Strategier for risikostyring: fem måder at hjælpe erhvervsrejsende på

Posted: 13 November 2020
Corporate Travel Manager Reduces People Risk

Af Sergio Fierens, Senior Director, Technology, Egencia

  1. Med det øgede antal rejserestriktioner blandt andet i forbindelse med COVID-19, hvad gør Egencia så for at hjælpe rejsende med at træffe sikre beslutninger om nuværende og kommende rejseplaner?

    Egencia har lanceret Egencia® Travel Advisor særligt i forbindelse med COVID-19, der skal hjælpe vores kunder med at reducere risici ved at undersøge eventuelle restriktioner i forbindelse med en bestemt rejseplan. Dette værktøj indeholder oplysninger om COVID-19-restriktioner, herunder grænserestriktioner, regler om karantæne, påkrævet sundhedsdokumentation og krav til værnemidler såsom mundbind. Værktøjet indeholder også oplysninger om andre potentielle risici og giver brugere adgang til alle typer nødoplysninger på ét sted, hvilket gør processerne for risikostyring langt nemmere.

    Erhvervsrejsende, rejsebestillere, HR-medarbejdere og rejseansvarlige kan søge og få adgang til vejledninger for alle afrejse- og ankomstdestinationer. Oplysningerne i Egencia Travel Advisor findes og udvælges af Egencias Crisis Management-team, Expedias Group Government Affairs-team og tredjepartsleverandører af indhold om krisesituationer, såsom Sherpa.

    Egencia bruger maskinlæring til at fremvise en liste med forslag til steder, som er særligt udvalgt for hver bruger baseret på tidligere, nuværende og forudsete rejsemønstre. Dette gør det muligt for alle dele af virksomheden at håndtere risikostyring proaktivt for at understøtte proceduren for administration af rejser.

  2. Udover researchværktøjer, hvordan leverer Egencia så rettidige og relevante oplysninger til brugerne, når de reserverer rejser?

    Udover planlægnings- og researchværktøjerne har Egencia indlejret vejledninger i købsoplevelsen, hvilket gør beslutningsprocessen nemmere. Egencia viser varsler om restriktioner og krisesituationer, der gælder for den rejsendes afrejsested og destination, baseret på de angivne rejsedatoer under købsoplevelsen.

    Derudover er Egencia en del af Expedia Group, der er et af verdens førende rejsebureauer. Herigennem kommer oplysninger om sundheds- og hygiejnestandarder og -procedurer direkte fra leverandørerne. Egencia viser de gældende restriktioner og faciliteter for bestemte flyrejser, hoteller, billeje eller togrejser under reservationen.

    Vejledningsoplysningerne er integreret i Egencias SaaS-erhvervsrejseløsning, hvilket gør det nemmere for rejseansvarlige, rejsebestillere og rejsende at holde sig opdaterede om de seneste vejledninger, som bliver vist under reservationsoplevelsen. De er også fuldt indlejrede i hele Egencias globale platform, herunder siden med rejseplaner, mobilappen og chatbotten.

  3. Hvad med udover reservationsoplevelsen? Hvordan kan rejsende få adgang til rejsevejledninger efter at have reserveret?

    Eftersom restriktioner og regler ændrer sig, vil siden "Rejser" på platformen og fanebladet "Rejser" i mobilappen altid vise de opdaterede varsler.

    Efter reservationen modtager brugeren bekræftelses-e-mails, som indeholder de relevante gældende restriktioner for rejsen på købstidspunktet. Restriktioner og krav ændrer sig ofte og pludseligt verden over, så derfor sender vi en "Bliv klar til din rejse"-e-mail med opdaterede rejsevejledninger fire dage inden afgang.

    Derudover er Egencia® Travel Advisory indbygget i Egencias virtuelle rejsekonsulent. Den virtuelle rejsekonsulent er opmærksom på, hvorvidt brugeren har reserveret en rejse til destinationer, der har aktive varsler, og giver uopfordret automatisk oplysninger om rejsevejledninger til disse destinationer. Den vil også opfange en brugers hensigt om at spørge efter oplysninger om rejsevejledninger og påpege værktøjer og indhold, der kan være relevant. Brugere kan chatte med den virtuelle rejsekonsulent for at handle på vejledningerne og ændre i rejseplanerne efter behov.

  4. Hvordan kan rejseansvarlige finde frem til og kontakte berørte rejsende, hvis der indføres nye restriktioner eller varsler?

    Rejseansvarlige kan bruge Egencias sporing af rejsende til at klarlægge, hvilke medarbejdere der er eller bliver berørte af en ny restriktion eller et nyt krav. Der kan søges globalt eller efter land, by, flyselskab eller område på kortet. For nylig er der blevet tilføjet muligheder for sortering og filtrering, så søgninger kan tilpasses yderligere, og risikoreduktion og -styring forbedres.

    Så snart rejsende, der kan være berørt af en ny restriktion eller et nyt varsel, er blevet lokaliseret, kan den rejseansvarlige få adgang til deres kontaktoplysninger eller kontakte dem direkte fra Egencias værktøj til sporing af rejsende. Der kan sendes en e-mail eller en push-meddelelse direkte til de rejsende, der har Egencias app installeret på deres mobilenhed. På den måde kan den rejseansvarlige give konkret vejledning vedrørende rejseforstyrrelsen.

    Rejseansvarlige kan se alle meddelelser, der er blevet sendt fra Egencias sporing af rejsende i de seneste 60 dage, herunder tidsstempler, anvendt kanal (e-mail eller push-meddelelse) samt om og hvornår de rejsende har læst meddelelsen. Gennem denne rapportering kan overførsel af viden underbygges og rettidig omhu understøttes.

  5. Efter de rejsende, der er berørt af restriktionen, er kommet i sikkerhed, er den næstvigtigste prioritet for rejseansvarlige at minimere fremtidige og økonomiske risici for virksomhedens rejseløsning. Hvilke værktøjer råder rejseansvarlige over til at handle proaktivt?

    Egencias kunder har adgang til et bredt udvalg af funktioner vedrørende rejsepolitikker, godkendelse og rapportering, ligesom disse muligheder hele tiden bliver forstærket, så det bliver lettere for brugere at operere med et stort antal restriktioner verden over, hvoraf mange af dem ændrer sig ofte og pludseligt.

    Egencia har forbedret indstillingerne og tilføjet nye funktioner for at gøre det nemmere at fastlægge ruter og destinationer, der ikke er i overensstemmelse med rejsepolitikken, herunder muligheden for at udføre risikovurdering såsom rejsekorridorsundtagelser for disse rejser. Nye funktioner omfatter også workflow til sikkerhedsgodkendelse. Når disse workflow er aktiveret, kræves der godkendelse fra sikkerhedschefer eller andre interessenter af alle reservationer til begrænsede destinationer.

    Der er nem adgang til disse muligheder via Egencia® Travel Advisor og ressourceoversigten i Egencias sporing af rejsende, så rejseansvarlige har værktøjer til administration af rejseforstyrrelser lige ved hånden, uanset om det gælder en lille virksomhed eller et stort, internationalt foretagende.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.