Hvad laver en erhvervsrejseansvarlig?

Posted: 08 March 2021

Et nærmere kig på jobbeskrivelsen for en rejseansvarlig

Rejseansvarlige spiller en afgørende rolle i at sikre en vellykket erhvervsrejseløsning. De bruger ikke bare et reservationsværktøj til at reservere flyrejser, foretage hotelreservationer eller reservere billeje – deres jobbeskrivelse er meget bredere. Deres indflydelse rækker også langt ud over erhvervsrejseplanlægning og når helt op til virksomhedens ledelse. Derfor har de en afgørende rolle i virksomheden i forhold til, hvordan administration af erhvervsrejser struktureres.

Rejseansvarlige har ansvaret for og administrerer erhvervsrejsepolitikker og får normalt til opgave at administrere rejseudgifter, stå i spidsen for kontrakter med leverandører og samarbejdspartnere, holde øje med de erhvervsrejsendes behov og opnå besparelser. Arbejdet kan også involvere indkøb eller samarbejde med eksterne partnere for at få godtgørelse for afbestilte rejser. Det kræver flere års erfaring at mestre alle disse opgaver. Ved at samarbejde med et erhvervsrejsebureau kan rejseansvarlige sikre, at rejseløsningen og rejsepolitikkerne opfylder behovene hos virksomheden såvel som de rejsende.

Download værktøjerne til at tilpasse jeres rejseløsning

Det er ikke nemt at definere og implementere en effektiv erhvervsrejseløsning. Forretningskrav kan hurtigt ændre sig, og rejseløsningen skal kunne tilpasses lige så hurtigt. Erhvervsrejsebranchen kan ændre sig uventet, og den rejseansvarlige skal proaktivt oprette rejsepolitikker for at fremskynde virksomhedens respons og arbejde for at garantere de rejsendes sikkerhed. En effektiv erhvervsrejseløsning er bygget på et fundament af:

  • Tydeligt definerede rejsepolitikker og procedurer
  • Brugervenlige værktøjer og teknologi til administration af rejser
  • Værktøjer til de rejsendes sikkerhed og risikostyring
  • Løsninger til rejseoptimering

Den rejseansvarlige samarbejder med forskellige interessenter om at danne dette fundament.

Definition af rejsepolitikker og procedurer

Tydeligt definerede rejsepolitikker og procedurer hjælper med at begrænse omkostninger og sikre de rejsendes trivsel. Det er afgørende, at definitionen og brugen af rejsepolitikker er konsekvent. Da erhvervsrejser tilrettelægges på baggrund af forretningsmål, spiller rejsepolitikker og andre kontrolmekanismer ind, hvilket ikke er tilfældet, når vi reserverer rejser privat.

Virksomheder kan f.eks. have foretrukne leverandører for hoteller og billeje. Begrænsninger for rejser, overnatning og dagspriser kan defineres for specifikke regioner og lande og tage hensyn til kulturelle forskelle i forskellige dele af verden. Politikker for sikkerhedsforpligtelse har også stor betydning, når det kommer til at fastlægge en rejsepolitik.

Alt dette giver virksomheder mulighed for at administrere omkostningerne, måle investeringsafkastet og varetage de rejsendes sikkerhed. NASDAQ opdagede f.eks. fordelene ved at gennemtænke deres rejsepolitik, hvilket førte til en ændring af deres politikker og processer, som både har gavnet de erhvervsrejsendes oplevelse og bundlinjen.

Det er den rejseansvarliges rolle at administrere alle disse bevægelige dele. Det er også årsagen til, at mange virksomheder samarbejder med et erhvervsrejsebureau som Egencia. At vælge det rette erhvervsrejsebureau er af afgørende betydning for at opnå en vellykket rejseløsning. I bør have en samarbejdspartner med reservationsværktøjer og teknologi, som vil gøre det nemmere for jer at administrere det hele, lige fra arrangering af rejser til at definere detaljerne i jeres rejsepolitikker. Erhvervsrejsebureauet bør være førende inden for rejsebranchen og kunne hjælpe jer med at forhandle de bedste priser og rabatter for alle jeres erhvervsrejser. Egencia har en unik fordel, i og med at vi kan trække på de omfattende ressourcer hos Expedia Group for at sikre de bedste rejsemuligheder til vores kunder.

Brug af teknologi til at skabe en bedre rejseoplevelse

Hele reservationsoplevelsen er blevet ændret af teknologi. Jeres medarbejdere er også forbrugere, og de forventer samme enkle og brugervenlige oplevelse, når det kommer til erhvervsrejser. Rejseløsningen skal fungere bedst muligt for medarbejderne.

