Sådan har Coca-Cola Consolidated moderniseret rejseløsningen

Posted: 16 December 2020
Modernising Travel Programs

Coca-Cola Consolidated er det største Coca-Cola-tapperi i USA og fremstiller, sælger og distribuerer drikkevarer fra Coca-Cola-brandet og partnerselskaber i 14 delstater samt Washington D.C. De har 92 lokale afdelinger i USA og fire virksomhedskontorer nær Charlotte, North Carolina.

Skift fra et forældet erhvervsrejsebureau til moderne erhvervsrejser

Hyppige indenrigserhvervsrejser er normen for omkring 2.500 af Coca-Cola Consolidateds 17.000 medarbejdere. Efter 11 år med et mere traditionelt erhvervsrejsebureau henvendte indkøbsafdelingen sig til Egencia i jagten på en opdateret og mere moderne tilgang for at øge engagementet og opnå rejsebesparelser.

"Vores team havde mistet tilliden til vores tidligere erhvervsrejsebureau," fortæller Mike Kirby, der er Senior Procurement Manager. "Flere højtstående personer i virksomheden bad om en udbudsrunde for erhvervsrejseudbydere, fordi de mente, at for mange af de erhvervsrejsende kunne finde et bedre tilbud på egen hånd og derfor undgik at bruge vores system. Der var mange brud på rejsepolitikken og ingen tillid til den tidligere rejseløsning," uddyber han.

Udover at forbedre brugen af rejseløsningen med mere robuste og pålidelige løsninger til søgning efter erhvervsrejser var teamet også på jagt efter bedre indsigt i rejsemønstre, både i forhold til besparelser og sikkerhedsforpligtelse.

"Vi havde brug for detaljeret rapportering," fortæller Mike Kirby, hvilket satte gang i jagten på et nyt erhvervsrejsebureau. "Gennem processen med Egencia lærte vi, hvor vigtig rapportering er for at udvikle en fleksibel rejseløsning. Vi ville også gerne kunne administrere vores egne systemer og have en enkel, intuitiv grænseflade, der kunne fungere på tværs af forskellige systemer – og alt det tilbyder Egencia."

Brug af Egencias løsning til forandringsledelse for at opfylde en kort tidsfrist

Den største udfordring i forhold til at opnå Coca-Cola Consolidateds mål om en intuitiv oplevelse for slutbrugeren, detaljeret rapportering og overflytning af oplysninger fra en tidligere udbyder, var den korte tidsfrist på kun 12 uger.

På grund af den korte tidsfrist og den store eksisterende mængde data foreslog Egencias team, at Coca-Cola Consolidated kunne bruge vores løsning til forandringsledelse til at sikre, at virksomheden kunne få mest muligt ud af deres nye erhvervsrejseløsning. Udover den almindelige implementeringsproces yder Egencias forandringsledelse mere personlige tjenester såsom workshops på stedet, samarbejde med tidlige brugere og formel projektledelse.

Nickole Hansen, Egencias Change & Project Manager, har samarbejdet med Coca-Cola Consolidated om at sikre, at deres mål blev opfyldt under implementeringen, og oplærte virksomheden i, hvordan de kunne tilpasse deres rejsepolitik for bedre at opfylde de aktuelle behov. Dette var afgørende i forhold til at få mest muligt ud af den nye rejseteknologi, da det har gjort hele løsningen relevant med henblik på nuværende og fremtidige behov.

"Vi havde en meget kort tidsfrist og i sidste ende et kompliceret projekt. Vi skulle ikke bare skifte til nye tjenester for administration af rejser, Nickole Hansen hjalp os også med at oprette en ny rejsepolitik – det var mange ændringer på én gang," lyder det fra Mike Kirby. "Hun afholdt møder hver anden uge, som gav os overblik over implementeringen. Vi vidste, hvad der skulle gøres, og hvornår, og vi fulgte planen."

Løsningen til forandringsledelse fungerede som en guide til at sikre, at projektet blev ved med at skride fremad, og det hjalp også Coca-Cola Consolidated med at holde interessenter informeret, hvilket var mindst lige så vigtigt.

"Projektteamet gjorde det også nemt at indsamle de data, vi skulle genbruge. De sørgede for tekster til e-mails, som vi kunne sende til vores tidligere udbyder for at sikre, at dataene blev sendt i den rigtige form, hvilket hjalp med at sætte skub i tingene," siger Mike Kirby. "Vi fik en e-mail-tekst, som vi kunne bruge til at bekendtgøre ændringen, formidle oplysninger om, hvad der skulle ske, hvornår der ville være oplæring og hvordan, og meget mere."

Tidlig gevinst med moderniseret administration af rejser

"I starten var der bekymringer i forhold til, hvor meget alt dette rent faktisk ville lette arbejdsbyrden – at forlade en udbyder, vi har haft i lang tid, var en stor beslutning – men da vi opdagede, at vi kunne reducere arbejdskraften i forbindelse med administration af rejseløsningen fra 14 ansatte til kun én, opnåede vi hurtigt opbakning," forklarer Mike Kirby.

Som rejseansvarlig hos Coca-Cola Consolidated modtog Andrew Trismen positiv feedback fra en gruppe tidlige brugere, inden rejseløsningen blev lanceret for alle.

"Mange rejsende på lederniveau angav, at Egencia er nemt at bruge – oplæringen var enkel, og teknologien gør, hvad der forventes," siger han.

"Egencias team gennemgik rejsepolitikkens indstillinger med os inden lanceringen," fortsætter Andrew Trismen og forklarer: "Med tiden får vi mere ekspertise på området, men i starten er der rigtig mange muligheder, og forandringsledelse hjalp os med at forstå, hvordan vi integrerede rejsepolitikken i vores rejseløsning."

"Hvis I allerede har en god rejsepolitik, kan Egencia sikre, at jeres erhvervsrejseløsning underbygger den," tilføjer han og understreger: "Og med effektiv rapportering kan vi se effekten af disse rejsepolitikker."

Egencia-teamet, der har samarbejdet med Coca-Cola Consolidated, havde stor forståelse for virksomhedens behov og erfaring fra at arbejde med virksomheder med lignende rejsekultur og potentielle udfordringer under implementeringen – f.eks. en meget kort tidsfrist. Mike Kirby og Andrew Trismen anbefaler, at andre virksomheder samarbejder med Egencia om at vurdere, om forandringsledelse er den rette løsning til dem, når de skal skifte erhvervsrejsebureau.

"Brug skabelonerne, gør oplysningerne personlige, kommuniker tidligt og ofte, så vil teamet for forandringsledelse hjælpe jer med at maksimere jeres erhvervsrejseløsning – selv med en kort tidsfrist," siger Mike Kirby.

Læs, hvordan digital transformation hjælper andre virksomheder.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.