Af Caleb MacIlvaine, Senior Product Marketing Manager

I dag er alle på udkig efter måder at bruge deres erhvervsrejsebudget mere fornuftigt på. Udnyt den stillestående rejsesituation til at optimere jeres rejseløsning. I kan for eksempel finjustere jeres rejsepolitik, så I ikke går glip af noget, når erhvervsrejser kommer tilbage på agendaen.

Selvom det kan være fristende bare at begrænse antallet af rejser for at skære ned på forbruget, findes der smartere løsninger. Der kan være flere skjulte besparelser i jeres rejseløsning, end I måske går og tror.

En af de bedste metoder til at opnå besparelser er ved at evaluere jeres rejsedata og derigennem finde hidtil ukendte muligheder. Egencia Analytics Studio er et effektivt program med visuelle dataoversigter, der gør det muligt at dykke ned i jeres rejseløsning og finde skjulte skatte i form af optimerings- og besparelsesmuligheder. Her er tre områder, hvor I kan undersøge besparelsesmuligheder med den nye oversigt til benchmarking.

Kig på de mest populære destinationer og hotelbrands efter udgifter

Et godt sted at starte er at kigge på de mest populære rejsedestinationer sorteret efter udgifter til ophold på hoteller, der ligger i nærheden af jeres kontorer eller kunder. Ved at dele de mest populære hotelbrands op efter udgifter og værelsespriser kan I hurtigt skabe overblik over, hvilke hoteller I skal gå efter i bestemte områder.

Hvis London for eksempel er en af jeres mest populære destinationer, fordi jeres virksomhed har hovedkontor der, og I har et foretrukket hotelbrand efter at have kigget på de samlede udgifter til hotelophold, kan I med fordel forsøge at forhandle en særlig pris med et af overnatningsstederne nær jeres ønskede destination. Hvis jeres virksomhed forsøger at reducere sit CO2-aftryk, kan I sideløbende gøre brug af jeres oversigt over CO₂-udledning til at forhandle med klimavenlige hotelleverandører. Det er muligt også at forhandle fordele såsom morgenmad, gratis Wi-Fi eller parkeringsrabat i samarbejdsaftalen med dem. For at hjælpe jer i forhandlingsprocessen giver Analytics Studio en historisk oversigt over priser på hotelophold for reserverede rejser til enhver destination.

Figur 1: Under afsnittet "Detaljer" i oversigten til benchmarking kan I få et omfattende indblik i jeres rejseudgifter og de rejsendes adfærd, som I kan bruge til at optimere jeres rejseløsning.

Mest populære ruter

Et andet område, I potentielt set kan spare penge på, er på jeres mest populære flyruter. Hvis jeres erhvervsrejsende for eksempel ofte flyver fra København til Stockholm (CPH:ARN), fordi jeres vigtigste kunde befinder sig i Stockholm, kan Analytics Studio give jer en rapport over antallet af flyrejser og omfanget af udgifter for netop denne rute, som I kan bruge til at forhandle særlige priser med flyselskaber. I kan eksempelvis tilbyde et samarbejde til gengæld for nedsatte flypriser på den pågældende rute. Eller I kan tage et kig på de integrerede besparelser, I får med Egencia Savings Finder til flyrejser og hoteller.

I kan bruge historiske data til at identificere områder, hvor I kan forhandle bedre priser ved at kigge på gennemsnitlige besparelser for de flyrejser og byer, der udgør de mest optimerede reservationer og besparelser. Al denne data kan også bruges, hvis I har en ny destination, som I ofte vil rejse til på grund af en ny kunde, et nyt projekt eller åbningen af et nyt kontor. Start med at identificere de oftest benyttede ruter til den nye destination, og kontakt derefter jeres foretrukne flyselskab for at spørge, hvad de kan tilbyde jer. Det er også et godt tidspunkt at indlede forhandlinger med jeres foretrukne hotelkæde i nærheden af den nye destination.

Glem ikke landtransport. Det forventes, at de første rejser, der vender tilbage, vil være regionale og indenrigsrejser, og først på et senere tidspunkt vil de internationale rejser begynde at tage fart. For at sikre at jeres virksomhed får de bedste priser på indenrigstransport såsom togbilletter og biludlejning, kan I med fordel gennemgå dataene for at undersøge, om ikke der er plads til forbedringer på den udgiftspost.

Benchmarking af jeres erhvervsrejseløsning

Den nye oversigt til benchmarking i Analytics Studio er en anden portal, der kan brugs til at forhandle bedre priser og andre fordele. I kan vælge at benchmarke med virksomheder, der har omtrent de samme rejseudgifter som jer, eller med lande, I har reserveret rejser til. Hvis I for eksempel kan se, at virksomheder af samme størrelse har langt færre udgifter til specifikke ruter eller hotelophold, som jeres rejsende ofte benytter sig af, skal I bruge denne indsigt til at forhandle bedre priser med jeres leverandører.

I kan drage fordel af situationen og gennemgå jeres rejsepolitik – eller mere specifikt prislofter i jeres rejsepolitik. Ved at sammenligne data kan I finde ud af, om jeres rejsepolitiks tilladte prisloft for hotelophold på forskellige destinationer er tilpasset nuværende markedsforhold. I kan vælge at revidere nogle af dem eller implementere prislofter pr. destination, hvis I ikke allerede har det i jeres rejsepolitik.

Forhandlinger med leverandører kan være en gunstig situation for jeres virksomhed. I kan spare penge ved at tilbyde stor volumen. Særlige fordele gør erhvervsrejsende mere tilbøjelige til at reservere i overensstemmelse med rejsepolitikken. Det betyder, at de kan rejse mere for de samme udgifter eller rejse det samme og spare penge.

Når I har forhandlet tilbud med jeres foretrukne leverandører, må I endelig ikke glemme at fortælle jeres Account Manager hos Egencia om det. Egencia vil sørge for, at jeres firmaaftaler bliver vist til rejsende, når de reserverer på Egencias hjemmeside eller via mobilappen.

Ved at gå målrettet efter at forhandle strategisk smarte områder med leverandører kan I få mest muligt ud af jeres rejseudgifter og samtidigt holde jeres rejsende glade.