Intet led i erhvervsrejser bør overlades til tilfældighederne. Derfor har vi forpligtet os til at samarbejde med førende udbydere af risikostyringstjenester verden over for at sikre, at I kan optimere jeres rejseløsning. Uanset om det drejer sig om at spare penge som virksomhed eller beskytte jeres rejsende, mens de er på farten.

Vi opfordrer alle vores kunder til at undersøge deres behov for sikkerhedsforpligtelse som et led i en robust og effektiv risikostyringsløsning for rejser. De fleste rejseansvarlige og HR-fagfolk har ikke den nødvendige adgang til deres virksomheds ressourcer, når det kommer til at implementere de bedste fremgangsmåder for sikkerhedsforpligtelse. Egenicas samarbejdspartner, WorldAware, hjælper virksomheder i alle størrelser med at imødekomme netop dette behov. Læs med, når vi tager et kig på, hvad vi kan forvente af en effektiv løsning til sikkerhedsforpligtelse.

Vi stillede WorldAwares grundlægger og direktør, Bruce McIndoe, et par spørgsmål til at komme i gang.

Om WorldAware

Fortæl os om WorldAware, og hvad der gør jeres virksomhed unik.

WorldAware blev grundlagt i 1999 og har derfor eksisteret i mere end 20 år. Som virksomhed definerede vi risikostyring for rejser som en disciplineret praksis og metode. Vi udviklede også vores TRM Maturity Model (TRM3), og via vores samarbejde med Global Business Travel Association (GBTA) blev dette standarden for, hvordan virksomheder måler og forbedrer deres risikostyringsløsning.

Vi har siden da været den førende udbyder af løsninger inden for rejse- og personrisiko i bred forstand. Vores løsninger omfatter en komplet cyklus med ekstra fordele, der beskytter rejsende. Løsningen indeholder eksempelvis global overvågning af trusler, oplysninger inden afrejse, opmærksomhed undervejs samt både medicinsk og ikke-medicinsk hjælp.

WorldAware leverer tilpassede risikostyringsløsninger for virksomheden og medarbejdere baseret på de bedste oplysninger og størst mulig indsigt. Løsningen giver adgang til vores analytikere, kundeservice døgnet rundt og en dedikeret kunderådgiver. Vi er i virkeligheden en udvidelse af vores kunders virksomhed.

Sikkerhedsforpligtelse

Hvad er de vigtigste elementer i forhold til effektiv sikkerhedsforpligtelse?

De grundlæggende elementer i sikkerhedsforpligtelse for alle typer af virksomheder er at have en politik for risikostyring, en rejseforsikring og grundlæggende oplæring i rejsesikkerhed. Rejseforsikringen er typisk særligt for erhvervsrejsende og skal yde assistance og support til rejsende i nød. Virksomheden skal bygge videre på dette fundament ved at have en systematisk proces til at foretage risikovurdering og -begrænsning før afrejse og viderebringe denne information til de rejsende.

I en mere moden risikostyringsløsning vil virksomheden holde rejsende opdateret om alle nye oplysninger, der kan påvirke dem eller deres rejse, og proaktivt tilbyde hjælp til de rejsende.

Hvordan kan en virksomhed evaluere deres politik for risikostyring og oplæring i rejsesikkerhed? Hvor ser I de største mangler i de eksisterende politikker for risikostyring?

Som en form for best practice bør en politik for risikostyring inkludere følgende: omfang og målsætninger, ansvar, rejseplanlægning og -godkendelse, risikovurdering, rapportering af hændelser, samt hvilken forsikring og assistance der udbydes.

Den mest almindelige mangel, vi ser, er virksomheder, der mangler en dokumenteret politik for risikostyring. Ofte er politikken for risikostyring inkluderet i den generelle politik for rejser og udgifter samt andre risikorelaterede politikker. Hvis I samler alle oplysninger relateret til risikostyring ét sted, er det nemmere at informere om de forskellige politikker. Det gør det desuden nemmere at finde frem til eventuelle mangler, der skal udbedres, så politikken bliver endnu mere effektiv i tilfælde af uforudsete problemer.

