Byggebranchen har stået over for store og unikke udfordringer under pandemien, da så meget af branchens arbejde skal udføres fysisk eller på byggepladser. Men selvom byggeriet er i stand til at høste større fordele end andre industrier ved at digitalisere rejser, er det en af de brancher, der har været længst tid om at tage ændringerne til sig.

For at hjælpe firmaer, der er nysgerrige efter at skifte til digitale rejseløsninger, har Egencia talt med brancheeksperter for at sammensætte en håndbog for rejser inden for byggeriet. Download håndbogen for at høre fra dem, der har foretaget skiftet, og bliv klogere på, hvordan I kan gøre det samme i jeres virksomhed.

Her er 5 hovedpunkter fra håndbogen, der kan give en idé om, hvad I kan forvente, når I skifter til en digital rejseløsning:

1. Bedre omkostningsstyring

På grund af byggeprojekters uforudsigelighed skal rejser være fleksible og nemme at tilpasse. Men korte reservationsperioder, lange ophold og ændringer i sidste øjeblik kan øge omkostningerne. Data viser, at rejsende indenfor byggeriet i USA har 20% højere omkostninger pr. rejse end nogen anden type erhvervsrejsende. Det kan desuden føre til et utal af ubrugte flybilletter og tilgodehavender hos flyselskaberne.

"Vi har set byggefirmaer kæmpe med at håndtere store mængder ubrugte tilgodehavender hos bestemte flyselskaber," siger Chris LeFevre, Corporate Account Manager hos Egencia og fortsætter: "Med mindre der er en digital løsning, der kan samle det hele, er det virkelig svært at holde styr på."

Siden januar 2020 har Egencias kunder indløst over 100.000 tilgodehavender hos flyselskaberne til en værdi af 50 millioner USD via Egencias platform i Nordamerika. Smarte teknologier minimerer omkostningerne yderligere. Egencia Savings Finder søger for eksempel efter lavere priser selv efter reservationerne er foretaget, hvilket sparer kunder for gennemsnitligt 7% på flyrejser og 14% på hoteller

Konklusion: Med den rette digitale rejseløsning øges besparelserne i stedet for omkostningerne.

2. Overblik over rejseudgifter

Med mange bolde i luften i forbindelse med byggeprojekter er det en stor fordel at kunne spore de samlede rejseudgifter samt rejseudgifter pr. entreprenør og bygherre. Når de rejsende reserverer manuelt – eller med personlige kreditkort – er det besværligt, hvis ikke ligefrem umuligt, at få disse oplysninger indsamlet.

Regnskabschefen hos et stort isoleringsfirma fortæller, at før firmaet skiftede til en digital rejseløsning, tog det ofte to til tre måneder, før hun kunne fastslå, hvad der var blevet brugt på en bestemt rejse.

En administrationschef hos en renoverings- og ombygningsvirksomhed har oplevet lignende frustrationer, da hun fandt ud af, at medarbejdere reserverede dyre biler og hoteller, fordi firmaet ikke havde nogen faste procedurer, der forhindrede dem i at gøre det eller til at identificere problemerne, når det skete.

"Da det gik op for mig, at vi ikke monitorerede disse ting, fik jeg et chok," siger hun og uddyber: "Vi havde simpelthen ikke overblik over firmaets rejseudgifter." Det ændrede sig, da virksomheden skiftede til Egencia. "Samarbejdet med et digitalt erhvervsrejsebureau har samlet alle vores reservationer under ét – og givet mig muligheden for at se vores samlede udgifter ét sted," forklarer hun.

Med oversigter og rapporter baseret på de samlede reservationsdata kan virksomheder med få klik oprette udgiftsrapporter pr. jobnummer, medarbejder, lokation, rejselængde, hoteller og meget mere.

Konklusion: Samlede data samt brugervenlige oversigter og rapporter giver mulighed for bedre budgettering.

3. Forbedret fleksibilitet

I byggebranchen, mere end i næsten alle andre brancher, er forandring det eneste, der er sikkert. Gammeldags manuel reservation gør det ekstremt besværligt for medarbejdere på farten at foretage opdateringer i deres rejseplaner. Og uden en ensrettet digital løsning giver det "bemyndigede medarbejdere", der sørger for egne rejser, tilsyneladende carte blanche til at bruge, hvad de mener er rimeligt.

En digital løsning styrker derimod til rejseansvarlige, projektledere og rejsende. Administrationschefen erkendte behovet for en løsning, da virksomheden begyndte at vokse. "Jeg var klar over, at jeg ikke selv kunne stå for at reservere alle medarbejderes rejser, og jeg var også klar over, at jeg ikke havde tiden til at sætte mig ned og oplære alle til at kunne klare tingene selv."

