Du tænker måske, at erhvervsrejser er en rimelig ukompliceret størrelse, men detaljerne kan hurtigt blive svære at definere. Uden brugbar datavisualisering og -analyse kan det være svært for en virksomheds ledelse at tale konkret om en rejseløsnings resultater.

Erhvervsrejser kan virke ukomplicerede: En medarbejder rejser til en bestemt destination. Virksomheden betaler for fly- og togrejser, biludlejning og hotelophold. Det virker ligetil, men det er det ikke.

Uanset hvilken størrelse en virksomheds rejseløsning har, fører de fleste rejseansvarlige statistik på et par kerneområder. Hvor mange medarbejdere har reserveret på forhånd, som de skulle? Er der nok medarbejdere, som benytter virksomhedens erhvervsrejsebureau? Hvor meget har virksomheden sparet på rejseomkostninger sidste kvartal gennem firmaaftaler? Hjælper erhvervsrejsebureauet virksomheden til automatisk at spare penge? Det kræver både de rette data og dataanalyse at levere nøjagtige indblik, hvad angår spørgsmål som disse.

Egencia Analytics Studio er løsningen. Denne brugervenlige funktion på vores platform er udviklet med tanke på den rejseansvarlige og det daglige rapporteringsbehov. Med Analytics Studio er der mulighed for at udforske data om rejseudgifter visuelt, få ny indsigt og finde nye muligheder for besparelser. I kan for eksempel holde øje med tendenser over tid for at optimere udgifter på tværs af rejsetyper som fly, hotel, tog og bil. Med omfattende og hurtig datavisualisering byder Analytics Studio på mere end bare en standardoversigt over virksomheden. Platformen giver mulighed for hurtigt at give interne afdelinger og den øverste ledelse besked om vigtige rejsedata og resultater.

Kendskab til, hvor mange af jeres rejsende der reserverer via jeres erhvervsrejsebureau og i henhold til rejsepolitikken, er et afgørende indledende skridt i forhold til effektivt at administrere rejseløsningen. Med Analytics Studio bliver det nemt at tale konkret om kernetallene. I kan hurtigt visualisere vigtige statistikker såsom udgifter, online andel, overholdelse af rejsepolitikken og meget mere på tværs af hele rejseløsningen. Omfattende filtrering gør det også muligt at kigge nærmere på for eksempel transportform eller afdeling.

I vores arbejde med virksomheder, der bruger erhvervsrejser som en del af deres vækststrategi, har vi formuleret tre områder, hvor Analytics Studio kan hjælpe rejseansvarlige.

1. Forstå jeres udgifter

Med Analytics Studio har Egencia skabt muligheden for at oprette overbevisende rapporter til deling med virksomhedens HR-, økonomi- og indkøbsafdelinger samt den øverste ledelse. Vi gør dette muligt ved at levere en samlet oversigt over jeres erhvervsrejsedata. Egencia lagrer alle jeres rejsedata på ét sted, uanset om reservationen foretages online, offline eller via appen, hvilket giver et fuldstændigt billede af rejseløsningen.

Et afgørende indledende skridt er at kigge på jeres rejseudgifter. Et eksempel kan være udgifter til flyrejser – det er vigtigt at kende de mest populære ruter, samt hvor ofte disse ruter bliver fløjet og af hvem. Når I først har disse oplysninger, kan I kigge på, hvor mange penge der bruges og begynde at tænke over, hvor der kan findes besparelser ved at forhandle priser med flyselskaber. Hvis jeres rejser ændrer sig fra år til år, kvartal til kvartal eller måske endda fra initiativ til initiativ, er det optimalt at have indsigt i, hvor ressourcerne skal kanaliseres hen.

Analytics Studio giver jer det fulde overblik over jeres udgifter til flyrejser på tværs af virksomheden med oversigten over flyrejser. Her kan I gå i dybden og kigge på tal for udgifter og transaktioner fordelt efter den enkelte rejsende, flyruter eller flyselskab. Hvis I vil dykke endnu længere ned i tallene, kan der oprettes rapporter efter afdeling, rejsetype (indenrigs eller udenrigs) og kabineklasse. Tilsvarende oversigter er også tilgængelige for hotel, tog og biludlejning, så I er fuldstændig dækket ind.

2. Få hurtig visning af rejsedata på flere niveauer

Relevans er afgørende for en effektiv kommunikation om rejsedata med kollegaer og chefer. Hvis du for eksempel administrerer rejser for en bestemt region i en virksomhed, der driver forretning i mange forskellige lande, vil du sikkert primært gerne vide, hvad der rører sig i din region. Det overordnede overblik kan være en hjælp, men dine ledere er typisk interesseret i deres eget budget og ikke i hele virksomheden.

Rejseansvarlige kan tildele forskellige adgangsniveauer i Analytics Studio til medarbejdere baseret på roller. Systemet er fleksibelt, så det kan tilpasses til strukturen i jeres virksomhed. Rollerne giver kun brugere adgang til at se, hvad de har brug for til at udføre deres arbejde. På den måde har medarbejdere ikke adgang til data, som ikke har noget med dem at gøre, og de bliver ikke overlæsset med oplysninger om forretningsområder, der ikke har relevans for deres arbejde.

Analytics Studio giver også mulighed for at undersøge data på detaljeniveau. Datavisualisering kan filtreres efter afdeling eller rejsegruppe. Lad os sige, at I gerne vil sammenligne afdeling A med afdeling B for at se, hvor godt hver gruppe følger reglerne for forhåndsreservation. Analytics Studio har en enkel og klikbaseret funktion til at oprette og sammenligne visuelle grafer med det samme. Det kan hjælpe til at finde mønstre og tendenser i jeres rejseløsning, som måske kræver opmærksomhed fra den øverste ledelse, skaber muligheder for besparelser og forbedrer jeres strategi til overholdelse af rejsepolitikken.

3. Brug rapportering til at garantere de rejsendes sikkerhed

Rejsepolitikker implementeres for at spare penge, men det kræver, at de overholdes. For at sikre en effektiv overholdelse af rejsepolitikken skal det være nemt at identificere, hvem der overtræder den, og indsamle data over omkostningerne ved manglende overholdelse. En global erhvervsrejseløsning som Egencia reducerer arbejdet i forbindelse med dataindsamling.

Når I bruger data til at indgå i en effektiv dialog omkring jeres rejsepolitik, kan I også øge jeres online andel. Hvis de rejsendes lokale skikke for eksempel ikke imødekommes, kan det medføre afvigelse fra rejsepolitikken. Hos Egencia forstår vi, hvor vigtigt det er at understøtte forskellige transportmuligheder og have de dertilhørende rejsepolitikker. På samme måde kan en analyse af besparelser gennem lokal overholdelse af rejsepolitikken give indsigt i rejsepolitikker, som kunne fungere på globalt plan.

Analytics Studio er et brugervenligt værktøj til medarbejdere, som dagligt står for administrationen af rejseløsningen. Det giver jer mulighed for at forstå, hvordan jeres rejseløsning klarer sig, hvordan den kan forbedres, og hvor I kan opnå flere besparelser – samt hvordan I effektivt kommunikerer betydningen af jeres rejseløsning videre til resten af virksomheden.

Læs mere i vores datablad om Egencia Analytics Studio.