Erhvervsrejser er et vigtigt strategisk værktøj i alle typer virksomheder. Personlige møder er med til at sikre ny forretning, styrke teams og vise engagement over for eksisterende kunder, hvilket bidrager til fastholdelse.

En erhvervsrejse omfatter dog langt mere end at boarde et fly. Under de aktuelle omstændigheder betyder det også, at virksomheder skal have en løsning til rejsesikkerhed.

Når en virksomhed beder medarbejderne om at rejse fra deres familie, medfører det en moralsk og juridisk sikkerhedsforpligtelse. Medarbejdere, der tager af sted på erhvervsrejser, skal have tillid til, at virksomheden tager deres trivsel og sikkerhed alvorligt, og at der er en strategi for at reducere eller forebygge risici.

Risikovurdering af rejser – hvorfor og hvordan bør det gøres?

Hele virksomheden har et ansvar for risikostyring. Den rejseansvarliges rolle er at stå i spidsen for udviklingen og administrationen af politikker for sikkerhedsforpligtelse samt planer for de rejsendes sikkerhed, som også tager hånd om deres bekymringer. Det kræver to sammenhængende indsatser – for det første at lægge disse planer og dernæst informere rejsende om planerne.

Egencia kan hjælpe, når det kommer til risikostyring og forebyggelse af rejser med høj risiko.

Risikotolerance og sikkerhedsforpligtelse på rejser

Et af de første trin for rejseansvarlige er at samarbejde med virksomhedens interessenter for at forstå virksomhedens risikotolerance, når det kommer til erhvervsrejser. Risikotolerance handler om mere end at afveje, hvorvidt det er en stor risiko at sætte sig på et fly, når en naturkatastrofe som f.eks. en tornado truer et kystområde.

Risikotolerance hører under risikostyring og er et bredere koncept inden for administration. På et højere niveau er det en ramme for at vurdere risikoen ved erhvervsrejser, og hvor stor en risiko, der er acceptabel for at opnå de ønskede resultater. Det er eksempelvis en mere risikabel investering at gå ind på et helt nyt marked end gradvist at skabe vækst i en branche, hvor I allerede har en stærk position. Afkastet kan dog være betydeligt. Hvor stor en risiko er I villige til at acceptere? Når I arbejder på disse problemstillinger og finder måder, hvorpå I kan forebygge risici og underbygge jeres stærke sider, kan I lægge en strategi for jeres beslutninger. Det omfatter en vurdering af, om risikoen er for høj, og om jeres tid ville være givet bedre ud et andet sted.

Risikotolerance for rejser tilpasser konceptet til erhvervsrejser, hvilket skaber en målestok for at vurdere, om en rejse bør gennemføres. Det hænger også sammen med virksomhedens sikkerhedsforpligtelse. Denne målestok kan variere mellem de enkelte erhvervsrejsende.

En region med meget forurening kan f.eks. indebære en højere risiko for en medarbejder med åndedrætsbesvær end en anden medarbejder. I kan reducere risikoen ved at sende én medarbejder af sted frem for en anden. Det kan også omfatte systematiske problemer såsom at overvåge områder, der har oplevet civile uroligheder eller andre sikkerhedsproblemer. Hvilke forhold ville udgøre en acceptabel risiko ved rejser til denne region? Hvordan kommer disse overvejelser til udtryk I jeres erhvervsrejsepolitik? Disse vurderinger skal omfatte indenrigsrejser og internationale rejser og finde en passende balance mellem risikoen ved erhvervsrejser og forretningsvækst.

Den komplette guide til at prioritere erhvervsrejsendes trivsel

Sikkerhedspolitikker for rejsende bruger risikotolerance til at vurdere, spore og reagere på risikoniveauer verden over. Rejseansvarlige skal underbygge disse rejsepolitikker med konkrete planer for nødsituationer for at beskytte de rejsende.

Information til rejsende

Med udgangspunkt i dette skal rejseansvarlige informere rejsende om disse politikker og procedurer for at opbygge den nødvendige tillid til, at virksomheden står ved de foranstaltninger for sikkerhed på erhvervsrejser, som er implementeret. Første trin i kommunikationen er at foretage en undersøgelse blandt jeres erhvervsrejsende for at få indsigt i deres behov. Hyppige bekymringer og behov kan integreres i strukturen for risikostyring. Individuelle bekymringer kan være en del af rejsendes profiler og datapunkter, når en specifik erhvervsrejse evalueres.

Rejseansvarlige bør bruge alle tilgængelige kommunikationsmidler for at informere medarbejdere om disse politikker. Interaktive forummer såsom personalemøder giver mulighed for at indhente feedback foruden andre envejskanaler. I mange tilfælde kan kommunikation af politikker for sikkerhedsforpligtelse integreres i reservationsværktøjet, så rejsende kan blive påmindet om sikkerhedspolitikker og -indsatser i forbindelse med en påtænkt rejse.

Egencia hjælper med sikkerhedsforpligtelse under hele rejsen

Egencia har omfattende erfaring og ressourcer inden for risikostyring som kan hjælpe jer med at skabe en ramme for risikotolerance og politikker for sikkerhedsforpligtelse. Egencia kan også hjælpe rejseansvarlige med at indføre sikkerhedsretningslinjer for rejsende og informere rejsende om hændelser og udviklingsforløb verden over i realtid.

Vores reservationsværktøjer gør erhvervsrejsende opmærksomme på eventuelle reservationer, som ikke overholder rejsepolitikken, og hjælper dem med at træffe valg, som er i overensstemmelse med rejsepolitikken. Denne grænseflade kan også informere om relevante sikkerhedsoplysninger vedrørende en destination eller en rejseplan. Rejseansvarlige kan oprette virksomhedens politikker for sikkerhedsforpligtelse på ét sted og øjeblikkeligt anvende dem på tværs af alle reservationskanaler.

Når en rejse er i gang, kan Egencia sende push-meddelelser til rejsende for at holde dem opdaterede om hændelser og relevante oplysninger, der kan påvirke deres planer. I nødstilfælde kan rejseansvarlige finde deres rejsende med vores værktøj til sporing af rejsende på alle rejser, der er reserveret gennem Egencia. Denne visning går 30 dage tilbage for en specifik rejsedestination for at vurdere sikkerhedsspørgsmål, som potentielt kan påvirke rejsende med tilbagevirkende kraft. Det kunne f.eks. være en nyopstået trussel mod folkesundheden i et område, såsom coronavirus.