For nogle er det på computeren. Andre vil gerne reservere en erhvervsrejse med et par klik på deres telefon. Og så er der dem, der foretrækker at ringe til nogen, som kan ordne tingene for dem. De reservationsværktøjer, I tilbyder jeres medarbejdere, skal leve op til deres forventninger og krav, hvilket investeringsselskabet West Park Management Services opdagede, da de skiftede til Egencia og gik fra en online andel på 11% til mere end 80% den første måned.

I skal opfylde disse forventninger, samtidig med at I tilfredsstiller virksomhedens behov for overholdelse af rejseløsningen. Sagt med andre ord skal rejseansvarlige i dag finde en balance mellem at opfylde erhvervsrejsendes behov og virksomhedens behov.

Heldigvis findes der teknologi til dette formål. Udover de meget synlige apps og hjemmesider kan teknologi som kunstig intelligens gøre det nemmere for rejsende at træffe det bedste valg, som både opfylder deres præferencer og overholder rejsepolitikken. Det er ikke sikkert, Egencias kunder ved det, men de bruger kunstig intelligens hver dag. Noget af den nyeste rejseteknologi arbejder i baggrunden for at forbedre brugeroplevelsen og overholdelsen af rejsepolitikken.

De rejsendes sikkerhed og risikostyring

Rejseansvarlige har ansvaret for de erhvervsrejsendes sundhed og trivsel. Dette hører under definitionen af sikkerhedsforpligtelse som et juridisk princip. Virksomheder har en juridisk forpligtelse i forhold til at implementere sikkerhedsforanstaltninger på tværs af alle forretningsfunktioner, herunder rejser.

Når medarbejderne rejser, har virksomheden stadig ansvaret for dem. Hvor er jeres medarbejdere? Hvordan er deres situation? Har de brug for hjælp?

Rejseansvarlige skal sikre sig, at de arbejder med erhvervsrejseværktøjer, der giver mulighed for at forudse problemer, og som kan kontakte og finde rejsende i nødstilfælde. Faktisk integrerer otte ud af 10 virksomheder sikkerhedskontroller i deres rejsepolitik, og mange virksomheder har prioriteret sikkerhedsforpligtelse som en vigtig komponent i strategien for deres rejseløsning.

Krisehåndtering er afgørende for den rejseansvarlige. At tage hånd om de rejsende, mens de er på farten, er en af de vigtigste opgaver. I nødstilfælde har I brug for at vide, hvor jeres rejsende befinder sig, så I kan hjælpe med at bringe dem i sikkerhed. Når alle reserverer via Egencias platform, kan I få adgang til deres placering via sporing af rejsende.

Som et eksempel kan vi kigge på Informa PLC, en international koncern inden for udstillinger, events, business intelligence og forlagsvirksomhed i Storbritannien. Da nyheden om et angreb på Tower Bridge kom frem, kunne deres rejseansvarlige bruge sporing af rejsende til hurtigt at identificere, hvor alle rejsende i regionen befandt sig, og bekræfte, at de alle var i sikkerhed. Dette er endnu et eksempel på den type rejsetjenester, en erhvervsrejseansvarlig skal have overblik over.

Optimering af jeres rejseløsning

Rejseansvarlige bidrager med værdi til virksomheden gennem optimering af rejseløsningen via besparelser, rapportering, sikkerhedsforpligtelse, forandringsledelse og rejseafregning. De forventes at være fortalere for de fordele, som erhvervsrejser skaber. Det kræver, at den rejseansvarlige forstår virksomheden godt nok til at fremhæve værdien af rejser i forhold til konkurrencedygtighed, indtjening og fastholdelse af medarbejdere.

Egencia tilbyder en effektiv online platform, der giver rejseansvarlige de nødvendige værktøjer til at udføre analyser med henblik på at finde besparelser og dokumentere investeringsafkastet. Egencia Analytics Studio gør rejseansvarlige i stand til at analysere deres rejseløsninger for at opnå besparelser. Hos NTT Singapore bruges vores dataværktøjer til at få overblik over rejseudgifter, analysere rejser baseret på enkelte medarbejdere eller grupper og give ledelsen visuelle rapporter om rejseløsningen. Virksomheden får adgang til data, samtidig med at det skaber en brugervenlig reservationsoplevelse, som opfylder medarbejderes rejsebehov.

Erhvervsrejseansvarlige fører an

Rejser har direkte indvirkning på virksomhedskulturen og bundlinjen. Den rejseansvarlige tilpasser rejseløsningen i overensstemmelse med dette.

Fra rejsepolitikker og procedurer til at vælge det rette erhvervsrejsebureau – rejseansvarlige spiller en afgørende rolle for virksomhedens succes.

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.