Vi ser også, at de fleste politikker for risikostyring ikke præciserer både virksomhedens og medarbejdernes forventninger til rejser med høj risiko. Virksomheder har typisk en godkendelsesproces for erhvervsrejser, men forventningerne til rejser til højrisikolande er ikke definerede.

Hvornår bør kunder samarbejde med jer, når de udvikler deres politik for risikostyring?

Ideelt set ville kunder skulle samarbejde med os, når de planlægger en ny risikostyringsløsning eller ønsker at opdatere en stagneret løsning. WorldAware har erfaring med implementering af hundredvis af risikostyringsløsninger og har en række afprøvede værktøjer og skabeloner, der kan fremskynde processen. Et berømt citat af Gretchen Rubin siger: "Lad ikke det perfekte blive det godes fjende."

Opbygningen af en risikostyringsløsning er en konstant tilpasningsproces. En virksomhed skal starte med de grundlæggende elementer og sikre, at deres rejsende har den hjælp, de har brug for, hvis de kommer i problemer, og derefter bygger videre derfra. Virksomhedens risikoprofil vil forme risikostyringsløsningen. For eksempel hvorvidt virksomheden sender medarbejdere på rejser til højrisiko- eller lavrisikoområder eller noget midt imellem. Dette vil være afgørende for, hvordan den endelige risikostyringsløsning udformes.

Hvordan kan implementering af sikkerhedsforpligtelse hjælpe en virksomhed med at spare tid og/eller penge?

Standardpolitikker og -processer gør det muligt for virksomheder hurtigt at tage ensartede rejsebeslutninger. Når der findes retningslinjer og politikker, og disse tydeligt kommunikeres til medarbejderne, ved de, hvad de skal gøre, og hvad de kan forvente, uden at virksomheden skal yde en stor indsats for det. Ved at anvende risikostyringsprincipper på rejser kan en virksomhed konsekvent undgå problemer. Når der opstår problemer, kan virksomheden begrænse effekten heraf og eventuelle økonomiske tab.

Bør små, mellemstore og store virksomheder overveje forskellige tjenester, når de implementerer sikkerhedsforpligtelse? Hvis ja, kan du give et overblik over nogle af de forskellige tjenester, de skal overveje?

Ja, som tidligere nævnt vil virksomhedens risikoprofil snarere end dens størrelse diktere, hvilken kompleksitet og hvilke tjenester der er nødvendige at have med i risikostyringsløsningen.

Enhver virksomhed skal have mindst to ting til deres rejsende: et telefonnummer, som medarbejderne kan ringe til, hvis de har problemer, og en forsikring, der dækker eventuelle økonomiske tab ved en hændelse. Store, globale virksomheder eller mindre virksomheder, der har rejsende, som er afgørende for forretningen, eller medarbejdere, der rejser til højrisikoområder, bør tilbyde flere tjenester for at begrænse disse risici.

WorldAware kan evaluere en virksomheds risikoprofil, gennemgå kundens aktuelle risikostyringsløsning og fastlægge den bedste plan for et videre forløb. Afhængigt af mængden af rejser bør selv en mindre virksomhed bruge automatiserede funktioner for at sikre, at alle reserverede rejser systematisk gennemgås, information før afrejse videresendes til den rejsende, og enhver opdatering om trusler automatisk sendes til den rejsende døgnet rundt. De fleste erhvervsrejseudbydere samarbejder med udbydere som WorldAware for at yde denne type støtte. Hvis virksomheden ønsker, at alle ansatte – også dem, der ikke rejser – skal være dækkede, kan de kontakte WorldAware direkte.

Samarbejde mellem Egencia og WorldAware

Hvordan mener du, at partnerskabet mellem WorldAware og Egencia kan gavne kunder?

Implementering af enhver samlet risikostyringsløsning kræver et stærkt partnerskab mellem risikostyringsudbyderen og erhvervsrejseudbyderen. WorldAware og Egencia har haft et langvarigt partnerskab, der strækker sig længere end blot "salg". Kvaliteten af de tilgængelige rejsedata fremmer kvaliteten af risikostyringsløsningen.

