Mens jeres medarbejdere forsøger at finde vej i den komplekse rejsebranche i øjeblikket, skal I sikre, at de får al den støtte, de har brug for. Det indebærer blandt andet at hjælpe dem med at tage velinformerede beslutninger, særligt når der opstår sikkerhedsproblemer. En anden vigtig komponent er at fjerne så meget besvær fra hele rejseoplevelsen som overhovedet muligt – fra at hjælpe rejsende under reservationen til at sikre, at de føler sig trygge på farten, og at alt går glat på hjemrejsen.

Læs tjeklisten, eller download en kopi for at sikre, at I kan sætte flueben ved alle felter.

1. Sådan hjælper I jeres rejsende med at overholde erhvervsrejsepolitikken på tre enkle måder

   Der er ingen tvivl om, at det er vigtigt for jeres virksomhed at have en stærk rejsepolitik, som afspejler jeres overordnede forretningsmål i forhold til besparelser, risikostyring på erhvervsrejser og endda bæredygtighed. Hvis det er besværligt for rejsende at følge disse retningslinjer, kan rejsen komme dårligt fra start.

   1. En moderne, intuitiv brugeroplevelse – Det første skridt mod overholdelse af rejsepolitikken er at sikre, at jeres rejsende bruger Egencia til at reservere deres rejser. Den bedste måde at opnå dette på er ved at give dem en brugeroplevelse, der er velkendt og brugervenlig. Det bør være lige så nemt at reservere erhvervsrejser som at reservere en ferie.
   2. Enkel integration på tværs af enheder – I vores moderne tidsalder er det bydende nødvendigt at give jeres rejsende en problemfri oplevelse, som både er tilgængelig på computer, tablet og smartphone. På den måde kan rejsende holde forbindelsen og modtage opdateringer, uanset hvilken enhed de bruger.
   3. Søgeteknologi med fokus på de rejsende – Jeres rejsende bør ikke være nødt til at scrolle igennem flere siders søgeresultater, når de reserverer. Egencias reservationsværktøj kan gøre arbejdet for dem. Egencias Smart Mix-teknologi prioriterer f.eks. søgeresultater baseret på intelligent vægtning af variabler som tid brugt på mellemlandinger og bagagegebyrer. Den bruger også maskinlæring baseret på den rejsendes tidligere valg – samt på kollegernes valg – for løbende at forbedre resultaterne. Det betyder, at der er større sandsynlighed for, at jeres rejsende vil finde deres ideelle flyrejse eller hotel på den første side frem for på side 18, hvilket sparer dem både tid og besvær.

2. Sådan administrerer I afbestillinger, refusioner og ombookinger online på tre enkle måder

   Under de nuværende skiftende omstændigheder er det afgørende, at rejsende nemt kan administrere ændringer til deres rejseplan på farten. Her er tre uundværlige tjenester, I kan bruge med Egencia:

   1. Afbestil og ombook på alle enheder – Jeres rejsende bør have mulighed for at afbestille og/eller ombooke en flyrejse, udlejningsbil eller et hotel fra en hvilken som helst enhed og være sikre på, at tilgodehavendet eller refusionen formidles af Egencia. Ved at strømline dette trin kan jeres rejsende spare både tid og besvær, når deres planer ændrer sig.
   2. Anvend tilgodehavender fra flyselskaber og ubrugte billetter til nye reservationer online – Når jeres rejsende er nødt til at afbestille deres flyrejse på grund af ændringer, bør de ikke bruge en masse tid på at lede efter tilgodehavender eller følge komplicerede procedurer for at anvende deres ubrugte billetter til nye reservationer. Når rejsende reserverer gennem Egencia, vises ubrugte billetter direkte i søgeresultaterne sammen med muligheden for at anvende beløbet til en fremtidig reservation.
   3. Intuitiv online hjælp til at ordne detaljerne – En funktion til at anmode om at blive ringet op – som funktionen Hjælp fra Egencia (kun i USA) – giver jeres rejsende mulighed for at anmode om en opringning fra en rejsekonsulent inden for få minutter ved et tryk på en knap, hvorefter vedkommende kan hjælpe med afbestillinger, refusioner eller ombooking i telefonen.

