Fem ting HR-medarbejdere kan gøre for at øge erhvervsrejsendes tryghed

Posted: 02 December 2020
HR Professionals Implement Travel Risk Management Plan

Det er enhver leders topprioritet at hjælpe medarbejderne under en krise, og det gælder også for COVID-19-pandemien. Krisehåndtering skal omfatte alt, lige fra grundlæggende behov inden for sundhed og trivsel til at give så klar besked som muligt under de omskiftelige omstændigheder, samtidig med at virksomheden skal være ærlig, gennemsigtig og reel i forhold til usikkerheden om fremtiden.

Mens vi arbejder på at hjælpe virksomheder med ikke blot at overleve, men også trives, vil måden, vi håndterer denne genopretning på, falde tilbage på vores brand. Det vil også have indflydelse på vores omdømme mange år fremover og påvirke vores konkurrencedygtighed i fremtiden. I den nye hverdag vender vi næppe tilbage til den måde, vi arbejdede på før.

Som HR-medarbejder vil du nok opleve, at særligt ét aspekt af dit arbejde vil se anderledes ud i en ny hverdag: erhvervsrejser. Selvom erhvervsrejser gradvist genoptages rundt omkring i verden, er det tid til at kigge på de nye krav og realiteter. Det bliver en ny udfordring at balancere risikostyring, lokale restriktioner, medarbejdernes trivsel og virksomhedens vækst og ledelsesbehov.

For at få et forspring kan du overveje at kontakte virksomhedens rejseansvarlige og jeres erhvervsrejsebureau snarest muligt. De kan hjælpe dig med at løse udfordringerne i forbindelse med erhvervsrejser og skabe overblik i disse usikre tider.

Find svar på følgende spørgsmål:

  • Hvordan vil I holde jer opdaterede om lokale restriktioner, potentielle risici, tendenser og krav? Hvordan vil I kommunikere med og informere jeres medarbejdere?
  • Hvilke typer erhvervsrejser anser jeres virksomhed som nødvendige fremover? Er der brug for begrænsninger i forhold til, hvem der rejser, og hvor ofte?
  • Hvordan skal jeres godkendelsesproces for rejser se ud fremover for at sikre balancen mellem de rejsendes trivsel og omkostningsstyring?
  • Skal der fastsættes restriktioner for medarbejdere på rejser for at optimere trivslen?
  • Hvordan får I de mest nøjagtige oplysninger til at fastsætte restriktioner for rejser og bevægelighed i realtid?
  • Hvordan skal ændringer og varsler kommunikeres ud til medarbejderne på en sikker måde før og under rejsen?
  • Hvordan har medarbejderne det med at begynde at rejse igen? Hvordan kan I gøre jeres bedste for at sikre deres overordnede trivsel?

Der er meget at tænke over, men jeres erhvervsrejseafdeling er sikkert langt inde i overvejelserne allerede. Følg disse fem trin i samarbejdet med dem for at udvikle en solid rejseløsning til genoptagelsen af rejser, som finder den rette balancegang mellem risiko- og omkostningsstyring, trivsel og investeringsafkast – og har den ekstra fordel, at den forbedrer medarbejdernes tillid og trivsel.

  1. Udarbejd de overordnede rammer for tilladte rejser

Sørg for at angive forskellige niveauer af nødvendige rejser, så det står klart for medarbejderne, hvilke ansatte der kan rejse og af hvilke erhvervsmæssige grunde.

En nærliggende måde, hvorpå I kan definere, hvilke rejser der er nødvendige, er at finde frem til de opgaver, der kun kan udføres via fysisk tilstedeværelse, for eksempel vedligeholdelse af udstyr eller byggearbejde. Disse typer rejser skal medregnes i jeres omkostninger ved at drive forretning.

Der er brug for en klar fornemmelse af det faktiske investeringsafkast af erhvervsrejser for at vide, hvor de nye grænser for, hvad der reelt er nødvendigt, skal sættes. Samarbejd med afdelingerne for økonomi og administration af rejser om, hvem der skal fastlægge dette. I skal sikre, at cirklen ikke bliver tegnet alt for lille, fordi det så kan skade jeres bundlinje og den samlede virksomhedsvækst.