Vi har udviklet og fortsætter med at opbygge relationer på tværs af relevante afdelinger i vores respektive virksomheder for at sikre, at et samlet datasæt af høj kvalitet udleveres fra dag ét, så vores fælles kunder kan drive deres risikostyringsløsninger. Derudover arbejder vores Account-teams tæt sammen før, under og efter salget for på den måde at kunne yde en proaktiv og kontinuerlig støtte. Vi peger ikke fingre. Vi arbejder sammen for hurtigt at løse problemerne.

Hvad er den mest almindelige udfordring, du har set kunder støde på, som WorldAware og Egencia fandt en løsning på? 

Dataindsamling og -kvalitet. Indsamling af rejsedata og sikring af datakvaliteten er ikke kun noget, der sker én gang under implementeringen, men tværtimod noget, der hele tiden skal holdes ved lige. De fleste udbydere af risikostyringstjenester forstår ikke rigtigt rejsedata og leverer ikke løbende datakvalitetsovervågning og støtte døgnet rundt.

Fortæl mig om den mest usædvanlige situation i forbindelse med sikkerhedsforpligtelse.

Vi oplever, at selv de mindste rejseafbrydelser forstærkes midt under en medarbejders rejse. Vi får ofte feedback fra rejsende såsom "tak for jeres besked om transportstrejken og hjælp med at komme frem til min destination" eller "tak for at sende en notifikation om rejserisiko på min telefon, så jeg var klar over det". Rejsende kan også være strandet på grund af vejrforholdene, og vi arbejder flittigt med Egencia blandt andet for at hjælpe rejsende med at komme bedst muligt ud af disse situationer.

Desværre opstår der indimellem situationer med høj risiko, og vi har erfaring med at hjælpe, om det så betyder, at der skal sendes en helikopter til fjerntliggende områder for at evakuere, eller der skal bringes lægehjælp til en person i nød. WorldAware følger hele tiden nye udviklinger, ikke kun der, hvor de rejsende befinder sig i øjeblikket, men også hvor de er på vej hen. Vi er i kontakt med de rejsende, så de ved, at vi er der for dem hele vejen, hvis der skulle opstå risici på deres rejse.

Som ekspert på området, hvad tænker du er næste skridt for sikkerhedsforpligtelse og risikostyring?

Sikkerhedsforpligtelse fokuserer ikke længere kun på den rejsende og rejsen. Nu er fokus på alle mennesker, og rejser bliver blot en del af sikkerhedsforpligtelsen. Det er ved at gå op for virksomheder, at det aktiv, de beskytter, er personen og ikke rejsen. Uanset om de befinder sig i deres hjemland, rejser, pendler eller er på ferie, sikrer implementeringen af en samlet risikostyring, at de er produktive og i sikkerhed. Med dette fokus på "alle mennesker" inden for sikkerhedsforpligtelse tager virksomheder velvære mere alvorligt – både fysisk og psykisk.

Kontakt jeres Account Manager for at få flere oplysninger om, hvordan WorldAware kan hjælpe jer med jeres sikkerhedsforpligtelse.

Svarene i denne artikel inkluderer uddrag fra det nye Egencia-interview med WorldAwares grundlægger og direktør, Bruce McIndoe. Bruce McIndoe er en anerkendt leder inden for risikostyring, rejser og efterretning. Som grundlægger af WorldAware har Bruce McIndoe været den vigtigste bidragyder til virksomhedens strategiske vækst og har sikret virksomhedens position som førende inden for forretningsmæssig modstandsdygtighed med udviklingen af Worldcue® Global Control Center. Før han sluttede sig til WorldAware, var Bruce McIndoe grundlægger af og administrerende direktør for CSSi, der udviklede software til efterretningsmyndighederne. Virksomheden kom på Inc. 500-listen og blev fire gange nomineret som en af verdens 50 hurtigst voksende virksomheder af Washington Technology. Han har også spillet en væsentligt rolle i udviklingen af efterretningsprogrammer for den amerikanske regering.