Sådan opnår I accept af jeres relancering af rejseløsningen

Hos Egencia har vi sammen med Business Travel News afholdt en række webinarer for at hjælpe virksomheder under – og efter – coronakrisen. Det andet webinar handlede om, hvordan erhvervsrejser kunne komme til at se ud efter COVID-19. Samtidig kiggede vi på, hvordan virksomheder skal involvere interessenter, hvad angår planlægning og accept af relanceringen af erhvervsrejseløsningen.

Vores Chief Operating Officer og SVP for Customer Success, Mark Hollyhead, stak hovederne sammen (virtuelt) med Caroline Strachan, der er Managing Partner hos Festive Road, til en ligefrem samtale om, hvordan rejseansvarlige kan og skal bruge denne tid til at komme på benene igen og relancere rejser.

Se webinaret for at få tips og råd til at relancere jeres rejseløsning.

Gør brug af erhvervsrejsedata

Verden føles stadig lidt usikker, som vi forsøger at styre gennem de urolige farvande forbi COVID-19. Rejseansvarlige kan dog allerede nu tage initiativ til at forberede virksomhedens erhvervsrejseløsning til en ny hverdag.

Hvis du er rejseansvarlig, bør du prioritere gennemgangen af to ting. Den første: Kig på, hvor jeres kontorer og rejsende befinder sig. Den anden: Klarlæg, hvilke destinationer der oftest besøges af jeres virksomhed.

Det er umuligt at holde sig ajour med alle verdens landes regler, eftersom de hele tiden ændrer sig. Derfor bør I fokusere på de steder, jeres erhvervsrejsende oftest rejser til. Brug muligheden for at oprette rapporter over tidligere rejser til at indsnævre fokus og finde de seneste retningslinjer for disse steder og ruter. Informer medarbejderne om disse retningslinjer, hvis I ikke allerede har gjort det. Sørg for, at medarbejderne ved, hvad holdningen til rejser er i virksomheden, for at undgå at uventede rejser dukker op.

Samarbejd med de vigtigste interessenter

Sørg for at bede om input fra vigtige interessenter i jeres virksomhed. "Du behøver ikke gøre det hele alene: Skab et netværk af interessenter inden for rejser, sundhed og sikkerhed, hvad enten det er HR, den øverste ledelse m.fl.," lyder rådet fra Caroline Strachan.

Det er yderst vigtigt at forstå omfanget af krav fra hele virksomheden. Hver enkelt oplæg til samtale skal tilpasses målgruppen, lige fra risikostyring til administration af rejseudgifter. Derefter skal I lytte til og reagere på feedback for at sammensætte en solid plan for relanceringen.

• Andre fagområder: Hold tværfaglige møder med afdelinger, der omfatter sikkerhed og HR, for at drøfte den værst tænkelige situation og vurdere risikoen ved de forskellige destinationer. Kollegaernes feedback er afgørende for relanceringsplanen og kan hjælpe til at fastsætte mål og prioriteter. Tal med dem om at finde den rette balance mellem virtuelle og fysiske møder. Gennemgå også, hvad der tæller som nødvendige rejser kontra tilladte rejser.
• Rejsende: Lav en spørgeundersøgelse blandt medarbejderne for at finde ud af, hvor mange rejser jeres erhvervsrejsende typisk tager på i løbet af et år, om de er trygge ved at rejse, og hvad medarbejderne eventuelt kunne have brug for til at mindske bekymringerne, når de skal tilbage på farten. En anden mulighed er at afholde en virtuel fokusgruppe med jeres hyppigt rejsende for at drøfte de udfordringer, de står overfor i denne tid uden rejser. Denne kvalitative forskning er lige så vigtig som jeres statistikker og kan hjælpe til formuleringen af en opdateret rejsepolitik og til at leve op til jeres krav i forhold til sikkerhedsforpligtelse.
• Ledelsen: Uddrag en række hovedpunkter fra researchen blandt jeres medarbejdere og interne interessenter, og tag dem med til ledelsen. Her kan jeres data bruges til at fremlægge planen for relanceringen, og som rejseansvarlig kan du virkelig vise din styrke som strategiansvarlig på dit område.

Arbejd op gennem leddene

Hvis du ikke har kontakter i ledelsen, eller hvis du har, men vedkommende ikke er klar til at tale rejser, kan du begynde med din afdelingschef. Hvis du kan få accept fra din nærmeste leder, kan du forhåbentligt få hjælp herigennem til at arbejde dig op gennem leddene.

At bringe virksomheden på fode igen er højeste prioritet for alle i ledelsen, og med din forberedelse kan rejser hjælpe virksomheden i den rigtige retning. Brug din research, indflydelse og støtten fra din leder til at få ledelsen i tale. Den omhyggelige planlægning vil være med til at løfte din rolle op på et højere niveau som strategiansvarlig og uundværlig rådgiver på dit område.

Som Mark Hollyhead forklarer: "Selvom dramatiske situationer og kriser ikke er gode for os som mennesker og for branchen, så har der aldrig tidligere været samme muligheder for medarbejdere for at påtage sig ansvaret for nøgleområder inden for rejser."

Se hele webinaret for at høre eksperternes input til, hvordan jeres virksomhed kan relancere erhvervsrejser.