Få mere at vide om at tilpasse jeres erhvervsrejseløsning efter COVID-19 her.

Læs om branchekonsulenterne Festive Roads best practice for virksomhedens egne rammer.

  1. Informer om jeres plan for risikostyring

Gør eventuelle bekymringer hos rejsende mindre ved at formidle hovedpunkterne i jeres plan for risikostyring såsom bestemte rejsebetingelser og myndighedskrav i forbindelse med rejser. Husk at forklare, at jeres rejseløsning gør det muligt for rejsende at få fat på jer og jeres erhvervsrejsebureau, mens de er på farten.

Sørg for oplæring og aktiviteter i forbindelse med relanceringen af rejseløsningen, så jeres rejsende bliver opmærksomme på nyligt fastsatte rejsekrav og retningslinjer for sikkerhed. Fremstil personalehåndbøger til nye ansatte, så de er klar over, hvordan I proaktivt begrænser risici på rejser.

Der er en række foranstaltninger, I bør træffe for at gøre jeres rejsende bedre klædt på og vurdere, hvorvidt de er klar til at rejse. Tal med de rejsende for at forstå, hvordan de har det med erhvervsrejser, og vurder, om der er eventuelle spørgsmål til de aktuelle rejseomstændigheder. Afhold virtuelle fokusgrupper med små grupper af rejsende inddelt efter geografisk område for at få direkte feedback på, hvordan de rejsende tilpasser sig de nye betingelser, der gælder specifikt for dem. Det er vigtigt, at I engagerer jeres medarbejdere og lytter til dem. Ikke kun for at skabe tillid og tryghed under genoptagelsen af rejser, men også for at gøre det bedre i fremtiden.

Det er best practice at oprette interne kanaler, så medarbejderne kan kommunikere med kollegaer om rejser. Via disse kanaler kan de dele tips og tricks, bekymringer og oplevelser. Det giver også HR-ansvarlige mulighed for at følge op på ofte stillede spørgsmål.

Vi har lavet en sikkerhedstjekliste til brug før afrejse, som kan hjælpe rejsende med at forberede sig til den næste erhvervsrejse. Som virksomhed kan I arbejde på at skabe et sundhedsprogram for rejsende, der kan inkludere adgang til lægehjælp, afslapningsressourcer eller give midlertidig adgang til en højere rejseklasse.

  1. Udnyt jeres erhvervsrejsebureau fuldt ud

I uvante tider er det endnu vigtigere at reservere rejser gennem et moderne, erfarent erhvervsrejsebureau, der har foretaget et tidssvarende fokusskift mod risikostyring.

Rejseansvarlige skal nu have mere direkte kontrolmuligheder over politikken for risikostyring og et detaljeret overblik over, hvad leverandører tilbyder. Erhvervsrejsebureauets rolle som facilitator af disse muligheder er endnu vigtigere nu om dage. Sørg for at udfordre den rejseansvarlige i forhold til, hvordan den nuværende leverandør leverer på dette område. Her er nogle af de spørgsmål, jeres rejseansvarlige bør stille jeres erhvervsrejsebureau:

1. Tilbyder erhvervsrejsebureauet de fleksible kontrolmuligheder, der er behov for, hvis rejseløsningen hurtigt skal tilpasses i forhold til de omskiftelige rejsebetingelser? Et erhvervsrejsebureau, der hurtigt kan forny sig, vil være bedst stillet til at støtte jer på dette område. Fleksibel funktionalitet omkring godkendelse er for eksempel afgørende, hvis I vil uddelegere godkendelse til ledende medarbejdere i virksomheden.

2. Tilbyder de forbrugervenlige, selvbetjente reservationsmuligheder til jeres rejsende? En høj overholdelse af rejsepolitikken er på nuværende tidspunkt af kritisk betydning, fordi I også administrerer overholdelsen af sikkerheden. Brugervenlig funktionalitet på tværs af enheder er afgørende for at opnå dette. Selvbetjent konfiguration af rejsepolitikken giver for eksempel administratorer mulighed for øjeblikkeligt at oprette rejsepolitikker (f.eks. prislofter og krav om forhåndskøb) centralt for at angive foretrukne leverandører og priser samt oprette undtagelser for bestemte rejsegrupper.

