Når vi tænker på vores mobile enheder, er det typisk deres mange fordele, der først falder os ind. For eksempel opdaterer de os på e-mails samt hjælper os med at holde kontakten med venner og familie. Teknologien inden for mobiler og apps har – heldigvis – udviklet sig meget i løbet af årene.

Selvom det ikke altid er det første, du tænker på, når du gladeligt scroller gennem din mobil, distraheret fra dagens kaos, er kommunikation i krisetider et af de vigtigste formål med mobilteknologi – uanset om det er et almindeligt telefonopkald, en SMS eller andre former for kommunikation med venner, familie eller kollegaer.

I denne todelte serie vil vi diskutere den værdi, mobilforbindelse kan give rejseansvarlige og rejsende. Vi vil udforske, hvorfor mobilapps bør være højt prioriteret, når I overvejer løsninger til risikostyring.

Lad os kigge på fire af de største fordele ved Egencias mobilapp til rejseansvarlige, samt hvordan den kan være med til at minimere risici for de rejsende i krisetider:

1. Sporing af rejsende
   • Eksempel: Du løber et ærinde i din frokostpause. Mens du er væk fra kontoret, opstår der en situation i eller udenfor USA, hvor nogle af jeres rejsende befinder sig. Du modtager en besked fra din leder eller HR-afdeling, der spørger, hvor mange medarbejdere der kan være berørte af det. I panik rækker du ud efter din mobil og åbner Egencia-appen.
   • Hvorfor vælge Egencia? Rejseansvarlige har hurtig adgang til funktioner i Egencias mobilapp, der kan hjælpe de berørte rejsende. I denne situation kan du hurtigt finde sporing af rejsende frem og foretage en hurtig risikovurdering. Du kan søge efter by eller flyselskab for et specifikt datointerval for at få en liste med de rejsendes navne og rejseplansnumre samt se de berørte rejsende på et kort. Du kan også vælge at sende en besked via e-mail og vigtige push-meddelelser til dem direkte fra sporing af rejsende.
   • Kundefordel: Indenfor få minutter kan du få de oplysninger, du har brug for, om berørte rejsende, svare din leder og, om nødvendigt, sende beskeder til jeres rejsende via sporing af rejsende. Hvis hverken du eller de rejsende har installeret Egencias mobilapp, vil denne proces tage længere tid, og du vil måske blive nødt til at droppe dit ærinde for at løbe tilbage til kontoret og finde din computer. Men det var ikke nødvendigt, for du klarede nødsituationen og sørgede for jeres rejsendes sikkerhed og trivsel – samtidig med at du nåede dit ærinde.

2. Ændringer i rejsepolitikken
   • Eksempel: I 2017 fandt et alvorligt angreb sted på London Bridge. Rejseansvarlige verden over ønskede med stor sandsynlighed at forhindre, at deres rejsende reserverede rejser til eller via London, indtil situationen var under kontrol igen.
   • Hvorfor vælge Egencia? Egencia gør det muligt for rejseansvarlige at foretage ændringer i deres rejsepolitikker, når en global trussel eller naturkatastrofe rammer – uden assistance fra vores kundeservice. Ændringer kan gennemføres online på alle tidspunkter af dagen, uanset hvor I befinder jer. Ændringer i rejsepolitikken omfatter brancher, ruter, dagspriser, rejserestriktioner og mere.
   • Kundefordel: Ændringer i rejsepolitikken træder i kraft med det samme og gælder for alle identificerede rejsende. Brugerdefinerede meddelelser kan sendes ud for at give yderligere oplysninger. Erhvervsrejsende med Egencias mobilapp kan se de nye rejsepolitikker, hvis de prøver at reservere eller foretage ændringer i deres rejseplan. Muligheden for at ændre og anvende rejsepolitikker i realtid er nødvendig for at kunne sikre de rejsendes trivsel og hjælpe dem med at foretage valg, som overholder rejsepolitikken, når de forsøger at reservere usikre destinationer eller destinationer med høj risiko.