Med en digital rejseløsning har administrationschefen mulighed for at reservere rejser til hele grupper eller til forskellige typer individuelle rejsende med få klik. Hun kan desuden oprette vejledninger til rejsepolitikken, der er indbygget i reservationsprocessen, så visuelle flag advarer både rejsende og rejseansvarlige, hvis rejsen ikke overholder rejsepolitikken, før reservationen overhovedet foretages.

Det er også vigtigt for de rejsende at føle sig trygge og sikre i alle trin, når de administrerer egne rejser. Til sammenligning har Egencias kunder en gennemsnitlig online andel på 87%, hovedsageligt på grund af den brugervenlige tilgang, der er ens på alle enheder.

(Klik her for at finde ud af, hvorfor en IDC MarketScape-rapport om cloudbaserede applikationer til reservation af erhvervsrejser har udnævnt Egencia som førende indenfor teknologibaserede erhvervsrejseløsninger)

Rejsende kan reservere og ændre reservationer af flyrejser, hotel, udlejningsbiler og togrejser, kontakte deres hotel, modtage varsler om flyændringer og aflysninger, finde de bedste muligheder for landtransport og få personlig hjælp døgnet rundt – alt dette med et enkelt tryk på deres smartphone eller andre enheder.

Konklusion: Det er muligt at give de rejsende indflydelse, samtidig med at I øger overholdelsen af firmaets rejsepolitikker på en måde, der gør det nemmere for alle.

4. Mulighed for sporing af rejsende

Sikkerhedsforpligtelse og muligheden for at kunne lokalisere, hvor de rejsende befinder sig i øjeblikket, blev en topprioritet, da pandemien ramte – og det kan meget vel fortsætte lang tid endnu. Med så mange rejsende kan sikkerhedsforpligtelse i byggebranchen være særligt omfattende.

En digital rejseløsning løser dette problem med centraliserede reservationsdata og teknologi som Egencias sporing af rejsende. Chris LeFevre fra Egencia forklarer: "I kan hurtigt få et nøjagtigt overblik over, hvor jeres rejsende er på et givent tidspunkt, og kontakte dem i tilfælde af masseaflysninger, naturkatastrofer eller COVID-19-restriktioner på en specifik lokation."

Før et stort isoleringsfirma skiftede til Egencia måtte regnskabsdirektøren ringe rundt til lokale byggepladser i håb om komme i kontakt med en bestemt rejsende. Med Egencias sporing af rejsende "kan jeg nu åbne et kort, der fortæller mig, hvor mange medarbejdere jeg har i hver region, og viser, hvem der er hvor," siger hun. "Jeg praler til alle, jeg kender, om, hvor fantastisk det er at kunne spore sine rejsende," lyder det fra hende.

Konklusion: Den rigtige digitale rejseløsning gør det nemt at spore jeres rejsende.

5. Øget effektivitet

Det er ikke overraskende, at en digital rejseløsning kan øge effektiviteten. Men det kan være overraskende at se hvor meget. Forrester Research har fastslået, at det i gennemsnit tager 13,6 timer manuelt at reservere en rejse (og behandle rejseudgifterne) fordelt på rejsende, godkendelsesprocedurer, regnskabsfolk og revisorer.

Sammenlign dette med hvor lang tid, det tager for Egencias kunder at reservere en rejse – fire minutter for hotel og fem minutter for flyrejser, billeje og togrejser. Selv med komplekse rejseplaner opleves der eksponentielle tidsbesparelser.

"Entreprenører ønsker at forblive konkurrencedygtige," siger Chris LeFevre fra Egencia, "og en af måderne er ved at forbedre interne processer og gøre dem mere effektive." Når medarbejdere slipper for manuelle og usammenhængende reservationer, kan de bruge deres tid og energi på aktiviteter, der øger firmaets indtjening og gør eksisterende kunder glade.

Konklusion: I en konkurrencepræget byggeindustri kan den rigtige digitale rejseløsning være en vigtig komponent til at øge effektiviteten og opnå en konkurrencedygtig fordel.

Vejen frem

Alt dette fører til større konkurrencefordele og højere investeringsafkast. Det første skridt er at foretage skiftet fra at tænke på rejser som en udgift til at tænke på det som en strategisk investering. Det andet skridt er at foretage skiftet til en digital rejseløsning, der understøtter jeres virksomheds unikke behov.

Download hele håndbogen "Taking Business Travel Digital: How Construction Companies Benefit", og bliv klogere på, hvad I skal kigge efter, når I vurderer en digital erhvervsrejseudbyder.