3. Jeres leverandørsamarbejder vil være afgørende, når virksomheder konkurrerer på sikkerheden. Har jeres erhvervsrejsebureau købekraften til at forhandle og skaffe rejseprodukter med de højeste hygiejnestandarder? Kig efter samarbejdspartnere, der arbejder tæt sammen med globale informationskilder som IATA Travel Centre, der er en pålidelig kilde til de seneste internationale rejsebestemmelser, eller udbydere af risikostyring som WorldAware.

  1. Gennemgå alle rejsemuligheder for at fremme rejsendes trivsel

Når jeres rejsende er klar til at rejse igen, kan det hele føles og se helt anderledes ud. Det er stadig muligt at rejse trygt og sikkert og samtidigt opnå virksomhedens mål. Kig efter alternative rejsemuligheder.

Mens rejserestriktioner bølger frem og tilbage, skal leverandører af erhvervsrejser fortsat være fleksible. Rejsebranchen skal tilpasse sig en ny hverdag, lige fra fysisk afstand til et større fokus på hygiejne.

Efterhånden som regionale erhvervsrejser så småt kommer i gang igen, er jeres rejsende måske mere trygge ved at leje en bil eller tage et tog frem for at reservere en kort flyrejse. Sørg for at støtte jeres rejseansvarlige ved at angive et minimum for hygiejne samt sundheds- og sikkerhedsstandarder, nu hvor nye rejseformer og hygiejnekrav vinder indpas. Så kan de derudfra finde de mest passende rutevalg.

Tilføj godkendelsestrin, der giver rejseansvarlige og rejsebestillere mulighed for at tage de sikreste valg i forhold til rute og hotel.

Derudover implementerer en række hotelkæder skærpede hygiejneprocedurer for at beskytte de rejsende. Marriotts Cleanliness Council, Radisson Hotels' nye sundheds- og sikkerhedsprocedurer og IHG's udbyggede Way of Clean-program er blot nogle af eksemplerne. Det handler igen om at samarbejde med jeres erhvervsrejsebureau for at fastsætte de minimumsstandarder, I mener, at jeres medarbejdere forventer.

Mange erhvervsrejsebureauer giver jer mulighed for at fremhæve jeres foretrukne hoteller og leverandører. Hvis I vælger en bestemt leverandør baseret på eksempelvis deres hygiejneprocedurer, er det muligt at anvende denne præference i værktøjet, og disse muligheder vises øverst i søgeresultaterne til rejsende.

Læs mere om, hvordan hoteller fornyr sig i forhold til nye hygiejnekrav.

  1. Opdater jeres rejsepolitik med fleksibilitet

Det er et godt tidspunkt at gennemgå jeres rejsepolitik på for at sikre, at den opfylder de rejsendes aktuelle behov. HR-ansvarliges rolle er at støtte de ansatte, herunder rejseansvarlige, når de implementerer eventuelle ændringer i rejsepolitikken. Hjælp dem med at være opmærksomme på medarbejdernes forventninger og fleksibilitet i forhold til forskelle inden for rejser, såsom forlængede ruter og fysisk afstand til kollegaer og andre i det offentlige rum. I takt med at der sker ændringer, kan I støtte jeres rejseløsnings bredere interessenter ved at hente feedback omkring sundhed og trivsel. Jeres ekspertise som HR-medarbejdere i at vejlede ledende beslutningstagere i forhold til betydningen af de rejsendes trivsel er også central, når rejsepolitikken bliver presset på grund af ønsker om besparelser. I kan hjælpe med at finde balancen mellem medarbejdernes trivsel og begrænsninger i rejsepolitikken for at bane vejen for en problemfri tilpasning.

Jeres erhvervsrejsende er vigtige for jer. Ved at følge disse trin vil jeres rejsende forstå, at I støtter dem, mens de er på farten. Opbygningen af de rejsendes tillid vil være det naturlige næste skridt på vejen tilbage til en normal hverdag. Det kan gøres ved at anvende branchens best practice og støtte jer til et moderne erhvervsrejsebureau som Egencia, der har den rette teknologi til at leve op til jeres HR-behov og sørge for at holde jeres rejsende sikre og trygge.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.