Corporate travel manager using travel program
Corporate travel manager using travel program

Sådan blev West Park Management Services digitaliseret med Egencias erhvervsrejseværktøjer

Virksomhed:
West Park Management Services
Branche:
Finance
Antal medarbejdere:
300

West Park Management Services (WPMS) understøtter investeringsselskabet Triton med hovedsæde i Europa samt deres porteføljeselskaber. WPMS tilbyder blandt andet driftsmæssig, strategisk og forretningsmæssig rådgivning. Sammen arbejder Triton og WPMS på at opbygge stærkere virksomheder primært på tværs af Nordeuropa. 

Genopbygning af en erhvervsrejseløsning, der passer til virksomhedens kultur og mål

Triton og WPMS har til sammen 300 ansatte, som tager på erhvervsrejser i en eller anden udstrækning, og omkring 100 af disse medarbejdere er hyppigt på farten. 

"Rejser udgør kernen i vores forretning – for at vi kan opbygge relationer og finde nye muligheder. Investering kræver en stor portion tillid på begge sider, og det at rejse og møde mennesker ansigt til ansigt er afgørende i den forbindelse," fortæller Ieva Kisieliute, der er Global Travel Manager hos WPMS. 

WPMS opsøgte Egencia for at forbedre deres erhvervsrejseværktøjer og skabe en mere gnidningsløs reservationsproces med pålidelig teknologi. "Tidligere blev reservationer altid foretaget over telefonen, fordi opdateringer ikke kunne foretages online," forklarer Ieva Kisieliute. "Hvis der var behov for ændringer i sidste øjeblik, hvilket der ofte er, var det stressende at vente på at komme igennem til en rejsekonsulent." 

"Vi havde et online reservationssystem, men det var ikke pålideligt," forklarer hun. "Vores team kunne finde bedre tilbud på egen hånd. Oplysningerne var heller ikke altid opdaterede, så rejsende skulle dobbelttjekke deres rejseoplysninger flere gange undervejs.

På grund af virksomhedens struktur og den store mængde rejser var disse problemer noget, der påvirkede hele teamet.  "Vores virksomhed er meget dynamisk, og tingene går hurtigt – vi havde brug for nogen, der kunne følge med vores tempo," siger hun. "Vi valgte Egencia, fordi de kunne opfylde vores behov for hurtighed, digitalisering og fleksibilitet." 

Implementering af de rette erhvervsrejseværktøjer for at øge den online andel

Teamet havde brug for værktøjer, der fungerede på tværs af alle enheder, uanset om de sad ved skrivebordet, var på farten eller befandt sig i et andet land.

"Da vi indledte vores samarbejde med Egencia, var vores slogan "Travel goes digital", og vi opsatte plakater med dette slogan på alle vores 14 kontorer, fra Stockholm og London til Shanghai," fortæller Ieva Kisieliute. "Digitale erhvervsrejseværktøjer var et stort behov fra vores side – vi havde talt om det så længe, men vi havde ikke værktøjerne." 

Med udgangspunkt i et upålideligt online reservationssystem, som blot havde en online andel på 11%, var det svært at forudse, hvordan teamet ville tage imod Egencias teknologi. 

Men "medarbejderne havde stor interesse for online reservation" ifølge Ieva Kisieliute, og inden for den første måned overgik WPMS deres mål med en online andel på 80%.

"For de rejsende fungerer teknologien intuitivt, og du kan stole på oplysningerne. Tidligere var vi afhængige af at ringe til en rejsekonsulent, men nu kan vi nemt reservere og administrere rejser uden at løfte røret."

Muligheden for at skræddersy rejseløsningen var en af de løsninger fra Egencia, som gavnede teamet mest.

"Mulighederne for tilpasning gør det endnu nemmere for alle at spare penge og overholde rejsepolitikken. Vi har aftaler med bestemte hoteller, og vores søgning på Egencia er programmeret til at prioritere disse hoteller. Når jeg spurgte implementeringsteamet, om vi kunne gøre noget bestemt, var kommunikationen altid meget positiv," siger Ieva Kisieliute.

Med Egencias rejseteknologi kan rejseansvarlige også styre rejsepolitikken centralt og ændre den når som helst. "Vi har en sammensat tilgang til rejsepolitikken. Rejsende kan tage beslutninger og foretage ændringer når som helst, og når der er ændringer, kan jeg foretage opdateringer med det samme, uanset om det er af sikkerhedsmæssige årsager eller andre grunde," tilføjer hun.

Bedre overblik under hidtil usete omstændigheder i rejsebranchen

En af de nyeste justeringer til virksomhedens rejsepolitik kom af en samtale med WPMS's Account Manager, Natasha Ulrich, som bidrager med værdifuld indsigt i forhold til rejser under COVID-19. 

"Vi er allerede begyndt at rejse lidt igen, fordi det udgør kernen i vores virksomhed. Rejseansvarlige har fuld kontrol over, hvor de rejsende skal hen og hvornår, men vi havde brug for overblik for at opfylde vores sikkerhedsforpligtelse. Natasha foreslog blandt andet, at vi føjede et felt med rejseårsagen til reservationsprocessen, hvilket har været en stor hjælp," fortæller Ieva Kisieliute.

Nu hvor næsten hele teamet reserverer rejser online, har det betydet større indsigt i erhvervsrejseløsningen i en tid, hvor et komplet overblik over erhvervsrejserne er afgørende for de rejsendes sikkerhed. "Da spredningen af COVID-19 oprindeligt begyndte, kunne vi bruge sporing af rejsende til at se, hvem der befandt sig i de lande, der blev anset for at være farligere i forhold til smitte," siger Ieva Kisieliute. "Rapporteringsmulighederne har også været ekstremt nyttige, både i forhold til min rolle og til at holde de forskellige ledere opdaterede om, hvor de rejsende befinder sig."

"Nu har vi erhvervsrejseteknologi, som passer til vores dynamik og hurtigkørende virksomhed. Alle virksomheder, der regelmæssigt sender medarbejderne på erhvervsrejser, har brug for hurtighed, fleksibilitet og muligheden for at tilpasse sig – og det har vi nu. Vi kan se, at det fungerer for vores team, både i kraft af den høje online andel og den feedback, vi får fra teamet – der er ikke længere stress i forbindelse med ændringer i sidste øjeblik." Ieva Kisieliute er sikker på, at det kun bliver bedre: "Natasha og jeg arbejder stadig tæt sammen, og vi kigger på, hvordan vi kan udvikle rejseløsningen i takt med virksomheden."

På udkig efter bedre erhvervsrejseløsninger? Kontakt vores team.