndtere situationen, og kommunikationen med Egencia har været til stor gavn for os. Vi havde ikke kunnet håndtere pandemien på dette niveau uden Egencia som samarbejdspartner."