3. Sådan hjælper I jeres rejsende med at tage velinformerede beslutninger på tre måder

   En vigtig del af at støtte de rejsendes trivsel og opfylde jeres sikkerhedsforpligtelse er at sikre, at jeres rejsende har de sikkerhedstips, de har brug for til at tage velinformerede beslutninger. Disse tre elementer er nøglen til at opnå dette:

   1. Rejsevejledninger vedrørende COVID-19 – Da indrejsekravene og karantænereglerne for forskellige lande, delstater og endda byer stadig ændrer sig hele tiden, er det vigtigt, at rejsende har adgang til pålidelige kilder med oplysninger om restriktioner og vejledninger vedrørende pandemien. Rejsende kan indtaste deres afrejse- og ankomstdestination i Egencia® Travel Advisor for at få opdaterede oplysninger om rejserestriktioner, indrejsekrav, krav om karantæne efter ankomst, påkrævede værnemidler og sundhedsdokumentation. Det giver jeres rejsende ro i sindet, når de har adgang til information, som er specifik for deres rejseplan.
   2. Hygiejnebadges vises under reservationsprocessen – Mange leverandører implementerer skærpede sundheds- og hygiejneprocedurer, og nogle samarbejder endda med myndigheder og forskellige brancheorganisationer om at implementere best practice. Disse virksomheder kan nu uploade deres badges og foranstaltninger direkte til Egencia, så rejsende kan se dem, når de reserverer. Denne form for gennemsigtighed, som er direkte integreret i reservationsprocessen, gør det nemmere for rejsende at vurdere deres muligheder og tage beslutninger, som de har det godt med.
   3. Integration af rejsepolitikkens begrænsninger – Det er vigtigt at give rejsende de relevante oplysninger. Det er dog også vigtigt, at I kan begrænse visse destinationer og handlinger ved at opdatere jeres rejsepolitik direkte i reservationsværktøjet. Det kan omfatte at begrænse visse destinationer på grund af et smitteudbrud eller begrænse antallet af rejsende, der er tilladt på samme flyrejse. På den måde kan rejsende se, at disse muligheder er markeret som værende i uoverensstemmelse med rejsepolitikken, når de reserverer.

4. Sådan giver I jeres rejsende gode supportmuligheder og nødhjælp på tre måder

   Uanset hvor grundigt I planlægger, kan tingene køre af sporet under rejsen. Mere end nogensinde har rejsende brug for at vide, at der tages hånd om deres sikkerhed, når de er væk hjemmefra.

   1. Varsler om flyforstyrrelser i realtid – Når rejsende er på farten, har de brug for at få besked øjeblikkeligt, hvis der opstår en potentiel forstyrrelse, uanset om der er tale om en aflysning, uvejr på destinationen eller andre omstændigheder. Egencia sender varsler i realtid til rejsende via Egencias app, som både er synlige på startsiden og under "Mine rejser".
   2. Mulighed for personlig hjælp døgnet rundt, alle årets dage – Selvom apps er fantastiske og giver medarbejderne mange flere muligheder, er der stadig tidspunkter, hvor der er brug for et rigtigt menneske, som kan komme med bekræftelse og løsninger. Egencia har tusindvis af erfarne rejsekonsulenter, der taler mere end 32 sprog tilsammen, som står klar til at hjælpe i 60 lande, døgnet rundt, 365 dage om året.
   3. Nemt at få hjælp – Når rejsende løber ind i problemer på farten, vil de ikke bruge tid på at lede efter telefonnummeret til support. Det skal være nemt og hurtigt at få hjælp. I Egencias app kan rejsende i USA klikke på knappen Hjælp og blive ringet op af en rejsekonsulent, typisk inden for mindre end to minutter.

5. Sådan giver Egencia jeres rejsende effektive betalings- og godtgørelsesmuligheder på tre måder, der begrænser personlige udgifter

   Jeres forpligtelse til de rejsendes trivsel stopper ikke, når rejseplanen er gennemført. Der mangler stadig rejseafregning. Egencia understøtter betalingsbehovene i jeres rejseløsning med følgende:

   1. En centraliseret betalingsløsning– Når I bruger central betaling eller virtuelle kort, reducerer I det beløb, som de rejsende skal betale af egen lomme. Egencia samarbejder med Conferma, der er en førende virksomhed inden for finansielle ydelser, for at tilbyde Egencias kunder Client Central Payment til hoteller, så rejsende ikke skal vente på godtgørelse.
   2. Centraliserede fakturaer for hver rejseplan – Når rejsende skal sammenfatte en udgiftsrapport for en rejse, samler Egencia (i tilfælde hvor vi er serviceleverandøren) alle fakturaer for alle rejseplaner på én side. Dette sparer rejsende tid og besvær og giver mulighed for hurtigere indsendelse af anmodninger om godtgørelse.
   3. Integration med applikationer til rejseafregning– Egencia integrerer transaktioner fra vores reservationsværktøj med nogle af de bedste applikationer til rejseafregning. Dette hjælper os med at automatisere rejseafregnings- og godtgørelsesprocesserne yderligere.