3. Brugerdefinerede meddelelser
   • Eksempel: I nogle tilfælde dækker de almindelige nyheder, varsler og notifikationer ikke problemer eller oplysninger, der er vigtige for jeres branche. Jeres rejsende har brug for brugerdefinerede oplysninger baseret på det, der er relevant for jeres branche, eller handlinger, I har brug for at de tager.
   • Hvorfor vælge Egencia? Egencia sender lokale rejsevarsler, hvad angår vejr, rejserestriktioner og karantæneregler via vores meddelelser til rejsende og bannernotifikationer i selve produktet. Derudover kan kunder oprette brugerdefinerede rejsemeddelelser for specifikke destinationer eller reservationstyper og kontekstuelle meddelelser, der kan ses i reservationsprocessen.
   • Kundefordel: Rejseansvarlige kan sende vigtige, relevante oplysninger til deres rejsende når som helst. Disse brugerdefinerede meddelelser kan sendes med det samme og slettes på en specifik dato, så I kan sikre jer, at de rejsende altid er opdaterede. Kontekstuelle meddelelser kan oprettes på få sekunder og sendes på tværs af alle eller udvalgte brancher. De kan desuden markeres som vigtige. Det er også muligt at anvende regler alt afhængigt af den valgte branche, så meddelelserne kun vises i kontekst.

4. Godkendelse af erhvervsrejser
   • Eksempel: Du er ude at spise og derfor ikke i nærheden af din computer. En af jeres rejsende på farten har et presserende behov for at få godkendt en erhvervsrejse grundet nye landerestriktioner. Det er dig, der er godkender, men du har ikke din computer med dig. Forlader du restauranten, eller lader du den rejsende vente? Ingen af delene – du handler på stedet.
   • Hvorfor vælge Egencia? Egencias mobilapp er ikke kun til de rejsende. Godkendere modtager en e-mail på deres enhed og kan med det samme godkende en rejse, uanset hvor de befinder sig. Det er slet ikke nødvendigt at løbe hjem og logge på din computer. Åbn appen, gennemgå anmodningen, og godkend.
   • Kundefordel: Egencia gør det muligt for rejseansvarlige at tage en proaktiv tilgang til godkendelser med brugerdefinerede workflows, der minimerer ventetider på godkendelser, så I kan holde jeres rejsende kørende. Rejsende oplever mindre stress, vel vidende at godkendelser kan gennemføres hvor som helst, og at de ikke skal vente længe. Lige så snart en rejse er blevet godkendt, kan rejsende gennemføre reservationer fra deres mobilenheder. Det er ikke nødvendigt hverken at ringe til Egencia eller vente på et hotelværelse, en café eller et andet sted foran deres computer.

Teknologien bliver ved med at udvikle sig, og hvis vi drager fordel af de nye innovationer, kan de give både vores virksomheder og rejsende store fordele. Det kan dog betyde, at vi bliver nødt til at gentænke vores tidligere måde at anvende teknologi på, så vi kan bruge den til bedre at imødekomme fremtidens rejser.

Selvom den traditionelle telefonservice stadigvæk er en pålidelig kommunikationsform i dag, vil telefonlinjer ikke altid være tilgængelige. Det samme gælder for trådløse netværksforbindelser eller Wi-Fi, der måske ikke altid vil virke i krisetider. Jeres rejsende kan risikere at blive fanget i en situation, hvor det eneste, de har, er deres telefon og mobildata. Der er mange fordele ved Egencias mobilapp for rejseansvarlige, rejsebestillere og rejsende, der bør inkluderes i jeres løsning til risikostyring.

Efterhånden som vi træder ind i en ny æra for rejser og gennemlever COVID-19 sammen, bliver vi nødt til at lægge planer for fremtiden ved at lære af fortiden. Ved at få jeres rejsende til at installere mobilappen på deres enheder kan I forbedre de rejsendes adgang til oplysninger og gøre dem mere sikre på deres trivsel. Desuden giver det rejseansvarlige en ny mulighed for at kommunikere med deres rejsende, og det forbedrer risikostyring i den forstand, at I nemmere kan opfylde jeres sikkerhedsforpligtelse.

I vores næste indlæg vil vi diskutere, hvordan Egencias mobilapp tilfører rejsende værdi, når de befinder sig i uventede situationer.